Sprawozdanie finansowe KRS - kto musi je złożyć i w jakim terminie?
Sprawozdanie finansowe KRS to jeden z obowiązków podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które prowadzą księgi rachunkowe. Samo sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania nie kończy jednak całej procedury. Dokumenty trzeba jeszcze przekazać do KRS.
Nie każdy podmiot sporządzający sprawozdanie finansowe składa je jednak do KRS. Zależy to przede wszystkim od formy prawnej oraz tego, czy jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS.
Kto składa sprawozdanie finansowe do KRS?
Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego do KRS dotyczy przede wszystkim jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
W praktyce są to m.in.:
spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
spółki akcyjne,
proste spółki akcyjne,
spółki komandytowe,
spółki komandytowo-akcyjne,
niektóre spółki jawne,
spółdzielnie,
inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.
Warto rozróżnić dwie kwestie - obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego i obowiązek przekazania go do KRS. Nie każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe składa swoje sprawozdanie właśnie do KRS.
Dobrym przykładem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i księgi rachunkowe. Nawet jeżeli ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, nie składa go do KRS. Dokument przekazuje do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Podobnie wygląda sytuacja podatników CIT, którzy sporządzają sprawozdanie finansowe, ale nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS.
Sprawozdanie finansowe KRS - do kiedy trzeba je złożyć?
Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, najważniejsze terminy wyglądają następująco:
do 31 marca - sporządzenie sprawozdania finansowego,
do 30 czerwca - zatwierdzenie sprawozdania finansowego,
15 dni od zatwierdzenia - złożenie dokumentów do KRS.
Jeżeli więc sprawozdanie zostanie zatwierdzone 30 czerwca, termin na jego złożenie upływa 15 lipca.
Nie oznacza to jednak, że dla każdej spółki terminem będzie automatycznie 15 lipca. Jeżeli wspólnicy zatwierdzą sprawozdanie wcześniej, 15 dni liczymy od rzeczywistej daty jego zatwierdzenia.
Co w sytuacji, gdy sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie? Nie można po prostu czekać z jego wysłaniem. Niezatwierdzone sprawozdanie również należy przekazać do KRS. Po późniejszym zatwierdzeniu trzeba ponownie złożyć wymagane dokumenty.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Sprawozdanie finansowe do KRS składa się elektronicznie. Dokumentów nie wysyłamy w wersji papierowej do sądu rejestrowego.
W przypadku większości podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców zgłoszenie odbywa się bezpłatnie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Do zgłoszenia dołącza się przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe oraz dokumenty związane z jego zatwierdzeniem.
Najczęściej będą to:
roczne sprawozdanie finansowe,
uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania,
uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty,
sprawozdanie z działalności - jeżeli jednostka ma obowiązek jego sporządzenia,
sprawozdanie z badania - jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta.
Sprawozdanie finansowe KRS - kto musi je złożyć i w jakim terminie? - Zakres dokumentów zależy więc od konkretnej jednostki.
Trzeba też pamiętać, że elektroniczne sprawozdanie finansowe nie oznacza zwykłego skanu dokumentu. Sprawozdanie należy sporządzić w odpowiedniej formie elektronicznej, zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości.
Kto może wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?
Dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych może zgłosić osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia.
W przypadku spółki z o.o. będzie to najczęściej członek zarządu ujawniony w KRS. Przy zarządzie wieloosobowym nie oznacza to, że każdy członek zarządu musi osobno dokonywać zgłoszenia.
Trzeba przy tym odróżnić samo podpisanie sprawozdania finansowego od jego późniejszego wysłania do KRS. Są to dwa różne etapy i dotyczą ich odrębne zasady.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?
Terminowego złożenia sprawozdania finansowego nie warto traktować wyłącznie jako formalności.
Jeżeli dokumenty nie zostaną przekazane, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające i wezwać jednostkę do wykonania obowiązku. Dalsze ignorowanie wezwania może prowadzić do kolejnych konsekwencji.
Dlatego po zatwierdzeniu sprawozdania najlepiej nie czekać do ostatniego dnia. Szczególnie że termin 15 dni liczony jest od daty zatwierdzenia dokumentu.
Sprawozdanie finansowe KRS - kto musi je złożyć i w jakim terminie? - podsumowanie
Jeżeli spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS i ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, co do zasady musi również przekazać odpowiednie dokumenty do KRS.
Najważniejszy jest termin - 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.
Dla spółki, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, wygląda to zazwyczaj tak: sprawozdanie sporządzamy do 31 marca, zatwierdzamy do 30 czerwca, a następnie składamy do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
Wraz ze sprawozdaniem finansowym należy pamiętać o pozostałych dokumentach, przede wszystkim uchwale zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwale dotyczącej podziału zysku lub pokrycia straty.
Sprawozdanie finansowe KRS składa się elektronicznie. W przypadku większości spółek odbywa się to bezpłatnie za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych.
