Czym jest PUE ZUS?

PUE ZUS, czyli Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to internetowy system stworzony przez ZUS, który umożliwia załatwianie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych online. Dzięki PUE ZUS użytkownicy, w tym przedsiębiorcy, pracownicy oraz świadczeniobiorcy, mogą zrealizować wiele formalności bez konieczności wizyty w placówce. Założenie konta PUE ZUS, obowiązkowe od 1 stycznia 2023 roku dla każdego płatnika składek, pozwala na wygodne zarządzanie składkami i komunikację z ZUS.

Rejestracja na PUE ZUS

Konto na PUE ZUS można założyć na kilka sposobów:

1. Za pośrednictwem platformy ePUAP – korzystając z profilu zaufanego ePUAP lub e-dowodu (metoda nie wymaga wizyty w ZUS).

2. Z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego – rejestracja odbywa się w pełni online.

3. Poprzez bankowość internetową – wybrane banki oferują możliwość zakładania konta PUE ZUS przez ich serwisy transakcyjne (np. PKO BP, Millennium, Citi Handlowy).

4. Za pomocą profilu niezaufanego – profil niezaufany umożliwia dostęp jedynie do ograniczonych funkcji PUE ZUS i wymaga wizyty w ZUS w ciągu 7 dni od rejestracji celem potwierdzenia tożsamości i uzyskania pełnego dostępu.

Rodzaje profili na PUE ZUS

Profil na PUE ZUS może być założony przez osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. Dla każdej z tych grup procedura założenia profilu może wyglądać nieco inaczej:

• Osoby fizyczne – mogą zakładać profil indywidualnie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowemu).

• Osoby prawne oraz jednostki niemające osobowości prawnej – działania na platformie mogą prowadzić wyłącznie przez statutowych przedstawicieli lub pełnomocników.

Obowiązek posiadania konta na PUE ZUS

Od stycznia 2023 roku wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do posiadania konta na PUE ZUS, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Wcześniej obowiązek ten dotyczył jedynie przedsiębiorców zatrudniających powyżej pięciu osób. Jeżeli przedsiębiorca nie założył konta na PUE samodzielnie, ZUS utworzył je w terminie do 31 stycznia 2023 roku.

Funkcje PUE ZUS

PUE ZUS oferuje przedsiębiorcom szeroki wachlarz funkcji, które znacząco ułatwiają zarządzanie sprawami związanymi z ubezpieczeniami społecznymi:

• e-ZLA – możliwość przeglądania elektronicznych zwolnień lekarskich pracowników.

• Sprawdzanie salda i płatności składek – wgląd w stan rozliczeń oraz zaległości wobec ZUS.

• Dostęp do e-PŁATNIKA – program umożliwia zarządzanie ubezpieczeniami, składanie dokumentów oraz prowadzenie ewidencji składkowej.

• Generowanie i przesyłanie wniosków oraz deklaracji (np. ZUS DRA) – składanie wniosków, pism i innych dokumentów ubezpieczeniowych online.

• Komunikacja z ZUS – możliwość odbierania korespondencji elektronicznej i prowadzenia korespondencji z ZUS, a także sprawdzania otrzymanych decyzji i informacji od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

• Podgląd danych ubezpieczonych – przedsiębiorcy mogą przeglądać dane osób zgłoszonych do ubezpieczenia (np. pracowników).

Proces zakładania profilu informacyjnego na PUE ZUS

Rejestracja na PUE ZUS, w zależności od wybranej metody, może odbyć się całkowicie zdalnie. Poniżej przedstawiamy szczegóły dotyczące dostępnych sposobów zakładania konta na platformie.

Rejestracja przez ePUAP

Założenie profilu na PUE ZUS możliwe jest za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP lub e-dowodu, co umożliwia pełną weryfikację tożsamości bez wychodzenia z domu. Profil zaufany można założyć online na stronie www.gov.pl, po czym wystarczy użyć go do rejestracji na PUE ZUS.

Rejestracja z użyciem podpisu elektronicznego

Czym jest PUE ZUS? - Osoby dysponujące kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogą założyć konto na PUE ZUS bez wizyty w ZUS. Wystarczy dokonać rejestracji na platformie i potwierdzić tożsamość podpisem elektronicznym.

Rejestracja przez bankowość elektroniczną

ZUS umożliwia założenie profilu informacyjnego na PUE ZUS za pomocą bankowości elektronicznej wybranych banków (np. PKO BP, BOŚ Bank, Citi Handlowy). Rejestracja za pomocą banku zapewnia natychmiastowy dostęp do konta PUE ZUS, bez potrzeby osobistej wizyty w ZUS. Warto jednak sprawdzić, czy bank, z którego usług się korzysta, oferuje taką możliwość.

Rejestracja profilu niezaufanego

Jeżeli przedsiębiorca założy profil niezaufany, otrzyma jedynie ograniczony dostęp do funkcji portalu PUE ZUS. Aby uzyskać pełne uprawnienia, należy udać się do najbliższej placówki ZUS w celu potwierdzenia tożsamości. W razie niepotwierdzenia tożsamości w ciągu 7 dni profil zostanie usunięty, a całą procedurę trzeba będzie rozpocząć od nowa.

Upoważnienia i pełnomocnictwa w PUE ZUS

Przedsiębiorcy, którzy chcą udzielić pełnomocnictwa do prowadzenia spraw w ZUS (np. księgowym lub biurom rachunkowym), mogą to zrobić poprzez złożenie pisemnego pełnomocnictwa w ZUS. Pełnomocnik musi posiadać dostęp do PUE ZUS, aby móc działać w imieniu przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą samodzielnie zarządzać swoim profilem na PUE ZUS, a pracownik ZUS przypisze rolę płatnika do ich konta na podstawie numeru NIP. Księgowa może zatem otrzymać odpowiednie pełnomocnictwo aby uzyskać dostęp do PUE.

Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania konta PUE ZUS?

Od stycznia 2023 roku nie ma wyjątków – wszyscy płatnicy składek mają obowiązek posiadania konta na PUE ZUS. Zmiana ta dotyczy również przedsiębiorców, którzy płacą składki tylko za siebie. Do końca 2022 roku obowiązek ten obejmował jedynie płatników rozliczających składki za więcej niż pięć osób.

Korzyści z posiadania profilu na PUE ZUS

Dzięki profilowi na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą w pełni korzystać z e-usług ZUS, co jest nieocenionym ułatwieniem w zakresie:

• zarządzania składkami i ubezpieczeniami pracowników,

• kontrolowania stanu rozliczeń,

• elektronicznego przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych,

• bezpośredniej komunikacji z ZUS,

• wglądu w historię dokumentów i korespondencji.

Przedsiębiorcy, posiadając profil na PUE ZUS, mogą również monitorować stan zdrowotny swoich pracowników dzięki dostępowi do elektronicznych zwolnień lekarskich e-ZLA, sprawdzać wysokość zaległości składkowych, a także weryfikować informacje dotyczące indywidualnego salda składek.

Usługi dostępne na PUE ZUS dla przedsiębiorców

PUE ZUS oferuje przedsiębiorcom wiele funkcji związanych z obsługą ubezpieczeń społecznych:

• Dostęp do e-ZLA – wgląd w elektroniczne zwolnienia lekarskie.

• Stan salda – kontrola rozliczeń z ZUS oraz salda składkowego.

• e-PŁATNIK – program umożliwiający zarządzanie danymi ubezpieczonych i rozliczeniami składek.

• Generowanie dokumentów ubezpieczeniowych – możliwość przygotowania i przesyłania deklaracji ZUS DRA i innych dokumentów.

• Podgląd zgłoszonych do ubezpieczenia – dostęp do listy osób zgłoszonych przez płatnika, takich jak pracownicy czy członkowie rodziny.

• Zgłaszanie umów o dzieło (RUD) – przedsiębiorcy mogą zgłaszać zawarte umowy o dzieło z poziomu PUE ZUS, z możliwością wprowadzenia korekt lub importu danych wykonawców.

Czym jest PUE ZUS? - podsumowanie

PUE ZUS to platforma umożliwiająca sprawną i wygodną realizację formalności związanych z ZUS. Obowiązkowe konto dla każdego płatnika składek, dostępne na różne sposoby rejestracji, ułatwia zarządzanie składkami, składanie dokumentów, komunikację z ZUS oraz weryfikację stanu rozliczeń. PUE ZUS umożliwia przedsiębiorcom i pracownikom szybki dostęp do potrzebnych danych, usprawniając codzienną administrację oraz wspierając terminowe regulowanie obowiązków wobec ZUS.