KSeF – zasady odbioru faktur

Nowy model obiegu dokumentów

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą na nowo zaplanować nie tylko proces wystawiania dokumentów, ale również ich odbiór i obieg wewnętrzny.Z pozoru może się wydawać, że wszystko „zadziała samo” — skoro faktury trafiają do systemu Ministerstwa Finansów, to zostaną po prostu pobrane przez oprogramowanie księgowe.W praktyce jednak konieczne jest opracowanie jasnych procedur odbioru, weryfikacji i dystrybucji dokumentów, ponieważ obieg faktur w erze KSeF stanie się bardziej złożony niż dotychczas.

Dualizm dokumentacji – faktury ksefowe i pozaksefowe

Pierwszym krokiem w projektowaniu zasad odbioru faktur jest zrozumienie, że w nowym systemie będziemy mieć do czynienia z dwoma równoległymi strumieniami dokumentów.

1. Faktury wystawione w KSeF (ustrukturyzowane) – są one przesyłane w formacie XML, posiadają numer identyfikacyjny KSeF ID i kod weryfikacyjny QR.Do takich faktur mogą być osobno przekazywane wizualizacje (np. PDF) oraz załączniki – te jednak nie znajdują się w samym systemie KSeF, lecz trafiają do odbiorcy innym kanałem (np. e-mail, link w systemie ERP, chmura).

2. Dokumenty pozaksefowe – obejmują wszystkie przypadki, w których KSeF nie ma zastosowania, np.:

   • faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne,

   • faktury od podmiotów czasowo wyłączonych (np. wykluczonych cyfrowo do końca 2026 r.),

   • oraz dokumenty niebędące fakturami – takie jak noty księgowe, rachunki, potwierdzenia, dokumenty rozliczeniowe.

KSeF – zasady odbioru faktur - oznacza to, że osoby zajmujące się obsługą zakupów i księgowości będą musiały pracować w środowisku dwutorowym – część dokumentów odbierać z KSeF, a część poza nim.

Dostęp do faktur w KSeF – kto, kiedy i jak

W ramach procedury odbioru faktur należy precyzyjnie określić:

• kto w firmie posiada dostęp do KSeF w zakresie odbioru dokumentów,

• jakie role i uprawnienia przysługują poszczególnym osobom (np. dostęp tylko do faktur zakupu, czy również do sprzedaży),

• oraz kto odpowiada za weryfikację i przekazywanie dokumentów dalej, np. do działu księgowości lub kontrolingu.

W mniejszych firmach wystarczające będzie jedno konto administracyjne z możliwością pobierania faktur zakupowych.W większych organizacjach (np. spółkach z oddziałami, JST czy grupach kapitałowych) warto wdrożyć model uprawnień hierarchicznych — gdzie dostęp do faktur danej jednostki ma tylko wyznaczony zespół lub osoba.

Wizualizacje i załączniki – gdzie powstaje ryzyko

W KSeF znajdziemy wyłącznie rdzeń faktury – czyli strukturę XML z danymi merytorycznymi.Załączniki, zestawienia, dokumenty pomocnicze czy specyfikacje produktów nie są elementem e-faktury i nie będą przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów.

Dlatego firmy, które w obiegu wewnętrznym korzystają z takich materiałów (np. branża budowlana, transportowa, reklamowa), powinny opracować równoległy system przesyłania i przechowywania załączników.Brak spójności między e-fakturą a towarzyszącą jej dokumentacją może utrudnić kontrolę, weryfikację kosztów lub uzgodnienie danych z kontrahentem.

Faktury spoza KSeF – wciąż w obiegu

Nie wszystkie faktury będą dostępne w KSeF.Nadal będziemy otrzymywać dokumenty:

• od kontrahentów zagranicznych,

• od podmiotów zwolnionych lub wykluczonych cyfrowo,

• a także dokumenty, które nie mają charakteru faktury (np. noty, rachunki, dokumenty wewnętrzne).

Dlatego w procedurze odbioru warto zachować dotychczasowy proces rejestrowania takich dokumentów, z wyraźnym oznaczeniem ich źródła – „poza KSeF”.W dużych organizacjach może być zasadnym prowadzenie dwóch ścieżek ewidencyjnych – dla dokumentów ksefowych i dla pozostałych.

Jak reagować na błędne lub podejrzane faktury

Jednym z podstawowych elementów należytej staranności w KSeF jest reakcja na błędne faktury lub wizualizacje.Jeżeli dokument:

• nie zawiera kodu QR,

• nie można go zweryfikować w systemie,

• lub jego treść budzi wątpliwości (np. różni się od wersji w KSeF),

należy wdrożyć odpowiednią ścieżkę postępowania.

W procedurze odbioru powinno się określić:

• kto jest odpowiedzialny za pierwszą weryfikację faktury,

• komu należy zgłosić niezgodność (np. kierownik działu finansowego, osoba ds. zakupów),

• jak dokumentować takie przypadki (np. w rejestrze faktur spornych),

• oraz w jaki sposób komunikować się z kontrahentem w celu wyjaśnienia błędu.

Warto również ustalić, że faktury bez kodów weryfikacyjnych nie są kierowane do rozliczenia do momentu potwierdzenia ich autentyczności.

Świadomość i szkolenia pracowników

Skuteczność każdej procedury zależy od świadomości osób, które ją stosują.Dlatego niezwykle ważne jest, aby osoby w firmie mające styczność z dokumentami zakupowymi – niezależnie, czy pracują w księgowości, sekretariacie czy dziale administracyjnym – zostały przeszkolone z podstaw KSeF.

Powinny wiedzieć m.in.:

• czym różni się faktura z KSeF od faktury spoza systemu,

• jak rozpoznać kod QR lub link weryfikacyjny,

• jak reagować na podejrzane dokumenty,

• oraz jakie konsekwencje ma przyjęcie błędnej faktury do rozliczenia.

KSeF – zasady odbioru faktur - podsumowanie

Procedury odbioru faktur w KSeF powinny być równie precyzyjne, jak procedury ich wystawiania.Każde przedsiębiorstwo powinno określić:

• kto ma dostęp do KSeF i w jakim zakresie,

• jak rozdzielać dokumenty ksefowe i pozaksefowe,

• jak weryfikować poprawność i autentyczność faktur,

• oraz jak postępować w razie błędów lub wątpliwości.

Nowy model obiegu dokumentów wymaga nie tylko narzędzi technicznych, ale także spójnego systemu odpowiedzialności i kontroli wewnętrznej.To właśnie od jakości tych procedur będzie zależało bezpieczeństwo rozliczeń i efektywność wdrożenia KSeF w praktyce.