KSeF – wystawianie faktur

Kiedy technologia to za mało

Wdrażając Krajowy System e-Faktur (KSeF), wiele firm skupia się przede wszystkim na aspekcie technicznym – wyborze oprogramowania, konfiguracji integracji i poprawnym „wczytywaniu” plików XML do systemu Ministerstwa Finansów.To jednak tylko część układanki.

Praktyka pokazuje, że nawet najlepiej przygotowane rozwiązanie IT nie zastąpi przemyślanej procedury wystawiania faktur, dopasowanej do realnego sposobu działania przedsiębiorstwa.W szczególności dotyczy to firm o rozbudowanej strukturze – sieci handlowych, hoteli, operatorów logistycznych czy stacji paliw – gdzie faktury są generowane w różnych punktach sprzedaży i często przez wielu pracowników jednocześnie.

Ustalenie statusu nabywcy – punkt wyjścia każdej faktury

Pierwszym krokiem przy wdrożeniu procedury wystawiania faktur w KSeF powinno być ustalenie statusu nabywcy.System e-Faktur odróżnia bowiem różne kategorie odbiorców – przedsiębiorców z NIP, konsumentów (B2C) oraz podmioty zagraniczne – a od tej klasyfikacji zależy nie tylko sposób wystawienia faktury, ale również jej doręczenie i możliwość odbioru.

W praktyce oznacza to konieczność:

• wprowadzenia w systemie pola z oznaczeniem rodzaju nabywcy,

• zobowiązania pracowników do uzyskania jednoznacznej deklaracji klienta (czy działa jako przedsiębiorca),

• oraz określenia, jak postępować w razie zmiany tej deklaracji.

To szczególnie istotne w branżach usługowych, np. hotelarskiej, restauracyjnej czy transportowej, gdzie faktury są często wystawiane po wykonaniu usługi, a status nabywcy może ulec zmianie w ostatniej chwili.

Korekty i zmiana danych – jak unikać chaosu

KSeF znacząco ogranicza możliwość prostego „poprawiania” danych na fakturach.Jeśli nabywca błędnie poda NIP, nazwę firmy lub dopiero po wystawieniu dokumentu zażąda faktury na inny podmiot – konieczne będzie wystawienie korekty.

Dlatego procedura powinna przewidywać sytuacje, w których:

• nabywca chce zmienić dane po wystawieniu faktury,

• występuje pomyłka w numerze NIP,

• lub klient pierwotnie działał jako konsument, a później żąda faktury na firmę.

W takich przypadkach dobrym rozwiązaniem jest stosowanie tzw. obrazu faktury wstępnej – dokumentu niebędącego jeszcze fakturą w rozumieniu ustawy, lecz zawierającego dane do potwierdzenia przez klienta.Po akceptacji danych wystawia się właściwą e-fakturę w KSeF, co minimalizuje ryzyko błędów i niepotrzebnych korekt.

Przykład praktyczny:

Klient hotelu dokonuje rezerwacji na nazwisko prywatne. Przy wymeldowaniu prosi o fakturę na firmę. Jeśli dane te nie zostaną zweryfikowane przed wystawieniem faktury w KSeF, konieczna będzie korekta, a proces księgowy się wydłuży.

Zbiorcze wysyłki czy fakturowanie w czasie rzeczywistym

KSeF – wystawianie faktur - kolejnym istotnym aspektem jest moment przesyłania faktur do KSeF.Niektóre firmy planują zbiorczą wysyłkę dokumentów na koniec dnia – co rzeczywiście może ułatwić kontrolę i zredukować błędy integracyjne – jednak trzeba pamiętać, że dopóki faktura nie trafi do KSeF, nie jest uznana za wystawioną.

Jeśli więc firma przekazuje klientom wizualizacje faktur jeszcze przed uzyskaniem numeru KSeF ID, może narazić się na problemy z prawidłowością wystawienia dokumentu.Dlatego:

• dla branż B2B (np. logistyka, TSL, usługi profesjonalne) korzystniejsze może być fakturowanie „online”, po uzyskaniu potwierdzenia z KSeF,

• natomiast w branżach B2C (np. handel detaliczny, gastronomia) bardziej praktyczne będzie stosowanie trybu offline24, umożliwiającego natychmiastowe przekazanie faktury klientowi z obowiązkiem jej przesłania do KSeF do końca następnego dnia roboczego.

Ostateczny wybór trybu działania należy uzgodnić z integratorem IT – nie każdy system

umożliwia łatwe przełączanie między fakturowaniem online a offline24.

Procedura awaryjna i elastyczność działania

Wystawianie faktur online wymaga sprawnej infrastruktury IT oraz stabilnego łącza z serwerami KSeF.Dlatego w każdej firmie procedura wystawiania faktur powinna być połączona z procedurą awaryjną – określającą, jak postępować w razie braku połączenia, błędów konwersji plików czy awarii po stronie Ministerstwa.

Warto zaplanować, w jakich sytuacjach można przejść na fakturowanie offline, kto o tym decyduje oraz jak dokumentować takie przypadki.Z punktu widzenia organów podatkowych ważne będzie bowiem wykazanie, że firma nie nadużywała trybu offline, a jego stosowanie było uzasadnione.

Kody QR, linki i wizualizacje faktur

Nie każda firma zdecyduje się na udostępnianie wizualizacji faktur klientom, ale w wielu przypadkach będzie to praktyczne i wizerunkowo korzystne rozwiązanie.Przedsiębiorstwa z rozbudowanym obiegiem dokumentów, załącznikami lub brandingiem firmowym często nie chcą rezygnować z tradycyjnych formatów PDF.

Warto jednak pamiętać, że każda wizualizacja faktury musi zawierać poprawne kody weryfikacyjne:

• kod QR – odsyłający do e-faktury w KSeF,

• link bezpośredni (adres URI) – pozwalający na sprawdzenie faktury w systemie Ministerstwa.

Brak tych elementów może podważać wiarygodność dokumentu.Z kolei nadmiar danych (np. szerszy opis towarów niż w KSeF) może wzbudzać wątpliwości organów co do zgodności wizualizacji z e-fakturą.

Aplikacja Mobilna KSeF i kody wizytówek

Nowością, która może zrewolucjonizować sposób przekazywania danych nabywcy, jest Aplikacja Mobilna KSeF.Pozwala ona przedsiębiorcy wygenerować tzw. wizytówkę KSeF – indywidualny kod QR zawierający dane identyfikacyjne podmiotu.

Dzięki temu klient, np. w hotelu, restauracji czy na stacji paliw, może przekazać dane do faktury jednym skanem kodu.Procedura wystawiania faktur powinna więc przewidywać:

• sposób skanowania i odczytu kodu przez sprzedawcę,

• weryfikację poprawności danych,

• oraz zasady przechowywania danych wizytówek w systemie sprzedażowym.

KSeF – wystawianie faktur - podsumowanie

Procedury wystawiania faktur w KSeF powinny obejmować nie tylko aspekty techniczne, ale również:

• weryfikację statusu nabywcy,

• zasady korekt i zmian danych,

• tryb fakturowania (online vs. offline24),

• działania awaryjne,

• oraz sposób przekazywania wizualizacji faktur klientom.

Im większa i bardziej zróżnicowana organizacja, tym większe znaczenie ma szczegółowe opisanie tych zasad i powiązanie ich z rzeczywistym przebiegiem procesów sprzedażowych.Wdrażając KSeF, nie wystarczy mieć sprawny system – trzeba mieć również dobrze działającą procedurę biznesową.