KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Postępowanie na wypadek awarii

Dlaczego procedura awaryjna w KSeF jest konieczna

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur, ale również nowy obszar ryzyka operacyjnego.Awaria systemu – niezależnie od tego, czy leży po stronie Ministerstwa Finansów, dostawcy oprogramowania, czy samego przedsiębiorcy – może skutecznie sparaliżować proces fakturowania.

Dlatego jednym z kluczowych elementów wdrożenia KSeF powinno być opracowanie i wdrożenie procedury postępowania na wypadek awarii, określającej zasady działania w sytuacji niedostępności systemu, błędów integracji lub przerw w komunikacji z KSeF.

Rodzaje awarii i niedostępności systemu

Ustawa o VAT (art. 106nb–106nd, w brzmieniu planowanym dla KSeF 2.0) przewiduje różne sytuacje, w których faktura może zostać wystawiona poza systemem, a następnie wprowadzona do KSeF po jego przywróceniu.W praktyce jednak powody braku dostępu mogą mieć bardzo różny charakter.

1️⃣ Awaria po stronie Ministerstwa Finansów

To sytuacje, gdy system KSeF jest czasowo lub całkowicie niedostępny z przyczyn technicznych niezależnych od podatników.W takim przypadku Ministerstwo publikuje komunikat o niedostępności KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl

2️⃣ Planowana niedostępność systemu

Ministerstwo może zapowiadać krótkotrwałe przerwy techniczne związane z aktualizacjami systemu. Wówczas podatnicy również mają prawo do wystawiania faktur poza KSeF i późniejszego ich przesłania, z zachowaniem zasady 1 dnia roboczego.

3️⃣ Awaria po stronie przedsiębiorcy

To najczęstszy i najbardziej problematyczny przypadek – gdy przyczyna leży po stronie użytkownika systemu, np.:

• awaria integratora lub błędna konwersja plików XML,

• niedostępność serwerów lub chmury,

• przerwa w dostępie do Internetu (np. awaria łącza, prace budowlane, uszkodzenie światłowodu),

• błędne działanie użytkownika (np. usunięcie tokenu autoryzacyjnego, brak certyfikatu).

W takich przypadkach obowiązek przesłania faktury do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego również obowiązuje, jednak przedsiębiorca powinien być w stanie udokumentować przyczynę opóźnienia.

4️⃣ Awarie dostawców systemów IT i integratorów

Jeżeli system księgowy, ERP lub middleware obsługujący integrację z KSeF ulega awarii, odpowiedzialność techniczna może spoczywać na zewnętrznym dostawcy.Warto więc, aby procedura awaryjna uwzględniała:

• obowiązek niezwłocznego zgłoszenia awarii dostawcy,

• pobranie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (np. numeru ticketu serwisowego),

• oraz zachowanie logów systemowych dokumentujących brak połączenia z KSeF.

  
  

5️⃣ Awaria po stronie podmiotów trzecich

Niektóre zdarzenia mogą być niezależne zarówno od Ministerstwa, jak i od przedsiębiorcy – np. awaria sieci, przerwy w zasilaniu, brak łączności GSM czy dostępności chmury obliczeniowej.W takich przypadkach kluczowe będzie udokumentowanie wystąpienia przeszkody – np. komunikatem operatora lub wydrukiem potwierdzającym czasową niedostępność usług.

6️⃣ Sytuacje losowe i siła wyższa

Nie można też pominąć zdarzeń nadzwyczajnych, takich jak zalanie, pożar, powódź czy awaria infrastruktury zasilającej.W tych przypadkach warto wprowadzić szczególny tryb „siły wyższej” i wskazać, kto odpowiada za zabezpieczenie danych oraz odtworzenie infrastruktury po awarii.

Tryby działania podczas awarii

W zależności od skali działalności i stopnia zautomatyzowania procesów fakturowania, w procedurze awaryjnej można przewidzieć kilka trybów działania:

• czasowe wstrzymanie fakturowania – dopuszczalne w przypadku przedsiębiorców, u których faktury nie są wystawiane masowo;

• fakturowanie offline (tryb lokalny) – wystawianie dokumentów poza systemem i ich późniejsze przesłanie do KSeF;

• wysyłka przez Aplikację Podatnika KSeF – w przypadku awarii integracji z systemem ERP, można użyć bezpośredniego interfejsu MF;

• Aplikacja Mobilna KSeF – alternatywne rozwiązanie umożliwiające wystawienie faktury z poziomu urządzenia mobilnego (np. dla mikroprzedsiębiorców lub w sytuacjach nagłych).

KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Postępowanie na wypadek awarii - nie każdy z tych trybów będzie jednak odpowiedni dla każdego przedsiębiorcy – wszystko zależy od skali obrotu, specyfiki branży i poziomu automatyzacji.

Jak dokumentować awarię

Dobrze zaprojektowana procedura powinna określać sposób dokumentowania każdej sytuacji awaryjnej, w tym:

• datę i godzinę wystąpienia awarii,

• opis przyczyny i jej charakter (np. błąd systemowy, brak połączenia, problem z tokenem),

• działania podjęte w celu naprawy,

• datę i godzinę przywrócenia systemu,

• numer referencyjny zgłoszenia (jeśli dotyczy).

Takie informacje powinny być przechowywane co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat, i stanowić część dokumentacji podatkowej przedsiębiorstwa.

Dlaczego dokumentacja jest kluczowa

W razie kontroli podatkowej lub sporu z organem, to podatnik musi wykazać, że nie miał możliwości przesłania faktury w terminie, a opóźnienie wynikało z przyczyn od niego niezależnych.Odpowiednio udokumentowany incydent może stanowić dowód należytej staranności i zabezpieczenie przed sankcjami za nieterminowe przesłanie faktur.

Równie ważne jest, by w procedurze ująć sposób komunikacji z kontrahentami – czyli jak informować o wystawieniu faktur poza KSeF i jak potwierdzać ich późniejsze przesłanie do systemu.

KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Postępowanie na wypadek awarii - Podsumowanie

Każde przedsiębiorstwo – niezależnie od wielkości – powinno opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek awarii KSeF.Taki dokument:

• pozwala zapanować nad procesem fakturowania w sytuacjach kryzysowych,

• chroni przed sankcjami za uchybienia terminowe,

• i stanowi dowód dochowania należytej staranności.

W praktyce procedura awaryjna powinna jasno określać:

• rodzaje awarii i sposoby ich dokumentowania,

• osoby odpowiedzialne za działania naprawcze,

• sposób postępowania wobec kontrahentów,

• oraz zasady przywracania fakturowania po zakończeniu awarii.