Jakich faktur nie dotyczy KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które całkowicie zmienia dotychczasowy model fakturowania w Polsce. Został wprowadzony ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.), ale jego obowiązkowe stosowanie wynika z nowelizacji z dnia 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598).

Podstawowy przepis dotyczący obowiązku znajdziemy w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, gdzie ustawodawca stwierdza:„Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z zastrzeżeniem ust. 2–4”.

Oznacza to, że co do zasady każdy podatnik VAT – czynny lub zwolniony – zostanie objęty obowiązkiem. W praktyce system będzie działał etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa (obrót powyżej 200 mln zł brutto w 2025 r.),

• od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, niezależnie od formy rozliczeń czy skali działalności,

• od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty, które mogą wystawiać tzw. faktury uproszczone do kwoty 450 zł i łącznie do 10 tys. zł miesięcznie.

Dodatkowo art. 106gb ustawy o VAT wskazuje:„Za datę wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej uważa się datę nadania numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur”.Oznacza to, że w odróżnieniu od tradycyjnego modelu, gdzie momentem wystawienia była data naniesiona na dokumencie, w KSeF liczy się chwila akceptacji faktury przez system.

Uwierzytelnianie w KSeF – wymogi techniczne i prawne

Korzystanie z systemu wymaga uwierzytelnienia, co zostało uregulowane w art. 106nh ustawy o VAT. Przepis ten stanowi:„Podatnik, który jest osobą fizyczną, uwierzytelnia się w Krajowym Systemie e-Faktur przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo certyfikatu KSeF. Podatnik, który nie jest osobą fizyczną, uwierzytelnia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo certyfikatu KSeF”.

W okresie przejściowym (do końca 2026 r.) możliwe będzie również korzystanie z tokenów autoryzacyjnych. Jeśli spółka (np. sp. z o.o.) nie posiada elektronicznej pieczęci z przypisanym NIP-em, powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę, która uzyska uprawnienia do obsługi systemu.

Jakich faktur KSeF nie obejmuje? – katalog wyjątków

Choć system ma objąć większość transakcji gospodarczych, ustawodawca wprowadził szczegółowy katalog sytuacji, w których nie trzeba stosować KSeF. Katalog ten został ujęty w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

1. Faktury wystawiane przez podatników zagranicznych

Przepis stanowi, że obowiązek nie dotyczy faktur „wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju”.

Przykład:Firma niemiecka świadczy usługi doradcze dla polskiej spółki, ale nie ma w Polsce oddziału ani biura. W takim przypadku nie ma obowiązku wystawiania faktury przez KSeF.

Wyłączenie dotyczy także sytuacji, gdy podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji.Przykład:Firma z Czech ma magazyn w Polsce, ale sprzedaż odbywa się z centrali w Pradze. Faktury wystawiane z tego tytułu nie podlegają KSeF.

2. Faktury dokumentujące procedury szczególne (dział XII ustawy o VAT)

Obejmuje to trzy grupy:

• art. 130a–130d – procedura nieunijna (np. usługi elektroniczne świadczone konsumentom spoza UE),

• art. 134a–134g – procedura dotycząca międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,

• art. 138a–138i – procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI).

Przykład:Polska firma e-commerce sprzedaje towary konsumentom w Wielkiej Brytanii, korzystając z procedury SOTI. Faktury dokumentujące te transakcje nie będą musiały być wprowadzane do KSeF.

3. Faktury dla konsumentów (sprzedaż B2C)

Art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT przewiduje, że obowiązek nie obejmuje faktur wystawianych „na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej”.

Przykład:Sklep internetowy sprzedaje laptop osobie prywatnej. Faktura dla konsumenta nie trafia do KSeF – pozostaje zwykłym dokumentem wystawionym poza systemem.

4. Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych podmiotowo

Odwołanie znajduje się w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT:„Podatnik, u którego wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł, jest zwolniony od podatku od towarów i usług”.

Przykład:Mały fryzjer prowadzący działalność gospodarczą i korzystający ze zwolnienia podmiotowego nie musi wystawiać faktur w KSeF.

5. Faktury wyłączone w drodze rozporządzenia

Jakich faktur nie dotyczy KSeF - na podstawie art. 106s ustawy o VAT:„Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych”.

Może to dotyczyć np. specyficznych branż, gdzie liczba czynności i sposób ich dokumentowania utrudniają stosowanie KSeF (np. sprzedaż biletów komunikacyjnych czy usługi świadczone przy pomocy automatów).

Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna

Rozróżnienie tych pojęć wynika z art. 2 ustawy o VAT:

• pkt 32: „przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”,

• pkt 32a: „przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.

Przykład:Faktura w PDF przesłana mailem do klienta jest fakturą elektroniczną, ale nie jest fakturą ustrukturyzowaną. Faktura wysłana przez KSeF z numerem systemowym – jest już fakturą ustrukturyzowaną.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF – podsumowanie

KSeF stanie się od 2026 roku obowiązkowym narzędziem do fakturowania, ale nie obejmie wszystkich dokumentów. Wyłączone będą faktury wystawiane przez podatników zagranicznych, dokumentujące transakcje rozliczane w procedurach szczególnych, sprzedaż B2C, a także faktury wystawiane przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego. Ponadto minister finansów może w rozporządzeniu określić kolejne wyjątki, kierując się m.in. specyfiką branż czy ograniczeniami technicznymi.

Dla praktyki gospodarczej oznacza to konieczność ścisłej analizy każdej transakcji – część z nich będzie musiała być dokumentowana w KSeF, a część pozostanie poza systemem. To rozróżnienie jest nie tylko formalnością – wpływa na terminy rozliczeń VAT, sposób księgowania dokumentów oraz bezpieczeństwo podatnika.