KSeF 2.0 – Zmiany w JPK_VAT od lutego 2026

Ministerstwo Finansów opublikowało odświeżony projekt rozporządzenia w sprawie nowego wzoru JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7M / JPK_V7K), dostosowanego do obowiązkowego wejścia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lutego 2026 roku.Projekt ten potwierdza zapowiadane wcześniej modyfikacje, o których po raz pierwszy mogliśmy przeczytać w Podręczniku KSeF 2.0, a także podczas cyklu wydarzeń edukacyjnych „Środy z KSeF” organizowanych przez KAS.

Nowy JPK_VAT – obowiązek wykazywania numerów KSeF

Najważniejszą zmianą jest to, że od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą zobowiązani do wykazywania w części ewidencyjnej JPK_VAT:

• numerów KSeF dla wszystkich faktur sprzedaży wystawionych w KSeF,

• numerów KSeF dla wszystkich faktur zakupowych otrzymanych w KSeF.

W praktyce oznacza to, że każdy dokument w ewidencji VAT – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu – będzie musiał zostać powiązany z jego unikalnym identyfikatorem nadanym przez KSeF, czyli tzw. KSeF ID.

Jeżeli dokument nie posiada numeru KSeF, np. został wystawiony poza systemem, podatnik będzie zobowiązany zastosować jedno z nowych oznaczeń technicznych: OFF, BFK lub DI.

Nowe oznaczenia w JPK_VAT od 2026 roku

Projekt rozporządzenia, dostępny na stronie legislacja.gov.pl

1. Oznaczenie OFF – faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF

Oznaczenie OFF stosowane będzie w przypadku faktur wystawionych zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, czyli w tzw. trybie awarii KSeF.Dotyczy to sytuacji, gdy:

• system KSeF był niedostępny z przyczyn leżących po stronie Ministerstwa Finansów,

• podatnik wystawił fakturę poza systemem (offline),

• na dzień złożenia pliku JPK_VAT faktura ta nie posiada jeszcze numeru KSeF (nie została przesłana lub przetworzona).

W momencie, gdy faktura uzyska numer KSeF, podatnik będzie zobowiązany do skorygowania ewidencji VAT i zastąpienia oznaczenia OFF właściwym numerem KSeF.

2. Oznaczenie BFK – faktura tradycyjna (papierowa lub elektroniczna)

Oznaczenie BFK obejmuje wszystkie faktury:

• w formie elektronicznej (np. PDF przesłany e-mailem), oraz

• w formie papierowej,

czyli faktury, o których mowa w art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT.W praktyce dotyczy to dokumentów wystawianych przez podmioty, które:

• są wyłączone z KSeF,

• korzystają z czasowego zwolnienia z obowiązku e-fakturowania,

• lub nie są podatnikami VAT w rozumieniu ustawy, ale wystawiają faktury (np. zwolnieni podmiotowo).

To oznaczenie będzie stosowane powszechnie przy fakturach otrzymanych od kontrahentów zagranicznych lub wykluczonych cyfrowo (np. mikroprzedsiębiorców do końca 2026 roku).

3. Oznaczenie DI – dokument inny niż faktura

Oznaczenie DI (dowód inny) odnosi się do dokumentów, które:

• nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT,

• lub są fakturami wystawionymi w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które do momentu złożenia JPK_VAT nie mają jeszcze numeru KSeF.

W praktyce DI obejmie więc:

• dokumenty typu noty księgowe, rachunki, protokoły,

• faktury offline24, które nie zostały jeszcze przesłane do KSeF.

Jeżeli później dana faktura otrzyma numer KSeF, podatnik będzie musiał skorygować JPK_VAT, zastępując oznaczenie DI numerem KSeF.

Jak łączą się nowe oznaczenia z dotychczasowymi?

Z uzasadnienia projektu wynika, że oznaczenia OFF, BFK i DI będą występować w jednym węźle struktury JPK_VAT razem z dotychczas używanymi znacznikami, takimi jak:

• RO, WEW, FP – po stronie sprzedaży,

• VAT_RR, WEW, MK – po stronie zakupu.

Ministerstwo wskazuje, że oznaczenia mogą się łączyć – np.:

• DI + RO,

• DI + WEW,

• OFF + FP,

• BFK + MK.

KSeF 2.0 – Zmiany w JPK_VAT od lutego 2026 - taki układ ma zapewnić możliwość pełnego odwzorowania statusu dokumentu zarówno od strony jego charakteru (sprzedaż / zakup / wewnętrzny), jak i jego statusu technicznego względem KSeF.

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

KSeF 2.0 – Zmiany w JPK_VAT od lutego 2026 - zmiany w JPK_VAT to nie tylko kwestia dopisania nowych kolumn w ewidencji – to przede wszystkim konieczność powiązania każdego dokumentu z jego identyfikatorem KSeF lub przypisania odpowiedniego kodu zastępczego.W praktyce oznacza to, że:

• każdy system księgowy i ERP będzie musiał zostać dostosowany do przechowywania numerów KSeF,

• konieczne będzie zautomatyzowanie importu numerów KSeF z plików XML do rejestrów VAT,

• księgowi będą musieli zwracać uwagę na faktury bez numeru KSeF (np. z awarii lub offline24) i później weryfikować, czy zostały już przesłane do systemu.

Dla biur rachunkowych oznacza to również konieczność zmiany procedur obiegu dokumentów – w tym sposobu oznaczania faktur pozyskanych od klientów.Faktura bez numeru KSeF nie będzie mogła być „trwale” zaksięgowana bez odpowiedniego oznaczenia DI, OFF lub BFK.

Dlaczego zmiany wchodzą wcześniej niż inne przepisy?

Pierwotnie planowano, że modyfikacja struktury JPK_VAT wejdzie w życie od sierpnia 2026 r., równolegle z przepisami dotyczącymi m.in. kar pieniężnych, zakazu wystawiania faktur z kas fiskalnych czy likwidacji tzw. faktur uproszczonych (paragonów z NIP).

Ostatecznie jednak Ministerstwo Finansów zdecydowało się przyspieszyć wejście zmian w JPK_VAT na luty 2026 r., aby:

• zapewnić pełne odwzorowanie danych fakturowych w systemach księgowych,

• umożliwić efektywniejsze kontrole krzyżowe między JPK a danymi w KSeF,

• i przygotować grunt pod całkowitą rezygnację z raportowania faktur poza systemem od 2027 r.

Komentarz praktyczny

Zmiany w JPK_VAT od lutego 2026 roku są jednym z najbardziej znaczących etapów transformacji cyfrowej w podatkach.Dla biur rachunkowych oznaczają one konieczność wdrożenia:

• procedury weryfikacji numerów KSeF przy imporcie faktur,

• mechanizmów kontrolnych dla faktur oznaczonych OFF, BFK i DI,

• oraz bieżącego monitorowania faktur, które powinny zostać później skorygowane po uzyskaniu numeru KSeF.

W praktyce będzie to wymagało nie tylko aktualizacji oprogramowania, ale również zmiany przyzwyczajeń w codziennej pracy księgowych.Najlepiej już teraz rozpocząć testy – zarówno po stronie klientów, jak i biura – aby uniknąć chaosu w pierwszych miesiącach 2026 roku.

KSeF 2.0 – Zmiany w JPK_VAT od lutego 2026 - podsumowanie

Od lutego 2026 roku JPK_VAT stanie się faktycznym przedłużeniem KSeF – każdy dokument ewidencyjny będzie musiał być powiązany z numerem KSeF lub odpowiednim oznaczeniem: OFF, BFK albo DI.To rewolucja w sposobie raportowania, która wymusi pełną synchronizację między KSeF a ewidencją VAT.

Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to konieczność nie tylko dostosowania oprogramowania, ale przede wszystkim wdrożenia procedur umożliwiających bieżącą kontrolę nad statusem dokumentów.