KSeF – prezentacja danych na fakturze korygującej

Blog o podatkach
22 gru 2025
4 minut(y) czytania

Jednym z bardziej praktycznych, a zarazem wymagających tematów omawianych w Podręczniku KSeF 2.0 jest sposób prezentowania danych na fakturach korygujących.Nowa wersja struktury FA(3) daje podatnikom większą elastyczność w zakresie sposobu prezentacji korekty, ale też nakłada obowiązek precyzyjnego oznaczania zmian, tak by system mógł prawidłowo przetwarzać wartości podatkowe.

Rodzaje faktur korygujących w KSeF

Na gruncie KSeF faktura korygująca może dotyczyć różnych typów transakcji.W strukturze FA(3) wyróżniamy trzy podstawowe kategorie korekt:

KOR – korekta „zwykła”, odnosząca się do standardowej faktury sprzedaży,
KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej,
KOR_ROZ – korekta faktury rozliczeniowej (po zaliczce).

Niezależnie jednak od rodzaju dokumentu, każda korekta musi w czytelny sposób wskazywać zakres zmiany, czyli dane, które ulegają modyfikacji.

Podręcznik podkreśla również, że podatnik może dobrowolnie wskazać przyczynę korekty, co w praktyce jest działaniem zalecanym – zarówno dla zachowania przejrzystości księgowej, jak i dla ewentualnej kontroli podatkowej.Przyczynę wpisuje się w polu PrzyczynaKorekty, np. „rabat 10%”, „błąd w cenie jednostkowej”, „zmiana stawki VAT”.

Typ korekty – określenie momentu rozliczenia

Kolejnym elementem, który pojawia się w strukturze KSeF, jest typ korekty, oznaczający moment, w którym należy ją rozliczyć w podatku VAT.W polu TypKorekty można wybrać jeden z trzech wariantów:

Typ 1 – korekta rozliczana w dacie ujęcia faktury pierwotnej(np. faktura in plus wystawiona z powodu wcześniejszego błędu rachunkowego lub omyłki w cenie).
Typ 2 – korekta rozliczana w dacie wystawienia faktury korygującej(np. faktura in plus wystawiona w związku ze zmianą okoliczności, albo faktura in minus wynikająca z udzielonego rabatu).
Typ 3 – korekta rozliczana w dacie innej, indywidualnie określonej, np. gdy różne pozycje na fakturze dotyczą różnych momentów ujęcia.

KSeF – prezentacja danych na fakturze korygującej - w praktyce wybór odpowiedniego typu ma istotne znaczenie dla biura rachunkowego, ponieważ determinuje okres rozliczeniowy, w którym należy uwzględnić korektę w rejestrze VAT i pliku JPK_V7.

Obowiązek wskazania numeru faktury pierwotnej

Każda faktura korygująca, niezależnie od rodzaju, musi zawierać numer faktury korygowanej.Podręcznik KSeF wyraźnie rozróżnia dwa pola:

Numer faktury pierwotnej,
Numer KSeF faktury pierwotnej, jeśli dokument znajduje się już w systemie.

To oznacza, że sposób wypełnienia tych danych zależy od tego, czy korekta dotyczy faktury ustrukturyzowanej (e-faktury), czy zwykłej faktury wystawionej poza KSeF.

Co ważne, przewidziano też pole NrFaKorygowany – przeznaczone wyłącznie dla sytuacji, w których korekta dotyczy błędnie wpisanego numeru faktury pierwotnej.

Prezentacja danych liczbowych – różnice, stany i storno

Jednym z najbardziej technicznych, a jednocześnie kluczowych zagadnień jest sposób prezentacji danych liczbowych, czyli sposobu wykazania zmian wartości podstawy opodatkowania i podatku.Ustawa o VAT wymaga, by każda faktura korygująca zawierała kwoty korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego – z podziałem na poszczególne stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną.

W strukturze FA(3) możliwe są trzy różne metody prezentacji danych:

Korygowanie przez różnicę– to najbardziej intuicyjny sposób.Jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiada jeden wiersz na fakturze korygującej, a kwota w polu P_9A (wartość netto) lub P_11 (VAT) stanowi różnicę względem faktury pierwotnej.Przykład: jeśli cena netto została zmniejszona o 100 zł, w korekcie pojawia się wartość –100 zł.
Korygowanie z użyciem znaczników StanPrzed / StanPo– każdej pozycji z faktury pierwotnej odpowiadają dwa wiersze:pierwszy prezentuje dane „przed korektą”, drugi – dane „po korekcie”.To rozwiązanie zapewnia pełną przejrzystość zmian, ale wymaga większej ilości danych.
Korygowanie metodą storno– w tym wariancie dane z faktury pierwotnej prezentowane są ze znakiem przeciwnym (wartości dodatnie zamieniają się w ujemne), a następnie wprowadza się właściwe dane już z wartością dodatnią.Efekt końcowy odpowiada wynikowi korekty przez różnicę, ale sposób zapisu jest bardziej księgowy i stosowany głównie w branżach, gdzie wymagana jest szczegółowa ewidencja operacji.

Korekta do korekty – czyli jak odnosić się do wcześniejszych zmian

Nowa struktura FA(3) wprowadza również zasadę, zgodnie z którą każda kolejna faktura korygująca odnosi się zawsze do ostatniej korekty, a nie do faktury pierwotnej sprzed kilku miesięcy.Podręcznik wyjaśnia, że jeśli wcześniejsza korekta już wpływała na wartość podstawy opodatkowania lub podatku, to nowa faktura korygująca powinna wskazywać wartości uwzględniające tamtą korektę.

To oznacza, że kolejne korekty budują pewien „łańcuch” powiązań, ale formalnie zawsze odnoszą się do faktury pierwotnej – numer faktury korygowanej pozostaje ten sam.Nie ma natomiast obowiązku wskazywania numerów wszystkich wcześniejszych korekt, co z pewnością uprości proces wystawiania dokumentów w KSeF.

Komentarz praktyczny

W praktyce biur rachunkowych najwięcej pytań dotyczy tego, którą metodę prezentacji danych wybrać.Z punktu widzenia technicznego każda z nich jest poprawna, o ile dane w strukturze FA(3) pozostają spójne i odpowiadają zapisom w ewidencji.Wybór zależy od systemu księgowego, liczby faktur oraz stopnia automatyzacji.

Metoda różnicy będzie najprostsza dla małych firm i jednoosobowych działalności.
Metoda StanPrzed/StanPo sprawdzi się w branżach, które korygują wiele elementów jednej transakcji (np. handel hurtowy).
Metoda storno może być preferowana w spółkach stosujących zaawansowane oprogramowanie ERP lub prowadzących szczegółową kontrolę zmian wartości.

Warto, aby każda firma i każde biuro rachunkowe ustaliło jednolitą procedurę – tak, by sposób wystawiania korekt był konsekwentny i możliwy do automatycznego przetworzenia w systemach IT.