KSeF – zbiorczy identyfikator faktur KSeF IZ

Kontynuując analizę Podręcznika KSeF 2.0, tym razem skupmy się na nowym rozwiązaniu w systemie – zbiorczym identyfikatorze KSeF, określanym jako KSeF IZ.To nowa funkcjonalność, która pozwoli powiązać wiele faktur jednym wspólnym numerem, ułatwiając proces ich grupowego rozliczania, np. przy płatnościach zbiorczych, cesjach wierzytelności, czy umowach faktoringowych.

Na czym polega KSeF IZ?

Każda faktura w KSeF otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny (KSeF ID), który jednoznacznie identyfikuje ją w systemie.Podręcznik KSeF 2.0 wprowadza jednak pojęcie zbiorczego identyfikatora – KSeF IZ, który można wygenerować dla co najmniej dwóch faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę.

W praktyce KSeF IZ działa jak „kontener” dla faktur – łączy ich identyfikatory w jedną grupę, dzięki czemu można:

• przypisać jedną płatność do wielu faktur,

• łatwiej zidentyfikować zestaw dokumentów objętych cesją lub finansowaniem,

• czy szybciej uzgadniać saldo rozliczeń między kontrahentami.

Kto może utworzyć KSeF IZ?

Zgodnie z treścią Podręcznika KSeF 2.0, zbiorczy identyfikator może być generowany i odkodowywany zarówno z poziomu Aplikacji Podatnika 2.0, jak i poprzez zewnętrzne oprogramowanie korzystające z API KSeF.

Jednak kluczowy szczegół, na który warto zwrócić uwagę, to fakt, że:

„KSeF IZ może być tworzony wyłącznie przez nabywcę, w ramach jego kontekstu logowania w systemie KSeF.”

Oznacza to, że sprzedawca nie ma możliwości samodzielnego utworzenia zbiorczego identyfikatora dla faktur, które wystawił.To rozwiązanie budzi kontrowersje – w praktyce bowiem to sprzedawca najczęściej inicjuje procesy płatnicze lub windykacyjne, a nabywca pełni raczej rolę podmiotu realizującego płatność.

Z perspektywy obrotu gospodarczego byłoby naturalne, gdyby obie strony – zarówno nabywca, jak i sprzedawca – mogły generować KSeF IZ.Tymczasem według obecnej wersji Podręcznika, tylko nabywca może stworzyć zbiorczy identyfikator, przypisując do niego wybrane numery KSeF ID.

Jak wygląda proces generowania KSeF IZ

Aby wygenerować KSeF IZ, nabywca:

1. loguje się do KSeF w swoim kontekście (czyli jako podmiot uprawniony do odbioru faktur),

2. wskazuje listę co najmniej dwóch numerów KSeF ID,

3. system tworzy nowy numer identyfikatora zbiorczego – KSeF IZ,

4. ten numer może następnie zostać przekazany sprzedawcy, np. jako tytuł płatności przy przelewie.

Nie ma przeszkód, aby jedna faktura (KSeF ID) była przypisana do więcej niż jednego KSeF IZ – na przykład w sytuacjach częściowych płatności lub rozliczeń etapowych.Zbiorczy identyfikator może obejmować do 10 000 faktur, co sprawia, że jego zastosowanie będzie szczególnie przydatne w branżach o dużej skali transakcji.

Struktura numeru KSeF IZ

Numer KSeF IZ będzie, podobnie jak KSeF ID, składał się z 35 znaków alfanumerycznych.Wyróżniać go będzie fragment „IZ” w oznaczeniu daty, po którym możliwe będzie jednoznaczne rozpoznanie, że mamy do czynienia z identyfikatorem zbiorczym.Dodatkowo w jego strukturze znajdzie się NIP nabywcy, co potwierdzi, że to właśnie ten podmiot utworzył identyfikator w swoim kontekście uwierzytelnienia w KSeF.

Jak sprzedawca wykorzysta KSeF IZ?

Sprzedawca, otrzymując płatność oznaczoną numerem KSeF IZ (np. w tytule przelewu), będzie mógł:

• uwierzytelnić się w KSeF w swoim kontekście i sprawdzić listę numerów KSeF ID wchodzących w skład danego KSeF IZ,

• albo odwrotnie – wyszukać po konkretnym KSeF ID i sprawdzić, do jakich KSeF IZ (jeśli do kilku) został przypisany dany dokument.

To rozwiązanie daje więc sprzedawcy możliwość weryfikacji, za które faktury dokładnie otrzymał płatność, nawet przy przelewach zbiorczych.

KSeF– zbiorczy identyfikator faktur KSeF IZ - warto jednak podkreślić, że sprzedawca sam nie utworzy KSeF IZ – może jedynie „odkodować” istniejący identyfikator wskazany przez nabywcę. Dlatego, jeśli sprzedawca chce, aby jego kontrahent zapłacił za grupę faktur jednym przelewem, będzie musiał przekazać nabywcy listę numerów KSeF ID i poprosić go o utworzenie odpowiedniego KSeF IZ.

Znaczenie praktyczne – płatności zbiorcze, cesje, faktoring

Zbiorczy identyfikator KSeF IZ może okazać się szczególnie przydatny w branżach, gdzie rozliczenia obejmują wiele dokumentów:

• w faktoringu – umożliwi szybsze i bardziej przejrzyste przypisanie finansowanych faktur,

• przy cesjach wierzytelności – ułatwi powiązanie grup dokumentów przenoszonych między podmiotami,

• w transakcjach masowych (np. dostawy mediów, telekomunikacja) – pozwoli uprościć proces księgowania płatności zbiorczych.

Z punktu widzenia biur rachunkowych będzie to narzędzie, które może znacząco ułatwić identyfikację wpłat, o ile systemy księgowe zostaną dostosowane do odczytywania KSeF IZ i automatycznego rozbijania go na poszczególne faktury.

Komentarz praktyczny

Wprowadzenie KSeF IZ to krok w stronę cyfrowej automatyzacji procesów rozliczeniowych, jednak obecne ograniczenie tej funkcji wyłącznie do nabywcy budzi wątpliwości praktyków.W wielu przypadkach to właśnie sprzedawca inicjuje płatność, uzgadnia harmonogram lub weryfikuje saldo.Brak możliwości generowania KSeF IZ po jego stronie może powodować dodatkowe trudności komunikacyjne i wymagać tworzenia obejść w systemach księgowych.

Z perspektywy biur rachunkowych i działów księgowości warto już teraz:

• zapoznać się z mechanizmem KSeF IZ,

• sprawdzić, czy oprogramowanie wykorzystywane w firmie przewiduje funkcję generowania i dekodowania tych identyfikatorów,

• oraz opracować procedurę komunikacji między sprzedawcą a nabywcą przy płatnościach zbiorczych.

KSeF– zbiorczy identyfikator faktur KSeF IZ - podsumowanie

Zbiorczy identyfikator KSeF IZ to nowe narzędzie, które ma usprawnić procesy grupowego rozliczania faktur w KSeF.Pozwala na powiązanie wielu dokumentów jednym numerem, co ułatwi zarządzanie płatnościami, cesjami i finansowaniem.Jednocześnie ograniczenie generowania KSeF IZ wyłącznie do nabywców może rodzić pewne problemy organizacyjne, zwłaszcza po stronie sprzedawców.

W praktyce sukces tego rozwiązania będzie zależał od tego, jak szybko dostawcy oprogramowania wdrożą obsługę KSeF IZ w swoich systemach i jak dobrze firmy przygotują wewnętrzne procedury rozliczeń.