KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co to jest i jak działa w praktyce?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, która przyjmuje, weryfikuje, numeruje i przechowuje e-faktury w jednolitym formacie XML (tzw. faktury ustrukturyzowane). Wystawiasz dokument w swoim programie, wysyłasz do KSeF, a system nadaje mu identyfikator i potwierdza przyjęcie (UPO). Dzięki temu obieg dokumentów staje się możliwy do automatyzacji, a księgowość może pobierać dane transakcyjne bez ręcznego przepisywania z PDF-ów.

Już na starcie warto mieć w głowie dwa przepisy, które ustalają „logikę czasu” w KSeF:— „Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.” (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).— „Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.” (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT – do końca stycznia 2026 r.).

W praktyce oznacza to, że dzień wysyłki do KSeF staje się dniem wystawienia, natomiast do 31.01.2026 r. sprzedawca musi mieć od nabywcy zgodę na odbiór w KSeF; jeśli jej nie ma, po wysłaniu do systemu powinien udostępnić fakturę inną drogą (np. PDF).

KSeF od kiedy i dla kogo?

Terminy wdrożenia są dwustopniowe w 2026 r., z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych:

• od 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto,

• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy,

• do 31 grudnia 2026 r. – można jeszcze wystawiać faktury z kas rejestrujących,

• podatnicy o łącznej sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie mają wydłużenie do 1 stycznia 2027 r..

Jednocześnie istnieje katalog transakcji i podmiotów wyłączonych z obligatoryjnego KSeF. Cytując przepis: „Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy faktur wystawianych:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2. przez podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, który ma stałe miejsce w Polsce, jeżeli to stałe miejsce nie uczestniczy w danej dostawie/świadczeniu;

3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych (m.in. OSS, IOSS) dla czynności rozliczanych w tych procedurach;

4. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C);

5. w przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1, w zakresie tych czynności.” (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT).

Minister finansów posiada przy tym delegację, by szczegółowo wskazać kolejne przypadki, kiedy nie trzeba dokumentować sprzedaży w KSeF: „Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF.” (art. 106s ustawy o VAT).

Co dokładnie „przechodzi” przez KSeF i jakie są obowiązki stron?

Po stronie wystawcy najpierw powstaje obowiązek wystawienia samej faktury. To reguluje art. 106b ustawy o VAT: „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż (…)”. Termin ujęcia dokumentu na osi czasu pozostaje taki, jak dotąd: „Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.” (art. 106i ust. 1). Różnica z KSeF polega na tym, że moment przesłania przesądza o dacie wystawienia (art. 106na ust. 1), co ma wpływ na rozliczenie okresu.

Warto też przypomnieć elementy faktury. Ustawa wylicza je w art. 106e ust. 1: „Faktura powinna zawierać: datę wystawienia; numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku; datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi; nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; cenę jednostkową bez podatku; kwoty wszelkich rabatów; wartość sprzedaży netto; stawkę podatku; sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki; kwotę należności ogółem (…)”. W e-fakturze wszystkie te dane, łącznie z pozycjami, „siedzą” w strukturze XML i są czytelne dla systemów.

Po stronie odbiorcy do 31.01.2026 r. obowiązuje wymóg akceptacji odbioru w KSeF (art. 106na ust. 2). Forma akceptacji nie jest sformalizowana – może to być zapis umowny, zgoda mailowa, checkbox w portalu. Brak zgody nie blokuje wystawienia w KSeF, ale sprzedawca musi udostępnić kopię innym kanałem.

Tryb offline i certyfikaty – co, jeśli „nie ma internetu” albo system nie działa?

Na wypadek awarii lub niedostępności przewidziano tryb offline: wystawiasz e-fakturę poza KSeF z użyciem certyfikatu wystawcy, a po ustaniu przeszkody dosyłasz ją do systemu. Przepisy i materiały wdrożeniowe przewidują, że od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli uzyskać certyfikaty potrzebne do działania w trybie offline. Warto to zaplanować, jeśli prowadzisz sprzedaż w terenie lub w punktach o niestabilnym łączu.

Numer KSeF a „numer na fakturze” i numer księgowy – trzy identyfikatory w obiegu

KSeF nadaje własny identyfikator (numer KSeF), ale to nie zastępuje Twojej numeracji handlowej. W praktyce dokument będzie miał: (1) numer na fakturze (Twoja seria), (2) numer KSeF (systemowy identyfikator), (3) numer w ewidencji (KPiR/księgi). Utrzymanie ładu w tych trzech porządkach to zadanie dla procedury wewnętrznej: zasady nadawania numerów, ich spójność z systemem FK i sposób prezentowania numeru KSeF w korespondencji i płatnościach. Dodatkowo do końca 2026 r. nie ma obowiązku wskazywania numeru KSeF przy przelewie – to ułatwienie w okresie przejściowym.

B2C i kody QR – jak udostępnić fakturę konsumentowi?

Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie wchodzi w obowiązkowy KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Jednocześnie przedsiębiorca może dobrowolnie wystawić fakturę w KSeF, a wtedy musi zapewnić kupującemu dostęp – np. poprzez kod QR prowadzący do „anonimowego pobrania” faktury w Aplikacji Podatnika KSeF. W praktyce kod QR znajdzie się na wydruku/PDF dostarczanym klientowi.

Czy KSeF zastąpi OCR i „zbieranie” PDF-ów?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co to jest i jak działa w praktyce? - OCR przestaje być koniecznością, bo faktura ustrukturyzowana jest maszynowo czytelna w całości – łącznie z pozycjami. To pozwala zautomatyzować dekretację, a ryzyko literówek spada do minimum. Wciąż jednak przyda się kontrola biznesowa (czy opis towaru/usługi pasuje do zamówienia, czy termin płatności jest zgodny z kontraktem, itp.). Dodatkowo KSeF przechowuje dokumenty, co redukuje wymogi archiwizacji po stronie podatnika (por. art. 112a ustawy o VAT: „Podatnicy przechowują faktury (…) w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.”). W praktyce organizacje i tak utrzymują kopie robocze (np. podgląd PDF) w swoich systemach – dla wygody operacyjnej.

Uprawnienia, samofakturowanie, biura rachunkowe – model ról i odpowiedzialności

KSeF pozwala nadać uprawnienia:

• osobom fizycznym (pracownicy, księgowi),

• biuru rachunkowemu jako podmiotowi (a biuro rozdziela role wewnątrz),

• kontrahentowi w procedurze samofakturowania.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa warto wdrożyć prosty, ale działający „matrix ról”: właściciel uprawnień (podatnik), administrator KSeF, wystawcy, odbiorcy, osoby od korekt. Dla biur rachunkowych dochodzi warstwa operacyjna: polityka przyjmowania pełnomocnictw, rejestr nadanych dostępów, cykliczny przegląd uprawnień (offboarding).

KSeF w procesie sprzedaży i zakupu – krok po kroku

Sprzedaż:

1. Przygotowujesz merytorycznie dokument (zakres z art. 106e ust. 1),

2. System generuje strukturę XML zgodną ze schemą FA,

3. Uwierzytelniasz się (podpis zaufany/kwalifikowany, token),

4. Wysyłasz do KSeF → UPO + numer KSeF,

5. Do 31.01.2026 r.: weryfikujesz, czy kontrahent wyraził zgodę na odbiór w KSeF; jeśli nie – doręczasz PDF/papier,

6. Dekretacja i rozliczenie w okresie wynikającym z daty przesłania (art. 106na ust. 1).

Zakup:

1. Księgowość pobiera kosztówki z KSeF,

2. Dane wchodzą do systemu bez OCR, łącznie z pozycjami,

3. System dopasowuje płatności i sprawdza terminy (ulga na złe długi itp.).

Polityki i procedury, które warto mieć „na wczoraj”

Zgody i komunikacja z klientami (B2B): wzór klauzuli do umowy, stopka w zamówieniach, checkbox w portalu: „Wyrażam zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.” (do 31.01.2026 r.).Uprawnienia: rejestr kto i do czego ma dostęp, tryb nadawania/odbierania ról, obieg pełnomocnictw.Tryb awaryjny (offline): kto wystawia, gdzie przechowujemy certyfikat wystawcy, w jaki sposób i kiedy dosyłamy fakturę do KSeF po ustaniu awarii.Numeracja: jak łączymy numer handlowy, numer KSeF i numer księgowy.Korekty: reguły (kiedy „in minus” i „in plus”), wersjonowanie i ślad audytowy.Archiwizacja i wgląd: choć KSeF przechowuje, ustal lokalny „podgląd” PDF i zasady udostępniania dokumentów działom biznesowym.

Małe FAQ wdrożeniowe

Czy mogę częściowo dokumentować w KSeF, a częściowo poza?Tak – do momentu objęcia obowiązkiem. Dobrowolne wejście nie „zamyka” drogi do innych form (papier/PDF), choć warto unikać mieszania dla porządku procesów.

Czy data wystawienia na fakturze (P_1) może różnić się od daty systemowej?W trybie online powinna odpowiadać dacie wysyłki – a więc przesłanie do KSeF „ustala” dzień wystawienia (art. 106na ust. 1).

Co z fakturami z kas rejestrujących?Do 31.12.2026 r. pozostają możliwe. Równolegle możesz wdrażać KSeF, by z początkiem 2027 r. mieć już wszystko „na jednym torze”.

Czy faktury papierowe znikną bez wyjątku?W obrocie B2C obowiązku KSeF nie ma, ale możesz wystawić konsumentowi e-fakturę w KSeF i zapewnić dostęp np. przez kod QR.

Checklistę KSeF masz? To teraz „przekuj” ją na plan projektu

Prawo – wprowadź zgody B2B (art. 106na ust. 2), opisz procedurę korekt i samofakturowania.Uprawnienia – zdecyduj: biuro jako podmiot czy konkretne osoby; przygotuj certyfikaty (także na offline).Procesy – ustaw wysyłkę do KSeF „z automatu”, pobieranie kosztówek, UPO w archiwum, zasady doręczania PDF do 31.01.2026 r. dla kontrahentów bez zgody.Technologia – sprawdź zgodność ze schemą FA, API KSeF, mapowanie pól P_1–P_… oraz integrację z płatnościami i rozrachunkami.

Dla porządku dorzuć jeszcze trzy cytaty, które przydają się w rozmowach z zarządem i klientami:— „Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.” (art. 106i ust. 1).— „Podatnicy przechowują faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność (…)” (art. 112a).— „Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.” (art. 106na ust. 1).

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co to jest i jak działa w praktyce? – podsumowanie

KSeF nie jest dodatkiem do dotychczasowego fakturowania, tylko nowym torem obiegu dokumentów. W 2026 r. stanie się obowiązkiem dla większości przedsiębiorców, z odroczeniem do 2027 r. dla najmniejszych. Dla sprzedawcy decydujący jest dzień przesłania do systemu (art. 106na ust. 1), a do 31.01.2026 r. trzeba pamiętać o zgodzie odbiorcy (art. 106na ust. 2) i alternatywnym doręczeniu, jeśli ktoś nie korzysta jeszcze z KSeF. Wyłączenia (art. 106ga ust. 2) obejmują m.in. B2C i określone procedury szczególne, a minister – na podstawie art. 106s – może doprecyzować dalsze zwolnienia w rozporządzeniu. Operacyjnie przygotuj: politykę zgód, matrycę uprawnień, certyfikaty do trybu offline, automatyczną wysyłkę i pobieranie kosztówek, spójność numeracji (Twoja seria + nr KSeF + nr księgowy). Zyski? Szybszy zwrot VAT (40 dni po spełnieniu warunków), mniej błędów, mniej ręcznej pracy i pełna maszynowa czytelność danych. Jeśli masz już checklistę KSeF, przejdź ją krok po kroku w czterech obszarach: prawo, uprawnienia, procesy i technologia – wtedy wdrożenie będzie po prostu dobrze przeprowadzonym projektem, a nie organizacyjnym trzęsieniem ziemi.