KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? Zarządzanie uprawnieniam

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, przedsiębiorcy staną przed koniecznością uporządkowania zasad dostępu do systemu i nadawania uprawnień. To nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna i prawna. Zgodnie z art. 106nb ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.):„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

W praktyce oznacza to, że każdy dostęp do KSeF wiąże się z możliwością wystawienia faktury w imieniu podatnika, a więc z odpowiedzialnością prawną i podatkową za jej treść.

Uprawnienia do KSeF – podstawy prawne

Zakres zasad dotyczących nadawania uprawnień reguluje art. 106nh ustawy o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2023 poz. 2712).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia:„Podmiot uprawniony do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może nadać, zmienić lub odebrać uprawnienie innej osobie fizycznej, wskazując zakres tego uprawnienia.”

Z kolei § 4 rozporządzenia precyzuje, że zakres uprawnień może obejmować m.in.:

• wystawianie faktur,

• odbieranie faktur,

• dostęp do archiwum,

• generowanie tokenów uwierzytelniających.

Każdy przedsiębiorca musi więc rozstrzygnąć, kto i w jakim zakresie będzie korzystał z jego KSeF-owego profilu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – prostszy model

KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? - W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), dostęp do KSeF jest automatyczny. Przedsiębiorca uwierzytelnia się za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-Dowodu i może natychmiast korzystać z pełni uprawnień. Nie ma obowiązku składania zawiadomienia ZAW-FA ani wyznaczania pierwszej osoby uprawnionej. W praktyce jedynym dylematem pozostaje kwestia, czy udzielić biuru rachunkowemu lub księgowej uprawnień technicznych w celu pobierania i wysyłania faktur.

Spółki i organizacje wieloosobowe – konieczność procedur

W przypadku spółek kapitałowych i osobowych, a także fundacji czy stowarzyszeń, konieczne jest dokonanie wyboru między dwoma rozwiązaniami:

1. posługiwanie się pieczęcią elektroniczną,

2. wyznaczenie tzw. „KSeF Mastera” i złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

Pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna, o której mowa w art. 3 pkt 27 rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), pozwala na podpisywanie faktur w sposób zautomatyzowany, bez konieczności udziału osoby fizycznej.

Jej użycie powinno jednak zostać uregulowane w wewnętrznej procedurze bezpieczeństwa, obejmującej m.in.:

• sposób przechowywania certyfikatu pieczęci,

• rejestr osób uprawnionych do jej używania,

• tryb okresowego przeglądu i cofania uprawnień,

• zasady dokumentowania czynności podpisanych pieczęcią.

Brak takiej procedury może prowadzić do sytuacji, w której trudno będzie ustalić, kto faktycznie autoryzował fakturę i czy została ona wystawiona zgodnie z wolą organów spółki.

„KSeF Master” – rola, obowiązki i ryzyka

Drugim rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby pełniącej funkcję „KSeF Mastera”. To ona – jako pierwsza osoba uprawniona – uzyskuje dostęp do KSeF w imieniu podmiotu i ma prawo nadawać dalsze uprawnienia.

W tym przypadku warto rozważyć:

• kto zostanie „KSeF Masterem” i czy decyzja wymaga uchwały organu spółki,

• kto podpisze formularz ZAW-FA,

• czy należy powołać zastępcę,

• w jaki sposób będą dokumentowane zmiany i odebranie uprawnień,

• czy spółka potrzebuje wewnętrznego rejestru nadanych dostępów,

• oraz jakie środki bezpieczeństwa zostaną wprowadzone w przypadku utraty zaufania do osoby posiadającej dostęp.

W świetle art. 106nh ust. 3 ustawy o VAT, wszystkie te czynności są w pełni rejestrowane w systemie KSeF, jednak odpowiedzialność za prawidłowość ich nadania ponosi podatnik.

Zatwierdzanie faktur i kontrola merytoryczna

KSeF nie zastępuje wewnętrznej kontroli treści faktury. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, każda faktura musi zawierać komplet elementów wymaganych przepisami, a ich prawidłowość leży po stronie wystawcy.

Dlatego w wielu organizacjach zasadne będzie wprowadzenie dwustopniowego procesu:

1. etap merytorycznej akceptacji treści dokumentu,

2. etap technicznego przesłania faktury do KSeF przez osobę uprawnioną.

Takie rozwiązanie ułatwia późniejszą identyfikację, kto faktycznie przygotował fakturę, a kto nadał jej status wystawionej w KSeF.

Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF to nie tylko element organizacyjny, ale też ważna część systemu kontroli wewnętrznej.

Warto rozważyć wprowadzenie procedury, która:

• określa tryb nadawania i cofania uprawnień,

• definiuje zakres odpowiedzialności poszczególnych osób,

• przewiduje sposób postępowania w przypadku utraty zaufania,

• nakłada obowiązek składania oświadczeń o zachowaniu poufności i staranności.

KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? - podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga nie tylko przygotowania technicznego, lecz przede wszystkim zbudowania świadomego systemu zarządzania uprawnieniami. Sprowadzenie całego procesu do prostego „podłączenia programu” może skutkować błędami trudnymi do naprawienia.

KSeF to rozwiązanie, które wprowadza nowy model odpowiedzialności – nie za sposób przesyłania faktury, ale za sposób zarządzania dostępem do niej. Dlatego procedury związane z nadawaniem, kontrolą i cofnięciem uprawnień powinny stać się integralną częścią wewnętrznych polityk bezpieczeństwa każdej firmy.

W kolejnym artykule omówione zostaną procedury postępowania w sytuacji pracy w trybie offline oraz utraty dostępu do KSeF.

Polecamy -> księgowa katowice.