Kelner, bar i catering na ryczałcie: 3% czy 8,5%? Jak podejść do stawek przy obsłudze gastronomicznej i cateringu

Pytanie, które przedsiębiorcy z branży gastronomicznej zadają bardzo często, brzmiałoby – po przeredagowaniu – mniej więcej tak: jeśli prowadzę obsługę lokalu (np. „kelnerską”) w ramach PKD 56.22.Z albo 56.30.Z oraz dodatkowo realizuję usługi cateringowe, to czy mam prawo stosować 3% ryczałtu dla „gastronomii”, czy jednak 8,5% – a może różne stawki dla odrębnych strumieni przychodu?

Krótka odpowiedź brzmi: to zależy od kwalifikacji wykonywanych świadczeń jako „działalności gastronomicznej” (co zwykle pozwala na 3%) oraz od tego, czy sprzedajesz napoje alkoholowe > 1,5% (dla nich 8,5%), a także od tego, czy „obsługa kelnerska” jest faktycznie świadczeniem gastronomicznym, czy raczej usługą pomocniczą (wtedy 8,5%). Dłuższe wyjaśnienie – z przepisami i przykładami – poniżej.

Podstawa prawna: co dokładnie mówią przepisy o 3% i 8,5%?

Kluczem jest ustawa o ryczałcie. Kiedy cytujemy, róbmy to dosłownie, aby nie było wątpliwości interpretacyjnych.

• Art. 4 ust. 1 pkt 1 u.z.p.d.:„Działalność usługowa – to pozarolnicza działalność gospodarcza, której przedmiotem są czynności zaliczone do usług zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług”.

• Art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d. (definicja, na której opieramy 3%):„Działalność gastronomiczna – to usługi związane z przygotowaniem posiłków oraz sprzedażą posiłków i towarów”.

• Art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a u.z.p.d. (3%):„Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 3% przychodów z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%”.

• Art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a u.z.p.d. (8,5%):„Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5% przychodów z działalności usługowej, w tym przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, chyba że zastosowanie mają pozostałe stawki ryczałtu wymienione w pkt 1–4 oraz 6–8”.

• Art. 12 ust. 3 u.z.p.d. (gdy masz wiele stawek):„Jeżeli podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami, a nie jest możliwe ich wyodrębnienie, do całości przychodów stosuje się stawkę właściwą dla przychodu w wysokości najwyższej”.

Z powyższych przepisów wynikają trzy filary praktyki:

1. Gastronomia = 3%, o ile mówimy o usługach związanych z przygotowaniem i sprzedażą posiłków i towarów – i bez alkoholu > 1,5% (albo z jego wyodrębnieniem).

2. Sprzedaż napojów alkoholowych > 1,5% = 8,5% (nawet jeśli reszta to gastronomia na 3%).

3. Usługi niebędące gastronomią (np. czyste „wypożyczenie personelu” do obsługi eventu bez kuchni/sprzedaży posiłków) – co do zasady 8,5%.

PKD a PKWiU: dlaczego nie wolno mieszać porządków

Kelner, bar i catering na ryczałcie: 3% czy 8,5%? Jak podejść do stawek przy obsłudze gastronomicznej i cateringu - w pytaniu pojawiają się PKD 56.22.Z (usługi cateringu i pozostała gastronomia) oraz PKD 56.30.Z (podawanie napojów). To są kody PKD, użyteczne rejestrowo i statystycznie. Natomiast stawki ryczałtu ustala się w oparciu o PKWiU (por. art. 4 ust. 1 pkt 1 u.z.p.d.). Dla naszych potrzeb typowe odpowiedniki to m.in.:

• PKWiU 56.21 – „Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych”,

• PKWiU 56.29 – „Pozostałe usługi gastronomiczne”,

• PKWiU 56.30 – „Usługi przygotowywania i podawania napojów”.

W praktyce to, co robisz faktycznie, decyduje o stawce. Sama etykieta PKD we wpisie do CEIDG/KRS nie rozstrzyga ryczałtu.

Gdzie jest granica: „kelnerskie” a „gastronomiczne”?

To jest punkt, który rodzi najwięcej nieporozumień:

• Jeżeli „obsługa kelnerska” jest elementem Twojej działalności gastronomicznej (np. prowadzisz lokal, przygotowujesz i sprzedajesz posiłki, a obsługa gości jest naturalną częścią świadczenia), to przychód z tej działalności – poza alkoholem > 1,5% – może być 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a u.z.p.d., w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d.).

• Jeżeli „obsługa kelnerska” jest samodzielną usługą pomocniczą, świadczoną na rzecz innej firmy gastronomicznej (np. „wynajmuję obsługę kelnerską na event – bez przygotowania posiłków, bez sprzedaży towarów”), to nie spełnia to definicji „działalności gastronomicznej” – powstaje działalność usługowa i stawka 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a u.z.p.d.).

W tym sensie ten sam „kelner” może działać raz w reżimie 3% (gdy jest częścią usługi gastronomicznej), a innym razem w 8,5% (gdy świadczy separowaną usługę obsługi – bez własnej gastronomii). Znów – decyduje sposób świadczenia, a nie nazwa PKD.

Catering: 3% czy 8,5%? Spór pojęciowy i praktyka

Na temat cateringu są dwie linie rozumowania:

1. Podejście „szerokie” (progastronomiczne) – catering to forma świadczenia usług związanych z przygotowaniem posiłków i ich sprzedażą/to warami, tylko z inną logisty ką (dowóz/obsłu ga w miejscu wskazanym przez klienta). W takim ujęciu – o ile nie ma alkoholu > 1,5% – 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d.).Dla poparcia takiego spojrzenia przywołuje się rozstrzygnięcia sąd ów administracyjnych. W praktyce argumentacja brzmi: skoro ustawowa definicja działalności gastronomicznej nie odsyła do PKWiU, to nie należy z automatu wyłączać cateringu z 3% tylko dlatego, że PKWiU wyróżnia go jako osobne świadczenie. Liczy się istota usługi: przygotowanie i sprzedaż posiłków (czasem z towarami dodatkowymi) – a dowóz/obsługa to element logistyczny.

2. Podejście „wąskie” (fiskalne, ostrożne) – organy podatkowe nierzadko twierdzą, że catering to odrębna usługa, a nie „działalność gastronomiczna” w rozumieniu ustawy o ryczałcie; w konsekwencji – 8,5% jako „działalność usługowa”, z wyjątkiem sytuacji, gdy spełnione są cechy działalności gastronomicznej w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d. i bez alkoholu > 1,5%.

W praktyce coraz częściej przedsiębiorcy bronią 3% dla cateringu, gdy spełniają ustawową definicję gastronomii i nie sprzedają alkoholu > 1,5%. Trzeba jednak pamiętać, że interpretacje indywidualne potrafią iść różnymi torami. Dlatego – jeśli Twój model biznesowy to głównie catering – warto wystąpić o interpretację, precyzyjnie opisując, że Twoje świadczenie to przygotowanie i sprzedaż posiłków (i towarów towarzyszących), a logistyka/nakrycie/serwis są elementami tej samej usługi.

Alkohol powyżej 1,5% – zawsze 8,5% (i tylko dla tej części)

To jedno z niewielu miejsc, gdzie przepis stawia twardą granicę. Jeśli sprzedajesz napoje o zawartości alkoholu > 1,5%, to przychód ze sprzedaży tych napojów podlega 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a u.z.p.d.). Dotyczy to zarówno lokalu, baru (PKWiU 56.30), jak i cateringu, jeśli w ramach zamówienia dostarczasz alkohol.

Z punktu widzenia ewidencji oznacza to konieczność rozdzielenia przychodów:

• 3% dla działalności gastronomicznej (posiłki, towary towarzyszące – bez alkoholu > 1,5%),

• 8,5% dla przychodów ze sprzedaży alkoholu > 1,5%.

Jeśli nie wyodrębnisz – wchodzi art. 12 ust. 3 u.z.p.d. i stosujesz wyższą stawkę do całości, co jest po prostu niekorzystne.

Jak to ułożyć w praktyce – scenariusze i rozliczenie

Scenariusz A – prowadzę bar/kawiarnię (PKWiU 56.30), bez alkoholu > 1,5%

• Sprzedajesz kawę, herbatę, lemoniady, desery, kanapki, talerze lunchowe.

• To jest działalność gastronomiczna (art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d.).

• 3% dla całości przychodu, o ile nie sprzedajesz alkoholu > 1,5%.

Scenariusz B – bar + alkohol > 1,5%

• Dla posiłków/napojów bezalkoholowych: 3%.

• Dla alkoholu > 1,5%: 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a).

• Warunek: prowadź ewidencję, by rozdzielić przychody (w przeciwnym razie art. 12 ust. 3 i wyższa stawka na całość).

Scenariusz C – catering „pełny” (przygotowanie posiłków + dowóz/serwis bufetowy, bez alkoholu > 1,5%)

• Jeżeli istota świadczenia to przygotowanie i sprzedaż posiłków/to warów, a obsługa jest elementem usługi gastronomicznej, argumentujesz 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a w zw. z art. 4 ust. 1 pkt 2).

• Dla alkoholu > 1,5% – jeśli występuje – wyodrębniasz 8,5%.

Scenariusz D – „wynajmuję kelnerów” dla cudzej imprezy (bez własnej kuchni, bez sprzedaży posiłków/to warów)

• To nie jest działalność gastronomiczna w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 2 – to usługa pomocnicza.

• 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a).

Scenariusz E – impreza „all inclusive” (menu, naczynia, zastawa, serwis kelnerski, dekoracje)

• Staraj się wyodrębnić w ofercie/fakturze elementy:

  • gastronomia (posiłki/to warzy – 3%),

  • alkohol > 1,5% – 8,5%,

  • osobne usługi pomocnicze (np. wyłącznie dekoracja sali, wynajem sprzętu) – najczęściej 8,5%.

• Jeśli wszystko zlewasz w jeden ryczałt i nie da się wyodrębnić, ryzykujesz art. 12 ust. 3 i wyższą stawkę na całość.

Co z rozbieżnościami w interpretacjach? Jak się zabezpieczyć

W obrocie funkcjonują interpretacje, w których organ podkreśla, że usługi cateringowe są w PKWiU odrębnie wyspecyfikowane, przez co nie traktuje ich jako „działalności gastronomicznej” na potrzeby 3%. Równolegle istnieją rozstrzygnięcia sądowe, które kładą nacisk na ustawową definicję z art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d. i odmawiają zawężania pojęcia „działalności gastronomicznej” tylko dlatego, że PKWiU wydziela catering.

Jak zminimalizować ryzyko?

1. Opisuj model usługi w dokumentach ofertowych i na fakturach w sposób, który pokazuje, że istotą jest gastronomia (przygotowanie i sprzedaż posiłków/to warów).

2. Rozdzielaj pozycje: osobno posiłki (3%), osobno alkohol > 1,5% (8,5%), osobno usługi „pozagastronomiczne” (np. wystrój sali – 8,5%).

3. Prowadź ewidencję tak, aby wyodrębniać przychody – wtedy art. 12 ust. 3 nie uderzy w całość obrotu.

4. Rozważ interpretację indywidualną – szczególnie, jeśli Twój model to głównie catering z elementami serwisu, ale bez alkoholu > 1,5%. W interpretacji opisz proces, menu, sposób rozliczania pozycji i brak sprzedaży alkoholu albo sposób jej wyodrębniania.

Najczęstsze błędy i szybkie „checklisty” dla księgowości

Błąd 1: Stosowanie jednej stawki do wszystkiego „dla świętego spokoju”.Ryzyko: jeśli w miksie jest alkohol > 1,5% albo usługi pomocnicze – przepłacasz albo ryzykujesz korekty.Remedium: dziel pozycje, prowadź ewidencję wg stawek.

Błąd 2: Powielanie PKD jako „klucza” do stawki ryczałtu.Remedium: ryczałt opiera się na PKWiU i faktycznym charakterze usługi.

Błąd 3: Traktowanie „obsługi kelnerskiej” zawsze jako gastronomii.Remedium: oceń, czy sprzedajesz posiłki/to warzy (gastronomia 3%), czy wynajmujesz personel (usługa 8,5%).

Błąd 4: Niewyodrębnianie alkoholu > 1,5%.Remedium: osobne pozycje, osobna sprzedaż – 8,5% tylko dla alkoholu.

Przykładowe opisy na fakturze – żeby stawka nie „wyślizgnęła się” w 8,5%

• „Menu cateringowe X – 100 porcji (przygotowanie i sprzedaż posiłków)” – 3%

• „Napoje alkoholowe > 1,5% – pakiet weselny” – 8,5%

• „Obsługa kelnerska (wydawanie posiłków z menu X)” – w ramach usługi gastronomicznej (wtedy warto „skleić” to z pozycją gastronomiczną, jeśli to element świadczenia; unikniesz wrażenia, że to osobna usługa 8,5%)

• „Wynajem personelu kelnerskiego (bez przygotowania/sprzedaży posiłków)” – 8,5%

Kelner, bar i catering na ryczałcie: 3% czy 8,5%? Jak podejść do stawek przy obsłudze gastronomicznej i cateringu – podsumowanie

Po pierwsze, 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. a u.z.p.d.) dotyczy „działalności gastronomicznej” z art. 4 ust. 1 pkt 2 u.z.p.d., czyli „usług związanych z przygotowaniem posiłków oraz sprzedażą posiłków i towarów”.Po drugie, sprzedaż napojów o zawartości alkoholu > 1,5% to 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a) – tylko dla tej części przychodu.Po trzecie, usługi „kelnerskie”:

• jeśli stanowią element usługi gastronomicznej (Twoje posiłki/to warzy, Twoja sprzedaż) – mieszczą się w 3%,

• jeśli są samodzielną usługą pomocniczą (wynajem personelu) – 8,5%.Po czwarte, catering może korzystać z 3%, gdy spełnia definicję działalności gastronomicznej (przygotowanie i sprzedaż posiłków/to warów), bez alkoholu > 1,5% – pamiętając, że organy czasem forsują 8,5%; dlatego zadbaj o opis świadczenia, wyodrębnienie pozycji i – najlepiej – interpretację indywidualną przy modelu skupionym na cateringu.Po piąte, przy miksie stawek prowadź ewidencję tak, aby wyodrębnić przychody; w przeciwnym razie może wejść w grę art. 12 ust. 3 u.z.p.d. i wyższa stawka na całość.