KSeF – uzgodnienia umowne

Blog o podatkach
5 dni temu
3 minut(y) czytania

Nowa era fakturowania wymaga nowych zapisów

Wejście w życie KSeF 2.0 wymusi na przedsiębiorcach nie tylko wdrożenie procedur wewnętrznych, ale również aktualizację postanowień umownych.Umowy handlowe, regulaminy, ogólne warunki współpracy (OWS), czy dokumenty zamówieniowe muszą uwzględniać to, że od 2026 roku faktura papierowa czy PDF nie będzie już wystarczającą podstawą rozliczenia.

Współpraca pomiędzy kontrahentami musi więc zostać dostosowana do nowego sposobu dokumentowania transakcji – w sposób, który jasno określi, kiedy faktura uznawana jest za wystawioną, doręczoną i prawidłową, oraz co zrobić w razie błędu, awarii lub braku możliwości jej pobrania z KSeF.

Dlaczego uzgodnienia umowne są tak ważne

W praktyce, to właśnie treść umowy rozstrzyga wiele sporów dotyczących:

momentu powstania obowiązku zapłaty,
terminu płatności,
czy też sposobu doręczania dokumentów księgowych.

KSeF – uzgodnienia umowne - w modelu KSeF nie można już oprzeć się na tradycyjnym przesłaniu faktury e-mailem, bo sam fakt jej wystawienia w systemie Ministerstwa Finansów oznacza, że dokument już istnieje w obrocie prawnym.

Dlatego strony powinny jednoznacznie określić w umowie:

kiedy faktura jest uznana za skutecznie doręczoną,
w jakiej formie będą przekazywane jej wizualizacje,
oraz jak postępować w razie braku dostępu do KSeF.

Podstawowe elementy, które warto dopisać do umowy

1. Sposób wystawiania i uznania faktury za prawidłową

Umowa powinna wskazywać, że jedyną formą prawidłowego dokumentu księgowego jest faktura wystawiona w KSeF, zgodna z obowiązującymi przepisami.Warto przy tym zastrzec, że faktury wystawione poza KSeF (z wyjątkiem dopuszczalnych trybów offline) nie będą uznawane za ważne ani skuteczne dla celów rozliczeń.

2. Zasady doręczania e-faktur i wizualizacji

Dla przejrzystości współpracy warto doprecyzować, czy:

faktura będzie przekazywana wyłącznie w KSeF,
czy też równolegle – w formie wizualizacji (np. PDF z kodem QR lub linkiem do KSeF).

Jeśli strony dopuszczają wizualizacje, należy zastrzec, że wizualizacja bez kodu weryfikacyjnego nie jest uznawana za dokument księgowy.

3. Sposób przekazywania i identyfikacji załączników

Ponieważ KSeF nie przewiduje przesyłania załączników do faktury, konieczne jest umowne określenie:

w jaki sposób załączniki będą doręczane (np. przez dedykowaną chmurę, e-mail, system CRM),
jak będą powiązane z e-fakturą (np. przez numer KSeF ID lub datę i numer dokumentu).

Brak takiego powiązania może utrudnić audyt i kontrolę rozliczeń.

4. Działanie w trybie offline i offline24

Koniecznie należy wskazać, jak strony postępują w razie:

awarii KSeF,
braku połączenia z Internetem,
lub niemożności wysłania faktury w trybie online.

Warto zastrzec, że w takich sytuacjach faktury wystawione w trybie offline24 muszą zostać przesłane do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a druga strona zostanie o tym poinformowana.

5. Termin doręczenia wizualizacji

Jeśli strony dopuszczają przekazywanie wizualizacji, należy ustalić maksymalny termin – np. do 2 dni roboczych od dnia przesłania e-faktury do KSeF.Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której odbiorca nie ma wglądu w treść faktury, mimo że formalnie istnieje w KSeF.

6. Termin płatności i moment uznania faktury za otrzymaną

Z punktu widzenia księgowego i podatkowego kluczowe jest określenie, od kiedy biegnie termin płatności – czy:

od momentu przesłania faktury do KSeF,
czy od dnia otrzymania wizualizacji.

Warto zastrzec, że termin płatności liczony jest od daty wystawienia faktury w KSeF, ponieważ to ten moment przesądza o jej istnieniu w obrocie prawnym.

7. Obowiązek informowania o błędach lub nieprawidłowościach

Strony powinny zobowiązać się do niezwłocznego informowania o błędach w fakturach lub o przyczynach braku możliwości ich odbioru w KSeF.Taki zapis ma znaczenie dowodowe i chroni obie strony przed zarzutem braku należytej staranności.

Uzgodnienia dodatkowe – dla bardziej złożonych relacji

W przypadku kontraktów długoterminowych, projektowych lub zawierających wiele etapów realizacji, warto również doprecyzować:

proces akceptacji dokumentów źródłowych (np. protokołów odbioru, zestawień kosztów), które stanowią podstawę do wystawienia faktury – z terminem ich dostarczenia, np. do 5. dnia kolejnego miesiąca;
mechanizm faktur częściowych lub zaliczkowych – gdy dane źródłowe spływają z opóźnieniem;
zasady wystawiania korekt in plus – zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, ujętych na bieżąco;
wynagrodzenie bazowe – wystawiane w terminie ustawowym, a dopiero później korygowane po uzyskaniu końcowych danych.

Takie zapisy porządkują obieg dokumentów i chronią przed spóźnionym fakturowaniem, które może skutkować naruszeniem przepisów o VAT.

Przykładowe dodatkowe uzgodnienia

Oprócz elementów podstawowych, warto wprowadzić do umów również regulacje dotyczące:

sposobu porozumiewania się na wypadek błędnych faktur,
zasad identyfikacji załączników przez numer KSeF ID,
sposobu ujmowania dodatkowych danych (np. identyfikatora zamówienia, kodu projektu),
komunikacji w razie awarii lub niedostępności KSeF.

W dużych organizacjach lub grupach kapitałowych można także przewidzieć centralny punkt kontaktu w sprawach związanych z e-fakturowaniem, np. adres e-mail lub dedykowany portal do zgłaszania uwag.