Tryb offline24 – czym jest i dlaczego powstał

Jednym z najciekawszych rozwiązań technicznych wprowadzonych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest tzw. tryb offline24, który umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej z przesuniętym momentem jej przesłania do KSeF. W dużym uproszczeniu, mechanizm ten pozwala podatnikowi natychmiast wprowadzić wizualizację e-faktury do obrotu i przekazać ją nabywcy jeszcze przed tym, jak zostanie ona faktycznie zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów. Wystawca ma na to 24 godziny robocze – czyli do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia.

Zasady te wynikają z projektowanego art. 106nh ust. 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym:„W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie offline, podatnik przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur nie później niż do końca dnia następującego po dniu jej wystawienia.”

Tryb ten został wprowadzony z myślą o zapewnieniu ciągłości procesów sprzedażowych i ograniczeniu ryzyka przestojów w sytuacjach, gdy system KSeF lub integracje po stronie wystawcy działają z opóźnieniem.

Offline24 a natychmiastowe przekazanie faktury nabywcy

Standardowo, przy fakturowaniu „online”, podatnik generuje fakturę w programie księgowym i natychmiast przesyła ją do KSeF. Dopiero po nadaniu numeru KSeF ID może utworzyć czytelną wizualizację faktury (np. w formacie PDF z kodem QR) i przekazać ją kontrahentowi.

W praktyce oznacza to, że dopóki system nie zwróci potwierdzenia przyjęcia faktury, nie ma możliwości wydania jej odbiorcy. Jeśli w danym momencie wystąpią opóźnienia po stronie systemu, proces sprzedaży może zostać zatrzymany – co w działalności detalicznej, gastronomicznej czy hotelarskiej byłoby całkowicie nieakceptowalne.

Tryb offline24 rozwiązuje ten problem. Umożliwia bowiem natychmiastowe wystawienie faktury i wydanie jej wizualizacji nabywcy od razu przy transakcji, bez konieczności oczekiwania na odpowiedź KSeF.

Tryb offline24 – czym jest i dlaczego powstał - wizualizacja takiej faktury powinna zawierać dwa kody QR – pierwszy związany z samą fakturą, a drugi informujący, że dokument został wystawiony w trybie offline i oczekuje na przesłanie do systemu.

Podstawy prawne działania trybu offline24

Podstawy prawne stosowania trybu offline24 określają przepisy ustawy o VAT oraz projektowane rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT:„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

Natomiast art. 106nh ust. 2–6 wprowadza możliwość czasowego odroczenia przesłania faktury do systemu. Celem tych przepisów jest umożliwienie przedsiębiorcy realizacji transakcji nawet wtedy, gdy dostęp do KSeF lub jego wydajność są ograniczone.

Dodatkowo, zgodnie z § 5 projektu rozporządzenia wykonawczego, faktura wystawiona w trybie offline musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie po ustaniu przyczyny braku łączności – nie później niż do końca następnego dnia roboczego.

Dlaczego tryb offline24 ma praktyczny sens

Z punktu widzenia organizacji sprzedaży, tryb offline24 eliminuje tzw. „wąskie gardło” pomiędzy momentem sprzedaży a potwierdzeniem z KSeF. Pozwala uniknąć sytuacji, w których klient oczekuje na fakturę, a sprzedawca nie może jej wygenerować z powodu chwilowego braku połączenia z systemem.

Dla przedsiębiorców oznacza to:

• brak przestojów przy obsłudze klientów,

• możliwość wydania faktury natychmiast po dokonaniu transakcji,

• pełną zgodność z przepisami po przesłaniu faktury w ustawowym terminie,

• bezpieczeństwo podatkowe w sytuacjach technicznych lub serwisowych.

Tryb offline24 może więc stać się realnym standardem działania w branżach o dużej liczbie transakcji jednostkowych – szczególnie tam, gdzie wystawienie faktury stanowi element procesu sprzedaży w czasie rzeczywistym.

Branże, które powinny rozważyć stosowanie trybu offline24

W mojej ocenie, tryb offline24 powinien być rozważany jako stałe rozwiązanie w przedsiębiorstwach, które:

• prowadzą masową sprzedaż na rzecz konsumentów i firm,

• dokonują transakcji z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą,

• obsługują klientów w ruchu (np. podróże służbowe, zakupy w imieniu pracodawcy).

Dotyczy to przede wszystkim takich sektorów jak:

• stacje benzynowe,

• restauracje i punkty gastronomiczne,

• hotele i obiekty noclegowe,

• sklepy detaliczne, supermarkety i e-markety,

• firmy usługowe działające mobilnie (np. serwisy, transport, dostawy).

W tych branżach wydanie wizualizacji faktury natychmiast po sprzedaży często jest niezbędne do rozliczeń wewnętrznych czy podróży służbowych. Brak dokumentu zakupu uniemożliwia szybkie rozliczenie z pracodawcą i może utrudnić identyfikację faktury w KSeF po jej późniejszym wprowadzeniu.

Czy sprzedawcy mogą zrezygnować z offline24?

Oczywiście, sprzedawcy mogą pozostać przy fakturowaniu online, jednak warto rozważyć ryzyko związane z wydajnością systemu. W razie przeciążenia, klient nie otrzyma wizualizacji faktury od razu, co może generować chaos i niezadowolenie.

Z drugiej strony, sprzedawcy mogą próbować obejść problem, informując klientów, że faktura „znajdzie się w KSeF”. Wówczas jednak nabywcy, zwłaszcza działający w imieniu firm, mogą mieć trudności z jej szybkim odnalezieniem lub przypisaniem do odpowiedniego wydatku.

Dlatego w praktyce warto, by przedsiębiorcy masowo obsługujący klientów wprowadzili wewnętrzną zasadę fakturowania w trybie offline24 i zapewnili natychmiastowe wydanie wizualizacji e-faktury przy kasie.

Tryb offline24 – czym jest i dlaczego powstał - podsumowanie

Tryb offline24 to nie tylko rozwiązanie awaryjne, ale w wielu branżach – praktyczny standard działania. Daje przedsiębiorcom elastyczność, pozwala uniknąć opóźnień w wystawianiu faktur i zabezpiecza ciągłość procesów sprzedażowych.

W kontekście nadchodzącego obowiązkowego KSeF, warto już dziś przeanalizować, czy tryb offline24 nie powinien stać się stałym elementem polityki fakturowania w firmie.