Czym jest platforma elektronicznego fakturowania PeF?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PeF) to system teleinformatyczny stworzony w Polsce jako odpowiedź na zobowiązania wynikające z prawa unijnego. Jej zadaniem jest umożliwienie wystawiania, przesyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. W dalszej perspektywie narzędzie to otwiera drogę do stosowania e-faktur także w relacjach B2B, czyli między firmami.

Podstawą prawną dla utworzenia PeF jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. „w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych”. W art. 3 ust. 1 tej dyrektywy wskazano:„Państwa członkowskie zapewniają, aby instytucje zamawiające i podmioty zamawiające otrzymujące faktury elektroniczne zgodne z europejskim standardem fakturowania elektronicznego, a także z dowolnym ze zbiorów elementów syntaktycznych określonych w europejskim standardzie, były zobowiązane do ich przyjmowania i przetwarzania”.

Na tej podstawie w Polsce powstała platforma PeF, wdrażana przez Ministerstwo Finansów we współpracy z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii.

Wiceminister Tadeusz Kościński podkreślał: „Platforma elektronicznego fakturowania będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień”.

Cel wprowadzenia PeF

Najważniejsze cele utworzenia platformy to:

• wdrożenie przepisów dyrektywy 2014/55/UE,

• usprawnienie obiegu dokumentów w zamówieniach publicznych,

• rozwój gospodarki cyfrowej,

• ograniczenie kosztów i zużycia papieru,

• zwiększenie przejrzystości transakcji,

• zmniejszenie liczby błędów i fałszywych faktur.

Minister Jadwiga Emilewicz zaznaczała: „Zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre efekty wejścia w życie nowych przepisów”.

Kogo obejmie obowiązek korzystania z PeF?

Obowiązek przyjmowania faktur za pośrednictwem PeF został powiązany z zakresem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177, z późn. zm.). W art. 3 ust. 1 tej ustawy wskazano, że przepisy stosuje się do:

„1) jednostek sektora finansów publicznych;2) innych niż jednostki sektora finansów publicznych osób prawnych utworzonych w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty te są finansowane w przeważającej części ze środków publicznych, albo podlegają kontroli ze strony podmiotów publicznych, albo gdy ponad połowa członków organów zarządzających lub nadzorczych została wyznaczona przez podmioty publiczne;3) związków podmiotów, o których mowa w pkt 1 i 2”.

W praktyce oznacza to, że odbiorcami faktur ustrukturyzowanych będą gminy, urzędy, szkoły, przedszkola, szpitale czy spółdzielnie.

Dodatkowo w art. 2 pkt 1 Pzp wyjaśniono, że przez „zamawiającego” należy rozumieć „osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz inne podmioty zobowiązane do stosowania ustawy”. To oznacza szeroki krąg instytucji publicznych, które musiały dostosować swoje systemy księgowe do odbioru e-faktur.

Co istotne, zgodnie z komunikatem MPiT, do dnia 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie mieli obowiązku przyjmowania faktur o wartości poniżej 30 tys. euro.

Jak działa platforma elektronicznego fakturowania?

PeF działa jako centralne narzędzie komunikacyjne pomiędzy systemami przedsiębiorców a systemami instytucji publicznych. Faktura przesyłana w formacie ustrukturyzowanym trafia do platformy, a następnie jest przekazywana do zamawiającego, który może ją automatycznie odebrać i zaksięgować.

Czym jest platforma elektronicznego fakturowania PeF? - aby było to możliwe, przedsiębiorcy muszą korzystać z oprogramowania obsługującego wystawianie faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami platformy. Już dziś wiele systemów, jak np. wfirma.pl, udostępnia funkcję: „Faktura elektroniczna ustrukturyzowana”.

PeF jest także powiązana z międzynarodową siecią OpenPEPPOL. Zgodnie z jej regulaminem, system ten zapewnia standardy wymiany dokumentów w całej UE, co umożliwia polskim przedsiębiorcom udział w zagranicznych przetargach.

Konsekwencje i korzyści wdrożenia PeF

Wdrożenie PeF przyniosło wiele wymiernych efektów, takich jak:

• możliwość udziału w zagranicznych zamówieniach publicznych,

• oszczędność czasu w procesie rozliczeń,

• zmniejszenie liczby błędów i oszustw,

• szybszy obieg dokumentów i przyspieszenie płatności,

• obniżenie kosztów obsługi administracyjnej,

• większa przejrzystość finansów publicznych.

Jak podkreślał wiceminister Tadeusz Kościński: „Dla przedsiębiorców oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne”.

Połączenie PeF z KSeF

Warto dodać, że wdrożenie PeF było pierwszym krokiem na drodze do późniejszego uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). PeF dotyczył wyłącznie zamówień publicznych, natomiast KSeF obejmie całość obrotu gospodarczego w Polsce – zarówno w relacjach B2G, jak i B2B.

Zgodnie z art. 106nb ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT):„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

PeF przygotował grunt pod to rozwiązanie, ucząc przedsiębiorców oraz instytucje publiczne pracy z dokumentami w formacie ustrukturyzowanym.

Czym jest platforma elektronicznego fakturowania PeF? – podsumowanie

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PeF) to polski system powiązany z unijną dyrektywą 2014/55/UE, umożliwiający przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w relacjach z administracją publiczną. Obowiązek jej stosowania wynika z ustawy – Prawo zamówień publicznych i dotyczy m.in. gmin, szkół, urzędów czy spółdzielni.

System pozwala na automatyczne odbieranie, przetwarzanie i archiwizowanie faktur, a dzięki integracji z OpenPEPPOL otwiera przedsiębiorcom drogę do zagranicznych zamówień publicznych.

Wdrożenie PeF było pierwszym etapem cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce i fundamentem dla Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2026 r. obejmie wszystkich podatników VAT.