Data wystawienia faktury w KSeF – jak ją prawidłowo ustalić?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych reform w polskim systemie podatkowym od czasu wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Choć wiele osób uważało, że JPK wywrócił księgowość do góry nogami, to w praktyce dopiero KSeF zmienia codzienną pracę przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych. Jednym z elementów, które sprawiają najwięcej wątpliwości, jest ustalenie daty wystawienia faktury.

Do tej pory sprawa była prosta – liczyła się data wskazana na dokumencie. W KSeF sytuacja wygląda inaczej, ponieważ ustawodawca powiązał moment wystawienia faktury z datą jej przesłania do systemu Ministerstwa Finansów. Warto więc dokładnie przyjrzeć się, jak ustawa o VAT reguluje ten temat i jakie konsekwencje wynikają z nowych przepisów.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i kogo obejmie?

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła obowiązek korzystania z KSeF w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których obrót w roku 2024 przekroczył 200 mln zł (tzw. podatnicy duzi),

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców objętych podatkiem VAT.

Podstawę prawną stanowi art. 106nb ustawy o VAT, który brzmi:„Podatnicy są obowiązani do wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

Definicja faktury ustrukturyzowanej

W art. 2 pkt 32a ustawy o VAT ustawodawca wskazał:„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Oznacza to, że faktura ustrukturyzowana nie istnieje poza KSeF – samo jej wygenerowanie w programie księgowym nie daje jej skuteczności prawnej. Dopiero wysłanie i przyjęcie dokumentu przez KSeF sprawia, że faktura jest ważna.

Data wystawienia faktury – przepisy

Najważniejszy jest art. 106na ust. 1 ustawy o VAT:„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur”.

Z kolei art. 106i ust. 1 i 3–4 wskazuje ogólne terminy wystawiania faktur:

• „Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę”,

• w szczególnych przypadkach (np. zaliczki, usługi budowlane, dostawy ciągłe) obowiązują odmienne zasady.

Warto dodać, że art. 19a ust. 7 ustawy o VAT reguluje sytuację spóźnienia:„W przypadku gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4”.

Pole P_1 a DataWytworzeniaFa

W strukturze XML faktury ustrukturyzowanej mamy dwa istotne elementy:

• P_1 – pole, w którym przedsiębiorca wpisuje datę wystawienia faktury,

• DataWytworzeniaFa – automatycznie generowana przez system data i czas utworzenia faktury.

Ministerstwo Finansów w oficjalnych wyjaśnieniach (FAQ KSeF) zaznaczyło:„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury”.

Zatem to data przesłania do KSeF jest kluczowa, a wpis w polu P_1 ma charakter deklaratywny i może różnić się od daty faktycznego wysłania.

Przykłady praktyczne

Przykład 1 – opóźniona wysyłka

Podatniczka wygenerowała fakturę 15 lipca, ale wysłała ją do KSeF dopiero 16 lipca.

• Pole P_1: 15 lipca,

• Data wystawienia w świetle prawa: 16 lipca.

Przykład 2 – wysyłka w ostatniej chwili

Podatnik przesłał fakturę 31 sierpnia o 23:59:59, UPO otrzymał 1 września.

• Pole P_1: 31 sierpnia,

• Data wystawienia: 31 sierpnia.

Przykład 3 – faktura odrzucona

Podatnik wysłał fakturę 30 sierpnia, ale KSeF ją odrzucił. Po poprawkach wysłał ponownie 31 sierpnia.

• Data wystawienia: 31 sierpnia, czyli dzień prawidłowego przesłania.

Znaczenie UPO

Data wystawienia faktury w KSeF – jak ją prawidłowo ustalić? - dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) jest jedynym dowodem, że faktura została skutecznie wprowadzona do obrotu prawnego.

Jeżeli KSeF odrzuci dokument, to nawet jeśli podatnik uważa, że „wysłał fakturę”, to prawnie nie doszło do jej wystawienia. W konsekwencji może narazić się na naruszenie terminu z art. 106i ustawy o VAT.

Data wystawienia a obowiązek podatkowy

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy może być powiązany z datą wystawienia faktury, m.in.:

• przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a),

• przy dostawie książek drukowanych – 60. dnia od wydania towarów (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b),

• przy drukowaniu książek – 90. dnia od wykonania czynności (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c),

• przy usługach ciągłych (najmu, obsługi prawnej) – z upływem terminu płatności (art. 19a ust. 5 pkt 4).

Oznacza to, że w KSeF moment przesłania dokumentu do systemu może bezpośrednio wpływać na datę powstania obowiązku podatkowego, co w praktyce ma ogromne znaczenie.

Porównanie – stare zasady a KSeF

Element	Przed KSeF (papier / PDF)	W KSeF (od 2026 r.)
Data wystawienia	Data wpisana na fakturze przez podatnika	Data przesłania faktury do KSeF (art. 106na ust. 1 VAT)
Moment powstania UPO	Nie dotyczy	Decyduje o skutecznym przyjęciu faktury przez system
Faktura z błędem	Obowiązywała, wymagała korekty	Nie istnieje w obrocie – odrzucona przez KSeF
Weryfikacja	Nabywca sam sprawdzał dokument	Nabywca pobiera fakturę z KSeF

Ryzyka dla przedsiębiorców

1. Nierzetelne dane w polu P_1 – podatnik może wpisać datę wcześniejszą niż dzień wysyłki, ale nie zmienia to faktycznego momentu wystawienia. Organy podatkowe mogą to zakwestionować przy kontroli.

2. Odrzucenie faktury przez KSeF – brak UPO oznacza brak faktury w obrocie prawnym.

3. Przekroczenie terminu 15 dni – jeżeli wysyłka nie zostanie zrealizowana do ustawowego terminu, powstaje obowiązek podatkowy z mocy prawa (art. 19a ust. 7 VAT).

4. Obowiązek aktualizacji systemów księgowych – przedsiębiorcy muszą upewnić się, że ich programy obsługują prawidłowo pola P_1 i integrację z KSeF.

Data wystawienia faktury w KSeF – jak ją prawidłowo ustalić? - podsumowanie

Data wystawienia faktury w KSeF to dzień jej przesłania do systemu Ministerstwa Finansów, a nie dzień jej wygenerowania w systemie księgowym. W praktyce oznacza to, że:

• decydujące znaczenie ma art. 106na ust. 1 ustawy o VAT,

• faktura istnieje dopiero po uzyskaniu UPO,

• pola P_1 i DataWytworzeniaFa mogą różnić się, ale to KSeF „decyduje” o momencie wystawienia,

• błędy w strukturze XML skutkują odrzuceniem faktury,

• data wystawienia w KSeF wpływa na obowiązek podatkowy w VAT (art. 19a ust. 5 i 7),

• przedsiębiorcy powinni zbudować procedury pilnujące terminów i poprawności wysyłek.