KSeF a nowe zasady współpracy z biurami rachunkowymi

Od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym narzędziem w obrocie gospodarczym w Polsce. To oznacza, że każdy podatnik VAT – niezależnie od wielkości firmy – będzie zobowiązany do wystawiania i otrzymywania faktur w postaci elektronicznej poprzez KSeF. Jak wynika z art. 106nb ustawy o podatku od towarów i usług, „Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Obowiązkowe e-fakturowanie to rewolucja w księgowości i podatkach. O ile dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania własnych systemów sprzedażowych, o tyle dla biur rachunkowych stanowi to wyzwanie organizacyjne – trzeba bowiem na nowo ułożyć zasady współpracy z klientami. Ustawodawca przewidział różne możliwości nadawania uprawnień do KSeF i to od ich wyboru będzie zależało, jak sprawnie przebiega wymiana dokumentów i proces księgowania.

Model 1 – klient nie nadaje dostępu do KSeF biuru rachunkowemu

W tym modelu klient mimo obowiązku korzystania z KSeF nie przekazuje biuru rachunkowemu uprawnień do systemu. Zamiast tego przesyła faktury w dotychczasowy sposób – papierowo albo w plikach PDF. Z punktu widzenia prawa jest to dopuszczalne, bo przedsiębiorca jako wystawca faktur odpowiada za ich zgodność z wymogami. Jak wskazuje art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, w tym dostawę towarów i świadczenie usług”.

Problemem w tym modelu jest brak automatyzacji. Biuro nie ma możliwości pobierania dokumentów bezpośrednio z KSeF, co wydłuża proces księgowania. Każda faktura papierowa powinna zawierać numer nadany w KSeF, a dodatkowo przedsiębiorca może być zobowiązany do dostarczenia UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

Biuro rachunkowe, stając przed taką sytuacją, może:

• wytłumaczyć klientowi korzyści z nadania dostępu (szybsza obsługa, mniej pomyłek),

• wymagać od klienta pisemnego oświadczenia, że dostarczane dokumenty są zgodne z KSeF,

• rozważyć podwyższenie wynagrodzenia za obsługę z uwagi na dodatkowe nakłady pracy.

Ten model jest najmniej efektywny z perspektywy biura, choć może być wybierany przez klientów, którzy obawiają się udzielania pełnomocnictw czy nie czują się pewnie w obsłudze systemów informatycznych.

Model 2 – klient nadaje dostęp biuru rachunkowemu jako podmiotowi

Tutaj klient przyznaje uprawnienia nie konkretnej osobie, lecz biuru rachunkowemu jako podmiotowi gospodarczemu. W praktyce oznacza to, że klient używa NIP biura i nadaje mu prawo do korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur oraz pobierania dokumentów.

Plusy tego rozwiązania:

• klient nie musi udostępniać danych osobowych (PESEL), wystarczy NIP biura,

• łatwo zintegrować systemy księgowe z KSeF,

• jeśli w biurze nie ma wielu pracowników, można w prosty sposób zorganizować dostęp do dokumentów.

Jednak są też minusy:

• pracownicy biura, którzy zostaną przypięci do konta, zyskują dostęp nie tylko do faktur klientów, ale i samego biura rachunkowego,

• biuro musi posiadać pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP (zgodnie z przepisami rozporządzenia eIDAS dotyczącymi pieczęci elektronicznych),

• brak możliwości elastycznego zarządzania dostępem – pracownik podpięty do konta widzi dane wszystkich klientów, a nie tylko wybranych.

Ten model może być atrakcyjny dla małych biur, ale w większych organizacjach wiąże się z ryzykiem niepotrzebnego ujawniania danych.

Model 3 – klient nadaje dostęp właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej

To model najczęściej rekomendowany i w praktyce najbardziej korzystny dla obu stron. Klient nadaje uprawnienia właścicielowi biura jako osobie fizycznej, a ten – mając prawo do zarządzania dostępami – samodzielnie przydziela uprawnienia pracownikom.

Art. 106nh ust. 5 ustawy o VAT przewiduje wprost, że „Podmiot, któremu nadano uprawnienia, może nadawać dalsze uprawnienia w zakresie określonym przez podatnika”. Dzięki temu właściciel biura działa jako „pośrednik”, który odciąża klienta od konieczności każdorazowego nadawania czy odbierania uprawnień.

Zalety tego modelu:

• klient wykonuje tylko jedną czynność (nadaje dostęp właścicielowi),

• biuro ma pełną kontrolę nad zarządzaniem pracownikami i ich dostępem,

• łatwiej ustalić odpowiedzialność – system KSeF prowadzi logi działań użytkowników, więc można zidentyfikować autora błędu.

Wady:

• właściciel biura musi udostępnić swój numer PESEL,

• w razie jego nieobecności (np. dłuższa choroba) mogą pojawić się problemy z nadawaniem nowych dostępów, jeśli wcześniej nie przydzielił uprawnień swoim pracownikom.

Ten model sprawdza się szczególnie tam, gdzie klienci oczekują minimalizacji własnego zaangażowania i chcą, aby to biuro zajęło się całą organizacją pracy.

Model 4 – klient nadaje dostęp wybranemu pracownikowi biura rachunkowego

W tym modelu klient wskazuje konkretną osobę – pracownika biura – i to ona uzyskuje dostęp do faktur w KSeF. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać praktyczne, bo klient ma bezpośredni kontakt z przypisanym księgowym. Jednak rozwiązanie to ma istotne wady.

Po pierwsze, przy każdej zmianie pracownika (odejście z pracy, urlop, zmiana działu) klient musi ponownie nadać lub odebrać uprawnienia. Po drugie, właściciel biura traci kontrolę nad przepływem danych – nie ma pewności, że w razie rotacji w zespole dostęp zostanie odpowiednio zaktualizowany.

Aby się zabezpieczyć, można wprowadzić dodatkowe umowy, w których znajdą się zapisy dotyczące odpowiedzialności pracownika. Mogą one wskazywać m.in.:

• imię i nazwisko osoby mającej dostęp do KSeF,

• zakres uprawnień (np. odczyt faktur, wystawianie, nadawanie dalszych dostępów),

• odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku niewłaściwego korzystania z systemu.

Ten model ma sens przy małych firmach, gdzie rotacja pracowników jest niska, a współpraca z księgowym odbywa się w stałym, niezmiennym składzie.

KSeF a nowe zasady współpracy z biurami rachunkowymi – podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie od 2026 r. zmieni sposób działania przedsiębiorstw i biur rachunkowych. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, „Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione”. To oznacza, że dokumenty będą zawsze dostępne, ale kwestia tego, kto i w jaki sposób ma do nich dostęp, zależy od ustaleń między stronami.

Każdy z czterech modeli współpracy ma swoje plusy i minusy:

• Model 1 – pełna odpowiedzialność klienta, biuro działa manualnie i wolniej,

• Model 2 – wygodna integracja, ale ryzyko ujawniania danych biura,

• Model 3 – najlepsze rozwiązanie organizacyjne, bo daje właścicielowi biura kontrolę i elastyczność,

• Model 4 – prostota w przypadku stabilnego składu kadry, ale kłopotliwy przy częstej rotacji.

KSeF a nowe zasady współpracy z biurami rachunkowymi - ostateczny wybór modelu należy do klienta. Biura rachunkowe powinny jednak zawczasu przygotować wzory umów i procedury dotyczące nadawania uprawnień w KSeF, aby uniknąć chaosu po 1 kwietnia 2026 r.