KSeF – podręcznik KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów uruchomiło nową, w pełni zaktualizowaną stronę poświęconą Krajowemu Systemowi e-Faktur w wersji 2.0:👉 https://ksef.podatki.gov.pl To obecnie najważniejsze źródło informacji o KSeF, obejmujące zarówno najnowsze komunikaty, jak i oficjalne materiały edukacyjne.W zakładce „Pliki do pobrania” znalazł się długo oczekiwany dokument – Podręcznik KSeF 2.0, czyli kompleksowy przewodnik po zasadach działania systemu.

Podręcznik KSeF 2.0 – 4 części, ponad 320 stron praktycznych wyjaśnień

Nowa wersja podręcznika została podzielona na cztery obszerne części, obejmujące zarówno zagadnienia techniczne, jak i organizacyjne:

Część I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF

Pierwsza część wprowadza w podstawowe założenia systemu, omawia najważniejsze daty i etapy wdrożenia KSeF, a także metody uwierzytelnienia użytkowników.Znajdziemy tu także opis kroków, jakie należy podjąć, aby skutecznie uruchomić KSeF w organizacji, oraz szczegółowe wyjaśnienie modelu uprawnień – w tym różnice między uprawnieniami pierwotnymi i wtórnymi, a także kwestie pełnomocnictw i tokenów.

Część II – Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF

Druga część skupia się na praktycznym procesie fakturowania.Omówiono tu:

• sposób wystawiania e-faktur,

• proces ich odbioru przez nabywców,

• warunki nadania numeru KSeF ID,

• a także zalecenia dotyczące poprawnego wypełniania schemy FA(3).Część II zawiera również wytyczne techniczne związane z wysyłką plików XML oraz przetwarzaniem komunikatów systemowych (UPO, błędy, komunikaty zwrotne).

Część III – Dodatkowe funkcjonalności KSeF

W tej części przedstawiono rozwiązania rozszerzające funkcjonalność systemu, m.in.:

• mechanizmy integracji z oprogramowaniem zewnętrznym,

• obsługę trybu offline24,

• zasady działania Aplikacji Podatnika i Aplikacji Mobilnej,

• oraz przykłady zastosowania w różnych modelach fakturowania.To właśnie tutaj pojawiły się szczegółowe opisy pól opcjonalnych w strukturze FA(3) oraz rekomendacje dla integratorów IT.

Część IV – KSeF w JST, grupach VAT i zamówieniach publicznych

Ostatnia część podręcznika omawia najbardziej zaawansowane przypadki zastosowania KSeF, w tym:

• wystawianie i odbiór e-faktur przez Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST),

• zasady działania w Grupach VAT,

• a także specyfikę fakturowania w ramach egzekucji komorniczej i zamówień publicznych.

KSeF – podręcznik KSeF 2.0 - to rozdział szczególnie przydatny dla jednostek sektora publicznego i dużych organizacji, które planują centralizację dostępu do systemu i zarządzanie wieloma jednostkami podrzędnymi.

Co nowego na stronie KSeF

Nowy portal Ministerstwa Finansów to nie tylko podręcznik.Znajdziemy tam także:

• zegar odliczający czas do obowiązkowego wdrożenia e-fakturowania,

• kalendarium wydarzeń, w tym webinary i szkolenia,

• oraz sekcje dedykowane poszczególnym grupom użytkowników:

  • JDG i MŚP,

  • dużym firmom,

  • oraz księgowym i biurom rachunkowym.

KSeF – podręcznik KSeF 2.0 - To duży krok naprzód względem wcześniejszej odsłony serwisu.Materiały są lepiej uporządkowane, mają praktyczny charakter i rzeczywiście odpowiadają na część najczęściej pojawiających się pytań przedsiębiorców.

KSeF 2.0 – lepiej przygotowany, ale wciąż trudny językowo

Warto zauważyć, że Ministerstwo Finansów – przynajmniej na poziomie treści – wyciągnęło wnioski z wdrożenia KSeF 1.0.Nowe opracowania są bardziej merytoryczne, uporządkowane i szczegółowe.Nie zmienia to jednak faktu, że język, którym posługują się autorzy, wciąż pozostaje dość techniczny i mało przyjazny użytkownikom nieposiadającym zaplecza IT.

Dlatego duże znaczenie mogą mieć zapowiadane wydarzenia edukacyjne z cyklu „Środy z KSeF”, które – jak zapowiada resort – mają tłumaczyć poszczególne zagadnienia „ludzkim językiem”.To właśnie takie działania będą kluczowe dla praktycznego przygotowania przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych do realnego wdrożenia systemu.

KSeF – podręcznik KSeF 2.0 - podsumowanie

Udostępnienie Podręcznika KSeF 2.0 i uruchomienie nowej wersji strony Ministerstwa Finansów to ważny etap przygotowań do wejścia w obowiązkowe e-fakturowanie.Zaktualizowane materiały są obszerne, szczegółowe i stanowią solidną bazę do pracy dla biur rachunkowych oraz przedsiębiorców planujących wdrożenie KSeF w swoich organizacjach.

Jednocześnie, mimo poprawionej struktury, dokument nadal wymaga „przekładu” na język praktyki – dlatego w kolejnych miesiącach szczególnie istotne będzie wsparcie merytoryczne środowiska księgowego i doradczego.