KSeF – udzielenia uprawnień dla Biura Rachunkowego

Dlaczego temat uprawnień jest kluczowy

W poprzednim artykule pisaliśmy o możliwych modelach współpracy pomiędzy Klientem a Biurem Rachunkowym w kontekście KSeF 2.0. Każdy z tych modeli – niezależnie od przyjętej formuły – opiera się na jednym filarze: udzieleniu odpowiednich uprawnień. Bez tego biuro rachunkowe nie będzie w stanie odbierać, importować ani weryfikować faktur w imieniu Klienta.

Udzielenie uprawnień to jednak nie tylko formalność techniczna. To kwestia odpowiedzialności, bezpieczeństwa i transparentności, dlatego każda decyzja w tym zakresie powinna być przemyślana i precyzyjnie udokumentowana.

Zasada pierwsza – pełnomocnictwo pisemne

Jeśli biuro rachunkowe ma działać w imieniu klienta w jakimkolwiek zakresie w KSeF, pierwszym krokiem jest pisemna zgoda Klienta. Nie wystarczy ustne potwierdzenie ani e-mail – zgoda musi być udzielona w sposób jednoznaczny, określający:

• zakres czynności, do których biuro uzyskuje dostęp,

• cel udzielenia uprawnienia,

• oraz czas obowiązywania upoważnienia (np. na okres umowy księgowej).

Najlepiej, jeśli dokument ten stanowi załącznik do umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, a nie osobny, luźny wniosek. Tylko w ten sposób biuro może skutecznie zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych nieporozumień.

Zasada druga – klient musi mieć uprawnienie pierwotne

KSeF – udzielenia uprawnień dla Biura Rachunkowego - nie każdy przedsiębiorca może od razu nadać biuru uprawnienia w KSeF.Zgodnie z art. 106nd ust. 1 ustawy o VAT, uprawnienia pierwotne (właścicielskie) przysługują tylko podatnikowi – czyli osobie fizycznej prowadzącej działalność (JDG) albo osobie prawnej reprezentowanej przez członka zarządu.

Jeżeli klient jest spółką, fundacją lub innym podmiotem prawnym, pierwszą osobę uprawnioną należy zgłosić na formularzu ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.Dopiero po zarejestrowaniu tej osoby jako tzw. „KSeF Mastera”, możliwe jest udzielenie uprawnień wtórnych – np. dla biura rachunkowego.

Ważne:

• pełnomocnictwo PPO-1 nie obejmuje działań w KSeF,

• biuro rachunkowe nie może złożyć ZAW-FA w imieniu klienta – musi to zrobić sam podatnik,

• osoba zgłoszona na ZAW-FA powinna również nadać uprawnienia samej sobie, aby mieć pełen zakres dostępu (zarówno właścicielskiego, jak i technicznego).

Zasada trzecia – rodzaje uprawnień dla biura rachunkowego

Udzielane uprawnienia w KSeF mogą mieć różny charakter – w zależności od modelu współpracy i poziomu zaufania pomiędzy stronami.

1. Uprawnienia dla podmiotu (biura rachunkowego)

Zazwyczaj obejmują dwa główne zakresy:

• dostęp do faktur w KSeF – umożliwia biuru import faktur sprzedażowych i zakupowych klienta,

• wystawianie e-faktur w imieniu klienta – wyłącznie w sensie technicznym (przesłanie pliku XML do KSeF).

2. Uprawnienia dla osoby fizycznej (pracownika biura)

To tzw. uprawnienia imienne, które mogą być znacznie szersze.Oprócz podstawowych funkcji (wystawianie i odbiór faktur) mogą obejmować:

• przegląd historii sesji i generowanie UPO,

• tworzenie jednostek zależnych (IDWew),

• udzielanie dalszych uprawnień innym osobom.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa i zgodności z zasadą minimalizacji dostępu, rekomendowane jest, by księgowy lub opiekun klienta przyjmował wyłącznie te dwa pierwsze uprawnienia – odbiór i ewentualne wystawienie e-faktur.

Kiedy samo uprawnienie do faktur to za mało

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że biuru rachunkowemu wystarczy samo uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF.

Tymczasem Aplikacja Podatnika rozróżnia dwa oddzielne zakresy:

• dostęp do faktur,

• przegląd historii sesji i generowanie UPO.

Dlaczego to tak istotne? Bo samo uprawnienie do faktur nie daje możliwości podglądu ani pobrania UPO – czyli dokumentu potwierdzającego skuteczne przesłanie e-faktury do systemu.

Bez UPO biuro nie może jednoznacznie ustalić:

• kiedy faktura została faktycznie przesłana i zarejestrowana w KSeF,

• kiedy nadano jej numer KSeF ID,

• oraz czy faktura zakupowa została już odebrana (a więc od kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT).

Brak tej wiedzy utrudnia kontrolę rozliczeń, zwłaszcza gdy faktura trafiła do KSeF z opóźnieniem lub została wystawiona w trybie offline.

Znaczenie UPO w praktyce

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to podstawowy dowód, że faktura została skutecznie przesłana do KSeF i otrzymała swój unikalny identyfikator. Bez UPO nie ma pewności, że dokument istnieje w obrocie prawnym.

Dla biura rachunkowego ma to ogromne znaczenie:

• przy ustalaniu momentu ujęcia faktury w ewidencji VAT,

• przy analizie terminu odliczenia VAT naliczonego,

• przy rozliczaniu korekt i faktur przesłanych z opóźnieniem,

• przy wykazaniu należytej staranności wobec organów podatkowych.

Dlatego biura rachunkowe powinny testować uprawnienia już teraz, zwłaszcza w zakresie wglądu do historii sesji i możliwości generowania UPO. W praktyce może się bowiem okazać, że bez tego dostępu biuro nie będzie w stanie zweryfikować poprawności rozliczeń ani momentu wystawienia faktury.

Zalecenia praktyczne dla biur rachunkowych

1. Wymagaj pisemnej zgody na dostęp do KSeF, określającej zakres i cel udzielenia uprawnień.

2. Sprawdź, czy klient ma aktywnego „KSeF Mastera” – jeśli nie, poinstruuj go o konieczności złożenia ZAW-FA.

3. Odbieraj wyłącznie niezbędne uprawnienia – dostęp do faktur i ewentualne wystawianie e-faktur.

4. Zweryfikuj możliwość generowania UPO – sprawdź, czy dostęp techniczny obejmuje historię sesji i potwierdzenia odbioru.

5. Zadbaj o bezpieczeństwo tokenów i certyfikatów – traktuj je jak dane wrażliwe.

6. Zaktualizuj umowy z klientami, doprecyzowując zasady nadawania i cofania uprawnień.

KSeF – udzielenia uprawnień dla Biura Rachunkowego - podsumowanie

Wejście w KSeF 2.0 to nie tylko zmiana technologiczna, ale i przewartościowanie zasad odpowiedzialności między klientem a biurem rachunkowym. Bez właściwie nadanych uprawnień biuro nie będzie mogło działać w imieniu klienta ani skutecznie kontrolować poprawności dokumentów.

Warto więc już teraz:

• przetestować proces nadawania uprawnień,

• ustalić, jakie dane są widoczne w KSeF,

• i upewnić się, że biuro ma dostęp nie tylko do faktur, ale także do UPO – jedynego dowodu, że faktura faktycznie istnieje w systemie.

Bo w świecie KSeF to nie moment wysyłki decyduje o skuteczności faktury, lecz moment nadania UPO.