KSeF – zasady rozliczeń delegacji

Nowa rzeczywistość w rozliczaniu podróży służbowych

Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele codziennych procesów firmowych będzie wymagało dostosowania.Jednym z nich są rozliczenia delegacji i podróży służbowych – obszar pozornie prosty, ale w praktyce bardzo złożony, bo dotykający tysięcy drobnych transakcji realizowanych przez pracowników każdego dnia. Mówimy tu nie tylko o rozliczeniach klasycznych delegacji pracowniczych, ale również o sytuacjach, w których przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) lub przedstawiciel spółki musi udokumentować poniesione wydatki przed biurem rachunkowym.

Stacje benzynowe, hotele, restauracje, bilety autostradowe, parkingi czy punkty gastronomiczne – to właśnie te dokumenty staną się testem praktycznego działania KSeF w realnym obiegu gospodarczym.

KSeF a skala obrotu faktur

Ministerstwo Finansów zapewnia, że system KSeF został przygotowany do obsługi nawet 52 milionów faktur dziennie – co odpowiada przepustowości na poziomie około 2 500 dokumentów na sekundę.To optymistyczna wiadomość, szczególnie w kontekście dążenia do fakturowania w czasie rzeczywistym (tryb online).

W praktyce jednak nie każda firma będzie korzystać z fakturowania online – wiele podmiotów rozważa stałe stosowanie trybu offline24, który pozwala na przesłanie faktury do KSeF z jednodniowym opóźnieniem.I to właśnie ten wybór (online vs. offline24) będzie miał ogromne znaczenie przy rozliczeniach delegacji.

Offline, wizualizacje i praktyka dnia codziennego

Wyobraźmy sobie typową sytuację: pracownik w podróży służbowej tankuje samochód służbowy na stacji benzynowej „gdzieś przy autostradzie”.Sieć padła, terminale nie działają, połączenia z KSeF brak. Pracownik płaci gotówką z zaliczki na delegację i prosi o fakturę.

W systemie KSeF faktura zostanie przesłana dopiero po przywróceniu łączności, ale wizualizacji może w ogóle nie dostać — zwłaszcza jeśli stacja działa w trybie offline24.W efekcie przy rozliczeniu delegacji w biurze rachunkowym pojawia się problem:brak papierowego dokumentu i brak natychmiastowej możliwości zweryfikowania faktury w KSeF.

Oczywiście pracownik może żądać wydania wizualizacji (np. w formie PDF z kodem QR), ale w praktyce sprzedawca nie ma takiego obowiązku.A jeśli faktura trafi do KSeF z opóźnieniem, to identyfikacja konkretnego dokumentu — szczególnie przy wielu podobnych transakcjach — może być czasochłonna.

Identyfikacja osoby dokonującej zakupu

KSeF – zasady rozliczeń delegacji - drugi, równie istotny problem dotyczy powiązania wydatku z konkretną osobą lub jednostką organizacyjną.W przypadku faktur delegacyjnych często trudno jednoznacznie wskazać, którego pracownika lub jakiego projektu dana faktura dotyczy.

Tu teoretycznie pomóc ma Aplikacja Mobilna KSeF i możliwość posługiwania się tzw. wizytówką podatnika – czyli kodem QR zawierającym dane firmy.Pracownik może udostępnić ten kod sprzedawcy, aby ten sczytał dane i automatycznie uzupełnił pola faktury.

Ale w praktyce pojawia się kilka pytań:

• czy dana stacja benzynowa, hotel lub restauracja ma techniczne możliwości odczytania takiego kodu?

• czy pracownik zawsze będzie o tym pamiętał?

• czy sprzedawca nie pomyli się przy wpisywaniu danych lub IDWew?

Z punktu widzenia rozliczeń księgowych takie ryzyka są realne i wymagają wcześniejszego uregulowania w procedurach.

Jak uporządkować proces rozliczania delegacji w firmie

Każda organizacja – niezależnie od wielkości – powinna przeanalizować obecny obieg dokumentów delegacyjnych i wdrożyć jasne zasady postępowania w środowisku KSeF.

W szczególności warto określić:

1. Jakie dokumenty kwalifikują się do rozliczenia – np. czy akceptujemy tylko e-faktury z KSeF, czy także wizualizacje z kodem QR.

2. Jak postępować w przypadku braku wizualizacji – np. czy pracownik ma obowiązek wskazać dane transakcji (NIP sprzedawcy, data, kwota), aby umożliwić późniejsze wyszukanie dokumentu w KSeF.

3. Kto odpowiada za weryfikację poprawności faktury – pracownik, dział administracji czy biuro rachunkowe.

4. Jak postępować z dokumentami spoza KSeF – np. bilety autostradowe, paragony za przejazdy, noty obciążeniowe, które wciąż funkcjonują w obiegu tradycyjnym.

5. Jak dokumentować przypadki braku faktury w KSeF – np. oświadczenie o braku dokumentu z przyczyn niezależnych, co pozwoli uniknąć problemów podatkowych.

Takie procedury nie tylko porządkują proces, ale też stanowią dowód należytej staranności w przypadku kontroli.

Delegacje a odpowiedzialność za dokumentację

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT:

„Podatnik wystawia fakturę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z zastrzeżeniem art. 106nb–106nd”.

Z kolei odbiorca (czyli firma, której pracownik dokonuje wydatku) nie ma obowiązku aktywnie potwierdzać odbioru faktury, ale musi zapewnić, że jest ona możliwa do zidentyfikowania i powiązania z konkretną transakcją.

Dlatego każdy wydatek delegacyjny, nawet jeśli nie posiada jeszcze wizualizacji, powinien zostać zgłoszony i opisany w systemie obiegu dokumentów, tak aby można było go powiązać z właściwą e-fakturą po jej przesłaniu do KSeF.

Praktyczne rekomendacje dla firm

• Stwórz procedurę rozliczeń delegacji w środowisku KSeF, uwzględniając obieg dokumentów online i offline.

• Wprowadź wzór oświadczenia pracownika na wypadek braku faktury w KSeF w dniu rozliczenia podróży.

• Ustal zasady korzystania z wizytówki KSeF – kto ją posiada, jak ją przekazuje i jak kontrolować poprawność użycia.

• Zadbaj o świadomość pracowników – krótkie szkolenie z obsługi KSeF w kontekście delegacji może oszczędzić wiele problemów w praktyce.

• Ustal sposób komunikacji z biurem rachunkowym – kto, kiedy i w jakiej formie przekazuje dane o fakturach delegacyjnych.

KSeF – zasady rozliczeń delegacji - podsumowanie

KSeF wprowadza nową rzeczywistość dla rozliczeń delegacji.Zamiast zbierać papierowe faktury i paragony, pracownicy będą musieli nauczyć się funkcjonować w świecie e-faktur, kodów QR i numerów KSeF ID.

Nie zawsze jednak sprzedawca zapewni im wizualizację, a nie każda faktura będzie dostępna natychmiast w systemie.Dlatego opracowanie procedur rozliczania delegacji jest konieczne – zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego, jak i zwykłej logistyki firmowej.

Dobrze przygotowana procedura to nie tylko porządek w dokumentach, ale też realna ochrona przedsiębiorcy przed błędami, brakiem faktur i utrudnieniami w rozliczeniach.