KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Zacznijmy od należytej staranności

Wdrożenie KSeF to nie tylko IT

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to znacznie więcej niż tylko aktualizacja oprogramowania.To proces, który wymaga przemyślenia całej struktury obiegu dokumentów w firmie – od momentu ich wystawienia, przez akceptację i rozliczenie, aż po archiwizację.

Wiedza o tym, czym jest KSeF i jak technicznie wystawić e-fakturę, to zaledwie wierzchołek góry lodowej.Prawdziwym wyzwaniem będzie zorganizowanie procesów wewnętrznych, tak aby system działał sprawnie, bez ryzyka błędów, a każda faktura była prawidłowo zweryfikowana, przekazana i zaksięgowana.

Procedury wewnętrzne – fundament wdrożenia KSeF

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania od 2026 roku, każda firma – niezależnie od wielkości – powinna przyjąć i udokumentować zestaw procedur wewnętrznych dotyczących korzystania z KSeF.

Do najważniejszych należą m.in.:

• procedury nadawania i odbierania uprawnień do systemu,

• zasady wystawiania, odbioru i akceptacji e-faktur,

• procesy dotyczące archiwizacji i weryfikacji poprawności danych,

• oraz procedury należytej staranności w obrocie fakturami VAT.

To właśnie te ostatnie wymagają obecnie największej uwagi – ich znaczenie wzrośnie wraz z obowiązkowym KSeF.

Czym jest procedura należytej staranności

Procedury należytej staranności stanowią zestaw działań, które mają zapewnić, że przedsiębiorca:

• współpracuje z wiarygodnymi kontrahentami,

• otrzymuje i rozlicza prawidłowe faktury,

• a jego prawo do odliczenia VAT nie zostanie zakwestionowane przez organ podatkowy.

KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Zacznijmy od należytej staranności - dotychczas koncentrowano się na weryfikacji kontrahentów (np. sprawdzeniu rejestracji VAT, białej listy, czy historii współpracy). Po wprowadzeniu KSeF zakres należytej staranności poszerza się – o nowe obowiązki związane z weryfikacją samych e-faktur i ich wizualizacji.

Weryfikacja e-faktury i jej wizualizacji

Każda e-faktura przesyłana przez KSeF posiada unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID) oraz kod QR umożliwiający jej sprawdzenie w systemie.Ministerstwo Finansów wskazuje, że brak kodu QR lub rozbieżności między fakturą a jej wizualizacją mogą budzić wątpliwości co do prawidłowości wystawienia dokumentu.

Przykładowe sytuacje wymagające czujności:

• faktura nie zawiera kodu QR lub linku weryfikacyjnego,

• kod QR nie odsyła do dokumentu w systemie,

• dane w wizualizacji (np. pozycje towarów, kwoty) różnią się od danych w strukturze XML,

• faktura pochodzi od podmiotu, który nie powinien już wystawiać dokumentów poza KSeF.

Brak kodu QR może oznaczać, że:

• dokument nie jest e-fakturą,

• został wystawiony poza KSeF wbrew obowiązkowi,

• albo pochodzi od nieuprawnionego wystawcy.

Dlaczego to takie ważne

Weryfikacja poprawności e-faktury nie jest jedynie formalnością – to realna ochrona interesów podatnika.

Nieprawidłowo wystawiona faktura może:

• pozbawić przedsiębiorcę prawa do odliczenia VAT,

• stanowić podstawę nieuprawnionego odliczenia po stronie wystawcy,

• lub być próbą wyłudzenia (scam), coraz częściej spotykaną w dużych firmach, które miesięcznie przetwarzają tysiące dokumentów.

Dlatego w ramach procedur wewnętrznych warto określić:

• kto weryfikuje poprawność kodu QR,

• w jakim momencie (przy odbiorze czy przy księgowaniu),

• oraz jak reagować na wykryte nieprawidłowości (np. zgłoszenie do działu księgowości, blokada płatności, kontakt z kontrahentem).

Błędna e-faktura a obowiązek rozliczenia

Ministerstwo Finansów w swoich komunikatach przyznaje, że samo otrzymanie e-faktury w KSeF nie oznacza obowiązku jej rozliczenia podatkowego.Jeżeli podatnik nie zgadza się z treścią faktury (np. błędna cena, ilość, pozycja towarowa), może:

• odmówić jej akceptacji w systemie finansowym,

• wystąpić do wystawcy o korektę,

• lub oznaczyć ją jako fakturę sporną w obiegu wewnętrznym.

Jednak w praktyce to podatnik musi być w stanie zidentyfikować, z którą fakturą się nie zgadza – co przy setkach dokumentów miesięcznie wymaga dobrze zorganizowanego procesu.

Procedury weryfikacyjne a bezpieczeństwo obrotu

Wdrożenie KSeF to doskonała okazja do przejrzenia całego systemu bezpieczeństwa w firmie.Procedury należytej staranności powinny obejmować nie tylko aspekty podatkowe, ale także cyberbezpieczeństwo i kontrolę autentyczności dokumentów.

W szczególności warto:

• stosować automatyczne narzędzia do walidacji e-faktur i kodów QR,

• wprowadzić obowiązek weryfikacji faktur z nowych źródeł (np. po zmianie dostawcy),

• przeszkolić pracowników z rozpoznawania prób wyłudzeń i nieprawidłowości w wizualizacjach,

• prowadzić rejestr faktur spornych i podejrzanych.

KSeF – jakie procedury warto rozważyć? Zacznijmy od należytej staranności - Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów, ale także kulturę obiegu informacji w przedsiębiorstwie.Wraz z obowiązkowym KSeF konieczne stanie się wprowadzenie procedur wewnętrznych, w tym zaktualizowanych procedur należytej staranności, które:

• zabezpieczą prawo do odliczenia VAT,

• ograniczą ryzyko błędów i wyłudzeń,

• oraz pozwolą utrzymać kontrolę nad procesem fakturowania.

To nie tylko wymóg zgodności z przepisami, ale również element odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem w firmie.W KSeF liczy się nie tylko technologia – liczy się także procedura.