Likwidacja kasy fiskalnej – możliwe działania w przypadku utraty kasy

W analizowanym przypadku właściciel firmy jednoosobowej przekazał kasę fiskalną do utylizacji, jednak nie został sporządzony protokół potwierdzający przekazanie, a jedynym potwierdzeniem jest wiadomość SMS. Dodatkowo, firma zajmująca się kasami została sprzedana, a nowy właściciel nie wie, co się stało z kasą fiskalną. Właściciel firmy chce zlikwidować działalność, jednak napotkał problem z rozliczeniem kasy fiskalnej.

W opisanej sytuacji istnieje możliwość zgłoszenia likwidacji kasy fiskalnej, jednak konieczne będzie zrozumienie obowiązujących przepisów oraz przystąpienie do odpowiednich procedur.

Zasady likwidacji kasy fiskalnej

Zgodnie z § 34 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r. poz. 816, dalej: r.k.r.), w przypadku zakończenia używania kasy fiskalnej podatnik ma obowiązek przeprowadzić szereg działań, zanim kasa zostanie wyrejestrowana. Przepis ten stanowi:

"W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub zakończenia pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia."

Likwidacja kasy fiskalnej – możliwe działania w przypadku utraty kasy - w związku z powyższymi przepisami, podstawowym krokiem w procesie likwidacji kasy fiskalnej jest dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej, który musi być przeprowadzony w obecności serwisanta oraz sporządzenie odpowiedniego protokołu. Taki protokół, wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym, należy przekazać do urzędu skarbowego w terminie 5 dni.

Brak protokołu z utylizacji kasy

W opisywanej sytuacji kasa została przekazana do utylizacji bez sporządzenia protokołu, a firma zajmująca się kasami nie jest w stanie odnaleźć kasy. Taki stan rzeczy powoduje, że podatnik nie może spełnić wymogu odczytu pamięci fiskalnej i sporządzenia protokołu. W takim przypadku, możliwe jest zastosowanie procedur przewidzianych w przypadku utraty kasy.

Utrata kasy fiskalnej

Zgodnie z § 10 ust. 1 r.k.r., w przypadku utraty kasy, podatnik ma obowiązek:

"1) niezwłocznie powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego;2) poddać kasę, przed jej ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu."

Przepis ten odnosi się głównie do sytuacji, w których kasa zostaje utracona w wyniku kradzieży lub innych zdarzeń losowych. W takim przypadku podatnik musi zgłosić fakt utraty kasy do naczelnika urzędu skarbowego, jednak nie ma możliwości odczytu pamięci fiskalnej.

W tym kontekście, zgłoszenie na policję, które zostało dokonane przez właściciela firmy, może pełnić rolę dodatkowego potwierdzenia, że podatnik dołożył należytej staranności w próbie odzyskania kasy.

Możliwość zgłoszenia likwidacji kasy

W opisanej sytuacji, można zgłosić pisemnie likwidację kasy fiskalnej, załączając do zgłoszenia potwierdzenie zgłoszenia na policję oraz opis sytuacji. Choć brak możliwości sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej może stanowić problem formalny, zgłoszenie utraty kasy i wyjaśnienie okoliczności może być uzasadnione na podstawie analogicznych procedur dotyczących kradzieży lub utraty kasy.

Warto w takim zgłoszeniu przedstawić wszystkie dostępne dowody, takie jak komunikacja z firmą zajmującą się kasami fiskalnymi (np. SMS potwierdzający przekazanie kasy), zgłoszenie na policję oraz inne dokumenty potwierdzające brak możliwości odnalezienia kasy.

Likwidacja kasy fiskalnej – możliwe działania w przypadku utraty kasy - podsumowanie

W przypadku braku możliwości sporządzenia protokołu odczytu pamięci fiskalnej i zaginięcia kasy fiskalnej, podatnik powinien zgłosić fakt utraty kasy do urzędu skarbowego, załączając dokumentację potwierdzającą podjęte działania, w tym zgłoszenie na policję. Podobne procedury przewidziane są w § 10 ust. 1 r.k.r. w przypadku kradzieży kasy fiskalnej. Choć nie jest to standardowa procedura, zgłoszenie utraty kasy i próby jej odnalezienia mogą zostać uznane przez urząd skarbowy.