Uwierzytelnienie w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie teleinformatyczne, które na mocy ustawy o VAT stało się integralną częścią systemu rozliczeń podatkowych w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawienie faktury poza KSeF – poza wyjątkami określonymi w przepisach – nie będzie możliwe. Autoryzacja w systemie to proces niezbędny, aby podatnik lub osoby przez niego upoważnione mogły wystawiać i odbierać faktury.

Podstawą prawną funkcjonowania KSeF są przepisy dodane do ustawy o VAT, w szczególności art. 106nb–106ne ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.).

Dla przykładu:

• art. 106nb ust. 1: „Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

• art. 106nb ust. 8: „Dniem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień nadania jej numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur”.

• art. 106nd ust. 1: „Podatnik wystawiający fakturę ustrukturyzowaną może upoważnić inne osoby do wykonywania w jego imieniu czynności w Krajowym Systemie e-Faktur”.

• art. 106nd ust. 3: „Upoważnienia, o których mowa w ust. 1, są zgłaszane do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA”.

• art. 106nd ust. 4: „Podatnik, który udzielił upoważnienia, odpowiada za czynności wykonane przez osobę upoważnioną w Krajowym Systemie e-Faktur, jak za czynności wykonane przez siebie”.

Te przepisy jasno określają, że to podatnik jest odpowiedzialny za cały proces uwierzytelnienia i nadawania dostępów.

Metody uwierzytelnienia w KSeF

1. Profil zaufany (dla osób fizycznych)

Profil zaufany to bezpłatny sposób logowania do systemów administracji publicznej. Może być wykorzystywany w KSeF wyłącznie przez osoby fizyczne.

Podstawę dla tej formy stanowi m.in. art. 20aa ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.), zgodnie z którym: „Profil zaufany ePUAP jest środkiem identyfikacji elektronicznej, umożliwiającym uwierzytelnienie osoby fizycznej w systemach teleinformatycznych podmiotów realizujących zadania publiczne”.

2. Kwalifikowany podpis elektroniczny (dla osób fizycznych)

Podpis kwalifikowany to płatny sposób autoryzacji, oparty na regulacjach prawa unijnego – rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania).

Zgodnie z art. 25 ust. 2 eIDAS: „Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu”. W KSeF może on być wykorzystywany zarówno do logowania, jak i do podpisywania metadanych faktury w systemach zintegrowanych z KSeF.

3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP-em (dla spółek i innych podmiotów)

Spółki nieposiadające osobowości fizycznej nie mogą używać profilu zaufanego, dlatego przewidziano dla nich inną metodę – kwalifikowaną pieczęć z NIP-em.

Podstawę prawną również stanowi rozporządzenie eIDAS, a konkretnie art. 35 ust. 2, który wskazuje: „Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wywołuje domniemanie integralności danych i poprawności pochodzenia tych danych”.

4. Token dostępowy

Token to ciąg znaków alfanumerycznych generowany bezpośrednio w KSeF. Nie jest przypisany do osoby, lecz do NIP-u i określonego zakresu uprawnień.

Podstawę prawną tokena znajdujemy w art. 106nd ust. 5 ustawy o VAT: „Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym tryb generowania identyfikatorów dostępu”.

5. Zawiadomienie ZAW-FA

Formularz ZAW-FA służy zgłoszeniu do urzędu skarbowego osoby upoważnionej do działania w imieniu podatnika. Ma to zastosowanie głównie w przypadku spółek.

Zgodnie z art. 106nd ust. 3 ustawy o VAT: „Upoważnienia, o których mowa w ust. 1, są zgłaszane do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA”.

6. Certyfikat KSeF (od 1 lutego 2026 r.)

Od lutego 2026 roku pojawi się nowa forma uwierzytelnienia – certyfikat KSeF. Certyfikat będzie działał jak elektroniczne poświadczenie tożsamości i będzie niezbędny przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline i awaryjnym.

Podstawę dla tego rozwiązania stanowi projektowany art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT: „Certyfikat KSeF stanowi elektroniczne poświadczenie tożsamości podatnika albo osoby uprawnionej do działania w jego imieniu, wydawane przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Anonimowy dostęp do faktury

Uwierzytelnienie w KSeF - ustawodawca przewidział także możliwość pobrania pojedynczej faktury przez nabywcę bez posiadania uprawnień w KSeF.

Podstawą jest art. 106nb ust. 12 ustawy o VAT: „Odbiorca faktury ustrukturyzowanej może uzyskać dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur na podstawie danych określonych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Dane te obejmują m.in.:

• numer identyfikujący fakturę w KSeF,

• numer faktury nadany przez wystawcę,

• NIP lub inny identyfikator nabywcy,

• kwotę należności ogółem.

Odpowiedzialność podatnika za dostęp

Warto podkreślić, że niezależnie od wybranej formy autoryzacji, podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za działania osoby upoważnionej. Wynika to z cytowanego już art. 106nd ust. 4 ustawy o VAT. Oznacza to, że nawet jeśli księgowy czy pracownik użyje tokena, to przedsiębiorca ponosi konsekwencje jego działań.

Uwierzytelnienie w KSeF – podsumowanie

Proces uwierzytelnienia w KSeF został ściśle uregulowany w ustawie o VAT (art. 106nb–106ne), w rozporządzeniach Ministra Finansów oraz w przepisach unijnych (rozporządzenie eIDAS). Osoby fizyczne korzystają najczęściej z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, spółki – z pieczęci kwalifikowanej i ZAW-FA, a wszystkie podmioty mogą posługiwać się tokenem.

Od 2026 roku dodatkową metodą będzie certyfikat KSeF, którego użycie stanie się obowiązkowe w trybach awaryjnych.

Wprowadzony został również dostęp anonimowy, ułatwiający nabywcom pobranie faktury bez posiadania pełnych uprawnień.

Najważniejsze jest to, że wybór metody uwierzytelnienia zależy od formy prowadzenia działalności i od tego, komu przedsiębiorca chce nadać uprawnienia. Ustawodawca wskazał wiele możliwości, ale jednocześnie jasno zastrzegł – to podatnik odpowiada za wszystkie czynności w systemie.