KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część I)

Kto nie będzie musiał korzystać z KSeF

Nie wszystkie podmioty będą objęte obowiązkiem e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zasadniczo można wyróżnić dwie grupy przedsiębiorców, których obowiązek ten nie dotyczy:

1. podmioty wyłączone z mocy ustawy,

2. podmioty wyłączone na mocy rozporządzenia wykonawczego.

W tej części przyjrzymy się pierwszej grupie – wyłączeniom ustawowym.

Wyłączenia ustawowe – kogo nie obejmie obowiązek e-fakturowania

Zgodnie z projektowanym art. 106gb ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek e-fakturowania nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Ustawodawca przewidział konkretne przypadki, w których stosowanie KSeF nie będzie wymagane.

Podmiotami wyłączonymi z mocy ustawy są w szczególności:

1. Przedsiębiorcy zagraniczni bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce

Chodzi o podatników, którzy nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD).Tacy przedsiębiorcy – mimo że mogą dokonywać sprzedaży na rzecz polskich kontrahentów – nie będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. Ustawodawca wychodzi z założenia, że brak powiązania organizacyjnego lub stałej struktury w Polsce uniemożliwia techniczne i prawne objęcie ich krajowym systemem fakturowania.

2. Podmioty zagraniczne posiadające SMPD w Polsce, ale nieuczestniczące w transakcji

Kolejna kategoria obejmuje przedsiębiorców, którzy co prawda mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w danej dostawie lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura.

Przykładowo:spółka niemiecka posiada w Polsce biuro techniczne (SMPD), ale dostawę towarów realizuje bezpośrednio z magazynu w Niemczech.W takim przypadku – ponieważ polskie SMPD nie uczestniczy w transakcji – spółka nie musi wystawiać e-faktury w KSeF.

3. Sprzedaż na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej)

Kolejną kategorię stanowią przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W myśl przepisów, fakturowanie konsumentów w KSeF będzie dobrowolne.Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się wystawić fakturę w systemie – może to zrobić, ale nie musi.W praktyce więc sprzedaż B2C pozostanie poza obowiązkowym zakresem KSeF, co ma ograniczyć nadmierne obciążenia administracyjne w handlu detalicznym i usługach masowych.

4. Podmioty korzystające z procedur szczególnych

Zgodnie z art. 130a–130d ustawy o VAT, z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone będą także podmioty rozliczające się w ramach określonych procedur unijnych i pozaunijnych, tj.:

• procedura nieunijna (Non-Union OSS) – dla usługodawców z krajów trzecich, świadczących na terytorium UE usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne (TBE);

• procedura OSS dla usług międzynarodowych przewozów okazjonalnych osób (VAP-1) – umożliwiająca uproszczone rozliczenie podatku przez zagranicznych przewoźników;

• procedura IOSS (Import One Stop Shop) – dla dostawców z krajów trzecich dokonujących sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Wszystkie te procedury funkcjonują w oparciu o własne systemy raportowania VAT, co czyni włączenie ich do KSeF niecelowym.

5. Przedsiębiorcy dokumentujący czynności wyłączone z e-fakturowania

KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część I) - ostatnia grupa obejmuje przedsiębiorców, którzy dokumentują czynności, dla których obowiązek e-fakturowania zostanie wyłączony w drodze rozporządzenia wykonawczego.

Zgodnie z art. 106gb ust. 3 projektowanej ustawy o VAT, Minister Finansów może – w drodze rozporządzenia – określić przypadki, w których wystawianie e-faktur w KSeF nie będzie obowiązkowe.

Przy podejmowaniu takiej decyzji Minister będzie kierował się m.in.:

• specyfiką niektórych rodzajów działalności,

• koniecznością zapewnienia alternatywnych sposobów dokumentowania czynności,

• możliwościami techniczno-organizacyjnymi podatników,

• potrzebą przeciwdziałania nadużyciom.

Szczegółowy katalog tych przypadków zostanie określony w akcie wykonawczym – i będzie omówiony w drugiej części artykułu.

Czy podmioty wyłączone mogą korzystać z KSeF dobrowolnie

Tak. Przepisy przewidują, że podmioty zagraniczne, które nie mają obowiązku korzystania z systemu, mogą to robić na zasadzie dobrowolności.Jeżeli zagraniczny kontrahent uzyska dostęp do polskiego KSeF (np. poprzez pełnomocnika lub integratora), może wystawiać faktury ustrukturyzowane, by usprawnić rozliczenia z polskimi partnerami biznesowymi.

Dobrowolne korzystanie z KSeF przez podmioty zagraniczne może okazać się praktyczne w przypadku podmiotów często współpracujących z polskimi kontrahentami lub prowadzących rozliczenia w polskim VAT.

Forma dokumentowania sprzedaży poza KSeF

Wszystkie podmioty wyłączone z obowiązku e-fakturowania mogą nadal dokumentować sprzedaż tradycyjnie – w formie papierowej lub elektronicznej (PDF, e-mail).Tego typu faktury pozostaną pełnoprawnymi dokumentami księgowymi, choć nie będą posiadały numeru KSeF ID ani funkcji automatycznego obiegu w systemach podatkowych.

KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część I) - Podsumowanie

Ustawowe wyłączenia z KSeF obejmują głównie podmioty zagraniczne, konsumentów oraz

podatników korzystających ze specjalnych procedur VAT.Celem ustawodawcy jest objęcie obowiązkiem e-fakturowania wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy realnie uczestniczą w polskim obrocie gospodarczym.

Jednocześnie warto podkreślić, że podmioty zagraniczne mogą korzystać z KSeF dobrowolnie – co może usprawnić wymianę dokumentów i integrację z polskimi kontrahentami.

W drugiej części omówimy szczegółowo wyłączenia wynikające z rozporządzenia wykonawczego Ministra Finansów, w tym branże i przypadki, w których fakturowanie poza KSeF będzie dopuszczalne.