KSeF – podmioty zwolnione z VAT a Krajowy System e-Faktur

Jak bumerang powraca pytanie: czy podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?Odpowiedź jest jednoznaczna – tak, KSeF nie ominie także tych przedsiębiorców. Zwolnienie z VAT nie będzie miało znaczenia dla obowiązku e-fakturowania. Oznacza to, że zarówno przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo, jak i wykonujący czynności zwolnione przedmiotowo, będą musieli być przygotowani na wystawianie e-faktur i korzystanie z KSeF, jeśli tylko wystawiają faktury.

Podstawa prawna obowiązku

Projekt nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzający KSeF 2.0, zakłada w art. 106ga ust. 1 i 2, że:„Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Ustawodawca nie rozróżnia tu podatników VAT czynnych i zwolnionych. W konsekwencji, każdy przedsiębiorca, który wystawia faktury, będzie zobowiązany do korzystania z systemu – niezależnie od statusu rejestracyjnego w VAT czy wpisu na tzw. Białą Listę podatników (art. 96b ust. 1 ustawy o VAT).

Zwolnienie podmiotowe a obowiązek KSeF

Zwolnienie podmiotowe przysługuje przedsiębiorcom, których sprzedaż nie przekroczyła określonego limitu.Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, zwolnieniu podlega:„Sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł.”

Od 2026 roku limit ten ma zostać podwyższony do 240 000 zł netto.

Warunki korzystania ze zwolnienia podmiotowego:

• nieprzekroczenie progu sprzedaży w bieżącym i poprzednim roku,

• brak wykonywania czynności wyłączonych ze zwolnienia, np. sprzedaży samochodów, budynków i budowli, urządzeń elektrycznych, kosmetyków, czy świadczenia usług doradczych (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT).

Takie zwolnienie nie wpływa jednak na obowiązek korzystania z KSeF. Jeśli podatnik wystawi fakturę dla innego przedsiębiorcy posiadającego NIP, będzie zobowiązany zrobić to w formacie e-faktury ustrukturyzowanej.

Zwolnienie przedmiotowe a KSeF

Drugi rodzaj zwolnienia to zwolnienie przedmiotowe, obejmujące czynności wymienione w katalogu zamkniętym art. 43 ustawy o VAT.Dotyczy ono w szczególności:

• świadczeń medycznych wykonywanych przez lekarzy, dentystów, pielęgniarki (art. 43 ust. 1 pkt 18),

• usług opieki nad osobami niepełnosprawnymi, przewlekle chorymi lub starszymi (art. 43 ust. 1 pkt 22),

• usług edukacyjnych i prywatnego nauczania (art. 43 ust. 1 pkt 26),

• wynajmu nieruchomości na cele mieszkaniowe (art. 43 ust. 1 pkt 36).

Podmioty wykonujące wyłącznie te czynności nie muszą rejestrować się do VAT, jednak jeżeli zdecydują się wystawić fakturę – również będą zobowiązane zrobić to w KSeF.

Wystawienie faktury przez podatnika zwolnionego z VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika.W przypadku podatnika zwolnionego z VAT obowiązek ten powstaje tylko wtedy, gdy nabywca (czyli inny przedsiębiorca) zażąda wystawienia faktury – i to w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Wówczas faktura, niezależnie od tego, że nie zawiera VAT, musi zostać wystawiona w KSeF.To oznacza, że nawet przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia nie uniknie kontaktu z systemem.

Faktury dla konsumentów a dobrowolność

KSeF – podmioty zwolnione z VAT a Krajowy System e-Faktur - w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), fakturowanie w KSeF pozostanie dobrowolne.Przedsiębiorca zwolniony z VAT będzie mógł, ale nie będzie musiał, wystawiać e-faktury w systemie.

To jednak rozwiązanie, które w praktyce może się zmienić – w wielu branżach masowych (np. edukacja online, usługi medyczne prywatne, wynajem krótkoterminowy) dobrowolne fakturowanie w KSeF może ułatwić rozliczenia z kontrahentami i usprawnić obieg dokumentów.

Podmioty zwolnione a odbiór faktur zakupu

Nawet jeśli podatnik zwolniony nie wystawia faktur sprzedaży, powinien przygotować się do

odbioru faktur zakupu poprzez KSeF.Od momentu wprowadzenia obowiązkowego systemu, dostawcy będą przesyłać faktury wyłącznie przez KSeF, niezależnie od tego, kto jest odbiorcą.

W praktyce oznacza to, że np. lekarz prowadzący prywatny gabinet, wynajmujący biuro czy korzystający z usług księgowych, będzie odbierał faktury kosztowe w KSeF, mimo że nie rozlicza VAT.

Dlatego podmioty zwolnione z VAT powinny już teraz:

• uzyskać numer NIP, jeśli go nie posiadają,

• założyć profil KSeF,

• ustalić sposób logowania i autoryzacji,

• wdrożyć procedurę odbioru faktur kosztowych z systemu.

Rachunki i noty – dokumenty poza KSeF

Podmioty zwolnione z VAT nie zawsze muszą wystawiać faktury. W wielu przypadkach dokumentują sprzedaż rachunkami lub notami obciążeniowymi – te dokumenty nie podlegają strukturze e-faktury i nie trafiają do KSeF.

Jednak w momencie, gdy taki podmiot zdecyduje się wystawić fakturę – np. na żądanie klienta – faktura ta musi być e-fakturą ustrukturyzowaną. W praktyce oznacza to, że rachunki i faktury nie będą już funkcjonowały równolegle w obiegu gospodarczym, co wymusi dostosowanie oprogramowania nawet u najmniejszych przedsiębiorców.

KSeF – podmioty zwolnione z VAT a Krajowy System e-Faktur - podsumowanie

Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT.Zwolnienie z podatku nie zwalnia z obowiązku wystawiania e-faktur, jeżeli przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż fakturą lub na żądanie klienta.Dodatkowo, podmioty zwolnione będą korzystać z KSeF przy odbiorze faktur zakupowych od swoich dostawców.

Dlatego nawet najmniejsze firmy, gabinety lekarskie, szkoły, fundacje czy wynajmujący mieszkania powinni już dziś przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie.To zmiana, która nie dotyczy wyłącznie podatku VAT – to nowy standard obiegu dokumentów w Polsce.