KSeF – podmioty zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Projekt KSeF 2.0 jest na finiszu prac legislacyjnych i w najbliższym czasie trafi do Sejmu. Po jego uchwaleniu i opublikowaniu w Dzienniku Ustaw, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe. Warto więc już teraz sprawdzić, kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF, bo nie dotyczy on wyłącznie podatników VAT czynnych.

Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Faktury ustrukturyzowane wystawia się zgodnie z obowiązującą wersją schemy logicznej FA(2). Jednak od momentu wejścia w życie nowelizacji, e-fakturowanie stanie się standardem dla zdecydowanej większości podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF

Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT oraz przepisami wykonawczymi, obowiązek

korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników, którzy:

• mają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub

• posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD),bez względu na to, czy są podatnikami VAT czynnymi, czy zwolnionymi.

Oznacza to, że status podatnika VAT zwolnionego nie zwalnia z obowiązku stosowania

KSeF, jeżeli podmiot wystawia faktury.

Podstawę prawną tych zasad stanowić będzie art. 106ga ust. 1 i 2 projektowanej ustawy o VAT (wersja z projektu KSeF 2.0), który wskazuje:„Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Podmioty zwolnione z VAT – również w KSeF

Do tej pory wielu przedsiębiorców zwolnionych z VAT (np. ze względu na limit przychodów lub rodzaj wykonywanej działalności) nie miało obowiązku stosowania zaawansowanych narzędzi księgowych. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF sytuacja ta ulegnie zmianie.

Zgodnie z projektem, z systemu będą musieli korzystać również podatnicy zwolnieni z VAT, niezależnie od tego, czy są zarejestrowani jako „podatnik VAT zwolniony”, czy też nie.

Dla przykładu:

• osoba fizyczna prowadząca najem prywatny (zwolniony z VAT), która wystawia faktury dla przedsiębiorców posiadających NIP, będzie zobowiązana do korzystania z KSeF;

• podmiot prowadzący działalność edukacyjną lub medyczną, korzystający ze zwolnienia podmiotowego, również będzie musiał wystawiać e-faktury w KSeF, jeśli jego kontrahentem jest firma.

Co istotne, nawet brak numeru NIP nie zwalnia z obowiązku korzystania z systemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał uzyskać NIP, aby móc wystawiać lub odbierać faktury w

KSeF.

Kiedy korzystanie z KSeF będzie fakultatywne

Zasada dobrowolności pozostanie wyłącznie w przypadku wystawiania faktur na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, fakturowanie konsumentów w KSeF ma pozostać dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorca sam zdecyduje, czy chce wystawić e-fakturę w systemie, czy tradycyjnie (np. w PDF lub papierowo).

W praktyce jednak część branż – zwłaszcza tych, które obsługują zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców – może rozważyć ujednolicenie sposobu fakturowania i korzystanie z KSeF we wszystkich przypadkach. Pozwoli to uprościć procesy sprzedaży i uniknąć rozdzielania dokumentacji.

Podmioty zagraniczne a obowiązek KSeF

KSeF – podmioty zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur - wątpliwości pojawiają się również w odniesieniu do podmiotów zagranicznych. Zgodnie z projektem, przedsiębiorcy niemający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, nawet jeśli dokonują sprzedaży na rzecz polskich nabywców.

Jednak w przypadku, gdy taki podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) – np. oddział, biuro projektowe, centrum logistyczne – obowiązek korzystania z KSeF powstanie w odniesieniu do transakcji realizowanych z tego miejsca.

Jak sprawdzić, czy firma ma obowiązek korzystania z KSeF

W praktyce warto przeprowadzić prosty audyt wewnętrzny, zadając sobie kilka pytań:

• Czy prowadzę działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce?

• Czy posiadam NIP lub SMPD na terytorium Polski?

• Czy wystawiam faktury dla innych przedsiębiorców (B2B)?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi „tak”, istnieje duże prawdopodobieństwo, że firma będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF.

Biała lista a status podatnika VAT zwolnionego

Warto pamiętać, że brak wpisu w wykazie podatników VAT (tzw. Białej Liście) nie oznacza zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF.

Zgodnie z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT, Biała Lista obejmuje zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych. Oznacza to, że nawet podmiot oznaczony w wykazie jako „podatnik VAT zwolniony” będzie objęty obowiązkiem e-fakturowania, jeśli jego kontrahentem jest inna firma posiadająca NIP.

W relacjach z konsumentami obowiązek ten pozostanie fakultatywny – fakturowanie w KSeF będzie zależeć wyłącznie od woli wystawcy.

KSeF – podmioty zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur - podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF nie będzie dotyczyć wyłącznie podatników VAT czynnych. W praktyce obejmie również podatników zwolnionych z VAT, przedsiębiorców prowadzących najem prywatny czy osoby świadczące usługi edukacyjne i medyczne.

Decydujące znaczenie ma miejsce prowadzenia działalności – siedziba lub stałe miejsce w Polsce, a nie status rejestracyjny w VAT.

Warto już teraz przygotować się do wdrożenia KSeF, nawet jeśli przedsiębiorstwo korzysta ze zwolnienia. Wprowadzenie procedur, uzyskanie NIP oraz dostosowanie oprogramowania pozwolą uniknąć problemów w momencie, gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich.