KSeF – podział uprawnień i funkcjonowanie JST w Krajowym Systemie e-Faktur

Dlaczego zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest tak trudne

Prawidłowe rozplanowanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań wdrożeniowych – zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST).Im bardziej rozbudowana struktura organizacyjna, tym więcej aspektów wymaga przemyślenia: podział uprawnień między oddziały, jednostki, piony czy punkty sprzedaży.

W przypadku JST skala tego zagadnienia jest wyjątkowa. Gmina, powiat czy województwo – jako jeden podatnik VAT – może mieć pod sobą kilkadziesiąt lub nawet kilkaset jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, przedszkola, domy kultury, szpitale, biblioteki czy ośrodki pomocy społecznej.

Każda z tych jednostek prowadzi własne rozliczenia, ale wszystkie posługują się jednym numerem NIP VAT, nadanym dla JST jako całości. To rodzi poważne konsekwencje w kontekście obiegu faktur w KSeF.

Centralizacja VAT i konsekwencje dla KSeF

Na gruncie ustawy o VAT, JST jest jednym podatnikiem VAT, a jednostki podrzędne nie mają odrębnego statusu podatnika.W praktyce oznacza to, że wszystkie e-faktury:

• wystawiane przez jednostki JST,

• oraz adresowane do jednostek JST,

trafiają w KSeF na konto główne JST.

Bez dodatkowych oznaczeń faktura nie może być automatycznie przypisana do konkretnej jednostki podrzędnej. W rezultacie, szkoła czy szpital może nie mieć bezpośredniego dostępu do faktury, która faktycznie dotyczy jej działalności.

To zjawisko już dziś stanowi jedno z największych wyzwań praktycznych w procesie centralizacji VAT i obsługi KSeF.

Identyfikacja jednostek podrzędnych w KSeF – IDWew i NIP jednostki

Aby umożliwić rozróżnienie jednostek podrzędnych, w strukturze FA(3) wprowadzono dwa rozwiązania techniczne:

1️⃣ Identyfikator wewnętrzny IDWew

Pierwotnie planowano, że JST będzie mogła tworzyć w KSeF wewnętrzne jednostki organizacyjne (np. szkoły, przedszkola, ośrodki) poprzez generowanie dla nich unikalnych identyfikatorów – IDWew.Każdy taki identyfikator ma postać:NIP_JST + 4 cyfry nadane przez JST + 1 cyfra kontrolna wygenerowana przez system.

Dzięki temu jednostki podrzędne mogłyby działać w ramach KSeF niezależnie – wystawiać i odbierać tylko swoje faktury, bez dostępu do danych całej JST.To rozwiązanie wciąż pozostaje najskuteczniejszym narzędziem do nadawania indywidualnych uprawnień.

2️⃣ Możliwość użycia NIP jednostki podrzędnej

Schema FA(3), która zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., dopuszcza również wskazanie NIP jednostki podrzędnej JST (jeśli taki numer został nadany np. dla celów podatku dochodowego).

W praktyce oznacza to, że e-faktura może zawierać dwa poziomy identyfikacji:

• NIP VAT JST – w danych Podmiot1 (sprzedawca) lub Podmiot2 (nabywca),

• NIP jednostki podrzędnej – w danych Podmiot3, z przypisaną rolą jednostki podrzędnej (np. szkoły, szpitala, domu kultury).

Dzięki temu faktura trafiająca do JST może być w KSeF jednoznacznie przypisana do właściwej jednostki.

Znaczenie poprawnego wypełnienia danych Podmiot3

Aby faktura została prawidłowo zidentyfikowana w systemie, wystawca powinien wskazać dane jednostki podrzędnej JST w polu Podmiot3.Brak takiej informacji lub błędny NIP jednostki może skutkować tym, że:

• faktura nie zostanie przypisana do właściwej jednostki,

• dostęp do niej będzie utrudniony,

• JST nie będzie mogła jednoznacznie określić, do której jednostki dokument należy.

Z tego względu JST powinny rozważyć zawarcie odpowiednich postanowień umownych z kontrahentami – zobowiązujących ich do podawania danych jednostki podrzędnej (NIP lub IDWew) przy wystawianiu faktur.

Charakter fakultatywny danych jednostki podrzędnej

KSeF – podział uprawnień i funkcjonowanie JST w Krajowym Systemie e-Faktur - warto podkreślić, że wskazywanie danych jednostki podrzędnej (np. NIP szkoły czy szpitala) nie jest obowiązkowe ustawowo.To rozwiązanie ma charakter dobrowolny (fakultatywny).

Z tego powodu JST nie może wymagać od kontrahenta wypełnienia pola Podmiot3 w sposób obligatoryjny – może natomiast wprowadzić taki wymóg umowny, np. w umowach o dostawę, świadczenie usług czy dzierżawę.

Nadawanie uprawnień – klucz do funkcjonalności systemu

Sama identyfikacja jednostki podrzędnej nie rozwiązuje jednak całości problemu.Aby dana jednostka mogła korzystać z KSeF – wystawiać i odbierać faktury we własnym imieniu – konieczne jest jeszcze prawidłowe przypisanie i nadanie uprawnień.

Każda JST będzie musiała:

• wygenerować odpowiednią liczbę IDWew dla swoich jednostek podrzędnych,

• wyznaczyć osoby „administrujące” w ramach każdej jednostki,

• określić zakres ich uprawnień: wystawianie, odbiór, zarządzanie tokenami lub delegowanie kolejnych uprawnień.

W praktyce JST powinna zbudować wewnętrzną hierarchię uprawnień, przypominającą strukturę organizacyjną JST – z głównym administratorem w urzędzie i lokalnymi administratorami w poszczególnych jednostkach.

Znaczenie planowania i testów

Wdrożenie KSeF w JST wymaga szczegółowego planu i wcześniejszego przetestowania struktury IDWew oraz sposobu nadawania uprawnień.To proces wieloetapowy, obejmujący:

• analizę organizacyjną wszystkich jednostek,

• ustalenie, kto faktycznie wystawia i odbiera faktury,

• opracowanie matrycy ról i uprawnień,

• wdrożenie procedur w zakresie aktualizacji uprawnień (np. przy zmianach kadrowych).

Właściwe przygotowanie tego modelu pozwoli uniknąć sytuacji, w której np. szkoła miałaby dostęp do faktur szpitala, a pracownik o niższym poziomie uprawnień – do całego rejestru JST.

KSeF – podział uprawnień i funkcjonowanie JST w Krajowym Systemie e-Faktur - podsumowanie

Funkcjonowanie JST w KSeF wymaga przemyślanego i wielopoziomowego podziału uprawnień.System musi jednocześnie:

• zapewnić pełną kontrolę na poziomie całej JST,

• umożliwić autonomię jednostek podrzędnych w zakresie ich własnych faktur,

• i chronić dane pozostałych jednostek.

Podstawą takiego modelu jest rozsądne wykorzystanie IDWew oraz danych Podmiot3, a także odpowiednie nadanie uprawnień w systemie KSeF.JST, które rozpoczną ten proces odpowiednio wcześnie, unikną chaosu organizacyjnego i technicznego po 1 lutego 2026 r., gdy KSeF stanie się obowiązkowy.