KSeF – podmioty wykluczone cyfrowo

Czasowe wyłączenie z obowiązku e-fakturowania

Podmioty, których obowiązek e-fakturowania nie dotyczy tymczasowo, do 31 grudnia 2026 roku, określa się mianem wykluczonych cyfrowo.Nie chodzi jednak o trwałe wyłączenie z KSeF, ale o czasowe odroczenie obowiązku, wynikające z realnych trudności technologicznych, infrastrukturalnych i organizacyjnych.

Ustawodawca dostrzegł, że dla części przedsiębiorców – szczególnie z małych miejscowości lub osób starszych – proces wdrożenia KSeF może być wyjątkowo wymagający.Brak stabilnego dostępu do Internetu, ograniczona wiedza techniczna czy trudności z obsługą systemów informatycznych mogłyby skutecznie sparaliżować codzienną działalność. Dlatego też w projekcie ustawy wdrażającej KSeF 2.0 wprowadzono rozwiązanie ochronne dla najmniejszych przedsiębiorców, odraczające moment wejścia w obowiązek wystawiania e-faktur do 1 stycznia 2027 r.

Kogo dotyczy wyłączenie cyfrowe

Zgodnie z art. 106ga ust. 9 projektowanej ustawy o VAT, zwolnienie to przysługuje podmiotom o niskim poziomie sprzedaży, które spełniają określony limit przychodów.Wyłączenie z obowiązku e-fakturowania dotyczy przedsiębiorców, u których:

„łączna miesięczna wartość sprzedaży, podlegająca udokumentowaniu fakturami, jest mniejsza lub równa 10 000 zł.”

Uprawnienie to obejmuje zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych – niezależnie od formy prowadzonej działalności (np. jednoosobowa działalność, najem prywatny, mały punkt usługowy, mikrohandel lokalny).

Okres obowiązywania zwolnienia

Zwolnienie obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.W tym okresie najmniejsi przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury:

• w formie papierowej, lub

• w formie elektronicznej (np. PDF wysyłany e-mailem),

bez konieczności korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Po zakończeniu tego okresu, tj. od 1 stycznia 2027 r., obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie także te podmioty.

Utrata prawa do wyłączenia

KSeF – podmioty wykluczone cyfrowo - warto pamiętać, że prawo do korzystania z czasowego wyłączenia nie jest bezwarunkowe.Przedsiębiorca utraci uprawnienie, jeżeli przekroczy wspomniany próg 10 000 zł łącznej miesięcznej wartości sprzedaży.

W takim przypadku:

• faktura, która spowoduje przekroczenie limitu, musi być już wystawiona w KSeF,

• od tego momentu przedsiębiorca na stałe wchodzi w obowiązek e-fakturowania,

• nie może powrócić do papierowej lub elektronicznej formy fakturowania przed 1 stycznia 2027 r.

To rozwiązanie wymusza na najmniejszych przedsiębiorcach ciągłą kontrolę poziomu sprzedaży w ujęciu miesięcznym, aby uniknąć przypadkowego wejścia w system KSeF.

Dlaczego próg ustalono na 10 000 zł

Kwota 10 000 zł miesięcznie została przyjęta jako wartość, która ma oddzielać przedsiębiorców faktycznie „cyfrowo wykluczonych” od tych, którzy – mimo małej skali działalności – powinni być w stanie korzystać z e-fakturowania.

W praktyce próg ten obejmuje głównie:

• drobnych usługodawców lokalnych (np. szewców, krawców, fryzjerów, naprawy AGD),

• rolników ryczałtowych,

• osoby wynajmujące lokale prywatnie,

• drobnych artystów lub rzemieślników,

• przedsiębiorców działających sezonowo, z ograniczoną liczbą transakcji.

Wykluczeni cyfrowo – obowiązek odbioru faktur

Warto jednak zaznaczyć, że nawet jeśli dany podmiot nie musi jeszcze wystawiać faktur w KSeF, to i tak będzie objęty obowiązkiem odbioru faktur zakupowych przez system.

Zgodnie z harmonogramem „fazowania” wdrożenia KSeF, od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury sprzedaży wystawiane przez podatników zobowiązanych będą przesyłane wyłącznie do KSeF.

W konsekwencji każdy nabywca – także zwolniony lub wykluczony cyfrowo – musi być w stanie odebrać e-fakturę z systemu.

Oznacza to, że podmioty te powinny do tego czasu:

• uzyskać numer NIP, jeśli go nie posiadają,

• założyć profil dostępu do KSeF,

• wdrożyć minimalne rozwiązanie umożliwiające odbiór faktur (np. konto podatnika lub biura rachunkowego).

Przykład praktyczny

Przykład 1: Pani Anna prowadzi mały zakład krawiecki w gminie, w której Internet działa niestabilnie. Jej miesięczna sprzedaż wynosi średnio 8 000 zł brutto.Do 31 grudnia 2026 r. może nadal wystawiać faktury w formie papierowej, ale jeśli w listopadzie 2026 r. przyjmie większe zlecenie i przekroczy 10 000 zł, faktura dokumentująca tę transakcję musi zostać wystawiona już w KSeF.

Przykład 2: Pan Marek wynajmuje prywatne mieszkanie firmie budowlanej. Czynsz wynosi 2 500 zł miesięcznie. Pan Marek nie prowadzi działalności gospodarczej i jest podatnikiem VAT zwolnionym.Do końca 2026 roku nie ma obowiązku korzystania z KSeF, ale od lutego 2026 r. będzie otrzymywał faktury kosztowe wyłącznie przez KSeF, wystawiane np. przez dostawcę mediów lub usług księgowych.

KSeF – podmioty wykluczone cyfrowo - Podsumowanie

Kategoria „wykluczonych cyfrowo” obejmuje najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł.Zwolnienie ma charakter czasowy i obowiązuje do końca 2026 roku, ale podmioty te muszą przygotować się do odbioru faktur w KSeF już od lutego 2026 r.

Po przekroczeniu limitu sprzedaży przedsiębiorca automatycznie traci prawo do wystawiania faktur poza systemem i od razu wchodzi w reżim obowiązkowego e-fakturowania.

Choć przepisy mają charakter ochronny, w praktyce wymuszą na mikroprzedsiębiorcach wcześniejsze przygotowanie się do cyfrowego fakturowania – zarówno po stronie wystawiania, jak i odbioru dokumentów.