KSeF – schema FA(3) i dane innych podmiotów uczestniczących w transakcji

Nie tylko sprzedawca i nabywca

Na e-fakturze ustrukturyzowanej dane podstawowych stron transakcji są prezentowane w elementach:

• Podmiot1 – sprzedawca (wystawca faktury),

• Podmiot2 – nabywca (odbiorca towaru lub usługi).

Struktura FA(3) wprowadza jednak również możliwość wskazania innych podmiotów uczestniczących lub powiązanych z transakcją, poprzez dodatkowe sekcje:

• Podmiot3 oraz

• PodmiotUpowazniony.

To właśnie te pola pozwalają na pełniejsze odwzorowanie złożonych relacji gospodarczych – takich jak faktoring, płatność pośrednia, sprzedaż przez jednostki organizacyjne, czy transakcje z udziałem przedstawiciela podatkowego.

Podmiot3 – dane podmiotów powiązanych z transakcją

KSeF – schema FA(3) i dane innych podmiotów uczestniczących w transakcji - element Podmiot3 służy wykazaniu na fakturze danych dodatkowych uczestników transakcji lub innych stron z nią związanych.Struktura FA(3) przewiduje możliwość przypisania im odpowiedniej roli (pole „Rola”), przy czym dopuszczono 11 rodzajów ról.

Lista dostępnych ról w elemencie Podmiot3:

1️⃣ Faktor – podmiot, który nabywa wierzytelność od sprzedawcy w ramach umowy faktoringu.

2️⃣ Odbiorca – zakład (oddział) – jednostka wewnętrzna przedsiębiorcy, posiadająca własny numer IDWew w KSeF, zbudowany z NIP-u oraz ciągu znaków numerycznych.

3️⃣ Podmiot pierwotny (spółka przejmowana) – stosowane w przypadkach sukcesji prawnej lub połączeń spółek.

4️⃣ Dodatkowy nabywca – pozwala na wskazanie kilku nabywców jednej transakcji, z możliwością określenia procentowego udziału każdego z nich w zakupie.

5️⃣ Wystawca faktury w imieniu podatnika – dotyczy sytuacji, w których fakturę wystawia inny podmiot niż sprzedawca, z wyjątkiem samofakturowania (to ujmujemy w Podmiot2 oraz polu P_17 „samofakturowanie”).

6️⃣ Dokonujący płatności w miejsce nabywcy – np. podmiot trzeci opłacający fakturę w ramach porozumienia finansowego.

7️⃣ Jednostka podrzędna JST jako wystawca,

8️⃣ Jednostka podrzędna JST jako odbiorca – stosowane przy fakturowaniu między jednostkami samorządu terytorialnego.

9️⃣ Członek Grupy VAT jako wystawca,

🔟 Członek Grupy VAT jako odbiorca – element struktury umożliwiający powiązanie faktury z konkretnym członkiem grupy VAT.1

1️⃣ Pracownik – np. przy refakturowaniu wydatków służbowych lub wskazaniu osoby dokonującej zakupu w imieniu pracodawcy.

RolaInna i OpisRoli – elastyczność struktury

Jeżeli w danej transakcji występuje podmiot, który:

• pełni inną rolę niż jedna z wymienionych powyżej, lub

• spełnia kilka ról jednocześnie,

wówczas zamiast pola „Rola” wypełnia się RolaInna oraz OpisRoli.Pozwala to na elastyczne dopasowanie struktury do nietypowych sytuacji biznesowych, np. przy umowach trójstronnych, barterze, czy kompleksowych refakturowaniach usług.

Warto też pamiętać, że dane elementu Podmiot3 można powtórzyć wielokrotnie – np. przy sprzedaży nieruchomości kilku nabywcom lub w przypadku wielu współfaktorów w jednej transakcji.

PodmiotUpowazniony – dane organów i przedstawicieli

Element PodmiotUpowazniony umożliwia wskazanie danych organu lub osoby, która dokonuje wystawienia faktury w imieniu i na rzecz podatnika – na podstawie szczególnych przepisów ustawy o VAT.

W strukturze FA(3) przewidziano trzy możliwe role:

1️⃣ Organ egzekucyjny – w przypadkach, o których mowa w art. 106c pkt 1 ustawy o VAT, tj. gdy sprzedaży towarów dokonuje organ egzekucyjny w imieniu podatnika

2️⃣ Komornik sądowy – zgodnie z art. 106c pkt 2 ustawy o VAT, komornik wystawia fakturę w imieniu dłużnika za sprzedaż towarów w toku egzekucji.

3️⃣ Przedstawiciel podatkowy – zgodnie z art. 18a–18d ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik zagraniczny działa poprzez przedstawiciela w Polsce.

Wypełnienie sekcji PodmiotUpowazniony pozwala na prawidłowe oznaczenie roli organu lub pełnomocnika, który wystawia fakturę w imieniu innego podmiotu, zapewniając transparentność i spójność danych w systemie.

Dlaczego dane podmiotów dodatkowych są ważne

Wprowadzenie możliwości wykazania danych Podmiot3 i PodmiotUpowazniony znacząco zwiększa precyzję e-faktur.Dzięki tym sekcjom:

• można jasno wskazać osoby i jednostki odpowiedzialne za poszczególne etapy transakcji,

• możliwe staje się śledzenie powiązań między jednostkami JST, grupami VAT czy faktorami,

• system KSeF może automatycznie łączyć dane z wielu źródeł i weryfikować ich spójność,

• zmniejsza się ryzyko błędnej interpretacji relacji gospodarczych w analizach podatkowych i audytach.

W praktyce sekcja ta będzie kluczowa m.in. dla JST, grup VAT, firm faktoringowych, kancelarii komorniczych, pośredników płatności i dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze.

KSeF – schema FA(3) i dane innych podmiotów uczestniczących w transakcji - Podsumowanie

Struktura FA(3) rozszerza możliwości raportowania relacji między podmiotami w ramach jednej faktury.Poza klasycznymi danymi sprzedawcy i nabywcy (Podmiot1 i Podmiot2), możliwe jest również wskazanie dodatkowych uczestników transakcji – w tym faktorów, płatników, jednostek organizacyjnych, członków grup VAT, pracowników, czy przedstawicieli podatkowych.

To rozwiązanie ma kluczowe znaczenie dla przejrzystości obrotu gospodarczego i zapewnienia pełnej zgodności z art. 106c oraz 18a–18d ustawy o VAT.W praktyce – pozwala na wierne odwzorowanie wszystkich stron transakcji w jednym ustrukturyzowanym dokumencie XML.