KSeF – schema e-faktury i jej budowa

Nowa struktura FA(3) już opublikowana

25 czerwca 2024 r. została opublikowana nowa struktura logiczna e-faktury FA(3) w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.To istotny krok w kierunku wdrożenia docelowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur.

Nowa schema FA(3) zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF.Do tego czasu – czyli do 31 stycznia 2026 r. – wciąż obowiązuje dotychczasowa struktura FA(2), z której korzystają podatnicy używający KSeF dobrowolnie.

Kiedy stosujemy FA(2), a kiedy FA(3)

KSeF – schema e-faktury i jej budowa- w okresie przejściowym, tj. do końca stycznia 2026 r., testy systemów informatycznych oraz integracji z KSeF będą prowadzone w oparciu o schemę FA(2).Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca zdecyduje się rozpocząć dobrowolne korzystanie z KSeF (np. od stycznia 2026 r.), będzie wystawiał e-faktury według struktury FA(2).

Z kolei od 1 lutego 2026 r. obowiązywać zacznie schema FA(3), która zastąpi FA(2) w całym obiegu prawnym i technicznym.

Warto też pamiętać, że:

• faktury korygujące do faktur wystawionych w FA(2),

• faktury rozliczeniowe do faktur zaliczkowych wystawionych przed 31 stycznia 2026 r.

będą już musiały zostać przekazane w strukturze FA(3).Oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania systemów księgowych do równoległej obsługi dwóch wersji schem w okresie przejściowym.

Budowa schemy FA(3) – najważniejsze elementy

Choć nowa wersja struktury FA(3) wprowadza pewne usprawnienia techniczne, sama budowa i logika e-faktury pozostaje niezmieniona względem FA(2).

E-faktura w KSeF składa się z czterech podstawowych części:

1. Nagłówek

Zawiera dane techniczne dokumentu, identyfikujące przesyłkę w systemie. To m.in. unikalny identyfikator, data wystawienia, oznaczenia wersji struktury czy informacje o korekcie.

2. Dane podmiotów

Sekcja obejmuje cztery grupy pól:

• Podmiot1 – dane sprzedawcy (podatnika wystawiającego fakturę),

• Podmiot2 – dane nabywcy,

• Podmiot3 – dane podmiotów dodatkowych, np. faktora, płatnika lub jednostki organizacyjnej JST,

• PodmiotUpowazniony – dane przedstawiciela podatkowego, komornika, syndyka lub innego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur w imieniu podatnika.

3. Część merytoryczna faktury

To zasadnicza część dokumentu – obejmuje szczegółowe dane dotyczące transakcji, m.in.:

• pozycje faktury,

• wartości netto, VAT i brutto,

• stawki podatkowe,

• adnotacje wymagane ustawą (np. „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie”),

• informacje o płatności, transporcie i walucie.

4. Stopka

Zawiera dane dodatkowe, takie jak uwagi, numer rachunku bankowego, oznaczenia systemowe czy metadane potrzebne do walidacji pliku.

Rodzaje pól w e-fakturze FA(3)

Każdy element struktury logicznej FA(3) składa się z pól o różnym stopniu obowiązkowości.To,

czy dane pole należy wypełnić, zależy od jego kategorii:

Pola obligatoryjne

To dane wymagane przez ustawę o VAT – ich brak powoduje odrzucenie faktury przez KSeF.Przykład:

• NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne,

• numer faktury,

• data wystawienia,

• wartość sprzedaży netto.

Pola opcjonalne

To dane obowiązkowe tylko w określonych przypadkach, wynikających z przepisów lub rodzaju transakcji.Przykład:

• pole P_11A – wykazanie wartości sprzedaży brutto,

• pole dotyczące metody kasowej lub odwrotnego obciążenia.

Brak ich wypełnienia nie unieważnia faktury, ale może skutkować jej wadliwością merytoryczną.

Pola fakultatywne

To dane całkowicie dobrowolne – uzupełniane wyłącznie według decyzji wystawcy.Przykłady:

• PKWiU,

• CN,

• Incoterms,

• oznaczenia JPK typu FP, TP, MPP,

• dodatkowe dane identyfikacyjne kontrahenta.

Wypełnianie pól fakultatywnych nie jest wymagane, jednak w praktyce może powodować aktywację innych powiązanych pól, które staną się wówczas obowiązkowe.

Na co zwrócić uwagę w FA(3)

Nowa struktura FA(3) porządkuje układ techniczny dokumentu i przygotowuje KSeF na pełną integrację z systemami ERP, kasami online i rejestrami publicznymi (np. STIR, e-Urząd Skarbowy).

Najważniejsze zmiany obejmują m.in.:

• lepsze grupowanie pól dotyczących płatności,

• ujednolicenie sposobu wykazywania faktur zaliczkowych i końcowych,

• rozszerzenie zakresu informacji w sekcji identyfikacji podmiotów trzecich (Podmiot3),

• dodatkowe oznaczenia związane z walutami i transakcjami wewnątrzwspólnotowymi.

Dzięki tym modyfikacjom system ma być bardziej odporny na błędy walidacyjne i lepiej przystosowany do rozliczeń transgranicznych.

KSeF – schema e-faktury i jej budowa - podsumowanie

Schema FA(3) to kolejny etap ewolucji KSeF.Choć nie zmienia zasadniczej konstrukcji e-faktury, wprowadza uporządkowaną strukturę danych, ułatwiającą automatyczne przetwarzanie dokumentów i integrację z systemami finansowo-księgowymi.

Do 31 stycznia 2026 r. obowiązuje FA(2), ale już dziś warto testować oprogramowanie, które będzie obsługiwać nową wersję FA(3).Dzięki temu przejście na obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r. przebiegnie płynnie – bez błędów, przerw w wystawianiu faktur i problemów z walidacją danych.