KSeF – korekty zbiorcze in plus

Kontynuując cykl artykułów poświęconych analizie treści Podręcznika KSeF 2.0, tym razem przyjrzymy się zagadnieniu korekt zbiorczych, a dokładniej – korekt zbiorczych in plus.To temat, który w praktyce budzi wiele wątpliwości, zwłaszcza że przepisy ustawy o VAT wprost przewidują możliwość stosowania korekty zbiorczej in minus, natomiast nie odnoszą się wprost do analogicznych korekt zwiększających podstawę opodatkowania.

Korekty zbiorcze in minus – co wynika z ustawy o VAT

Podstawą prawną regulującą zbiorcze korekty in minus jest art. 106j ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.), zgodnie z którym:

„W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą tych dostaw lub usług, która zawiera wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielony opust lub obniżka, oraz nie zawiera nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, jeżeli dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług dokonanych na rzecz tego odbiorcy w danym okresie.”

W uproszczeniu – ustawodawca przewidział możliwość zbiorczego ujęcia korekt obniżających wartość sprzedaży, bez konieczności szczegółowego wskazywania wszystkich korygowanych pozycji.Takie rozwiązanie stanowi duże ułatwienie dla podatników udzielających np. rabatów okresowych czy premii obrotowych.

Dlaczego problem dotyczy korekt in plus

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy korekta ma charakter in plus, czyli zwiększa podstawę opodatkowania lub kwotę podatku należnego.Ustawa o VAT nie zawiera regulacji pozwalającej na wystawienie zbiorczej faktury korygującej in plus, co w praktyce rodziło pytania:czy skoro ustawa milczy, to podatnik może posłużyć się analogicznym uproszczeniem, skoro cel faktury korygującej (uzupełnienie obrotu) jest taki sam?

Jeszcze do niedawna część organów podatkowych dopuszczała takie rozwiązanie, wskazując, że jeżeli korekta dotyczy np. błędnie naliczonej ceny, nieuwzględnionej dostawy lub kosztu transportu odnoszącego się do całego okresu rozliczeniowego, możliwe jest wystawienie jednej faktury zbiorczej in plus.Nowsze interpretacje jednak stoją na bardziej rygorystycznym stanowisku.

Przykładowo, w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 23 lutego 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.560.2023.1.KK) wskazano, że korekta zbiorcza może być stosowana wyłącznie w przypadkach wprost przewidzianych w ustawie, tj. w sytuacji udzielenia rabatu lub obniżki ceny, a nie przy jakichkolwiek zwiększeniach wartości sprzedaży.

Nowe stanowisko w Podręczniku KSeF 2.0

KSeF – korekty zbiorcze in plus - podręcznik KSeF 2.0 odnosi się do tego zagadnienia w sposób bardziej elastyczny.Resort finansów przyznaje, że technicznie dopuszczalne jest wystawienie zbiorczej korekty in plus, jednak bez możliwości zastosowania uproszczeń przewidzianych w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT.

Oznacza to, że:

• podatnik może wystawić jedną fakturę korygującą obejmującą kilka faktur pierwotnych,

• jednak musi w niej wyszczególnić wszystkie pozycje objęte korektą – w tym nazwy towarów lub usług, ich wartości i powody korekty.

W praktyce taka faktura korygująca musi zawierać w strukturze FA(3):

• w części FaWiersz pola P_7 (nazwa towaru lub usługi),

• oraz dane identyfikujące faktury pierwotne, których korekta dotyczy.

Oznacza to, że KSeF nie blokuje możliwości sporządzenia korekty zbiorczej in plus, ale nie zwalnia podatnika z obowiązku pełnego doprecyzowania danych.

Kiedy korekta zbiorcza in plus może być praktyczna

Takie rozwiązanie może mieć sens w przypadku:

• błędnie zastosowanych rabatów, które należy odwrócić (czyli przywrócić pierwotną wartość sprzedaży),

• pomyłek w pierwotnej podstawie opodatkowania, dotyczących wielu faktur w jednym okresie,

• rozliczeń okresowych np. za usługi o charakterze ciągłym (serwis, dzierżawa, wsparcie techniczne).

Z punktu widzenia biur rachunkowych i działów księgowych istotne jest jednak, by takie korekty były spójne z ewidencją pierwotnych faktur – zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy.Korekta zbiorcza in plus nie może być traktowana jako uproszczona korekta „dla wygody”, lecz jako dokument uzupełniający obrót, zawierający pełne dane referencyjne.

KSeF 2.0 a korekty – co trzeba zapamiętać

Nowy system KSeF nie zmienia merytorycznych zasad dotyczących korekt, ale wymusza większą precyzję w danych.Dla faktur korygujących in plus oznacza to, że podatnik:

• może wystawić korektę zbiorczą,

• ale musi wskazać konkretne pozycje i faktury pierwotne,

• nie może korzystać z uproszczenia przewidzianego dla rabatów i obniżek.

Z kolei dla korekt in minus – w przypadku rabatów okresowych – wciąż możliwe jest stosowanie zbiorczych faktur korygujących bez konieczności wyszczególniania wszystkich pozycji, pod warunkiem, że korekta obejmuje wszystkie dostawy w danym okresie.

Komentarz praktyczny

W praktyce wielu przedsiębiorców stosowało do tej pory korekty zbiorcze zarówno „na plus”, jak i „na minus”, traktując je jako standardowy element rozliczeń okresowych.W KSeF 2.0 podejście to musi ulec zmianie.Zbiorcze korekty in plus pozostają dopuszczalne, ale ich konstrukcja będzie znacznie bardziej czasochłonna – z punktu widzenia struktury XML wymaga bowiem ujęcia każdej pozycji fakturowej.

Warto więc zastanowić się, czy z perspektywy operacyjnej nie korzystniej będzie:

• wystawiać korekty jednostkowe, lub

• generować korekty zbiorcze, ale z poziomu integratora IT, który automatycznie zaciągnie dane z faktur pierwotnych.

To szczególnie istotne dla dużych przedsiębiorstw, które wystawiają setki dokumentów miesięcznie – każda ręczna korekta będzie generować dodatkowy nakład pracy i ryzyko błędów technicznych w strukturze FA(3).

KSeF – korekty zbiorcze in plus - podsumowanie

Podręcznik KSeF 2.0 po raz pierwszy wprost potwierdza możliwość wystawiania zbiorczych korekt in plus, ale wyłącza wobec nich jakiekolwiek uproszczenia.W praktyce więc korekty takie są dopuszczalne, o ile zawierają pełne dane o towarach i usługach, których dotyczą.

To ważny sygnał dla przedsiębiorców i biur rachunkowych – w nowym systemie nie każda korekta zbiorcza oznacza uproszczenie.W wielu przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie stworzenie mechanizmów automatyzujących proces korekt w systemie księgowym, tak aby zachować zgodność z wymogami technicznymi KSeF i jednocześnie ograniczyć ryzyko błędów w danych.