KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część II)

Wyłączenia na mocy rozporządzenia – kto nie wystawi e-faktury nawet dobrowolnie

W poprzednim artykule omówiliśmy podmioty wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF z mocy ustawy.Tym razem skupiamy się na drugiej grupie – przedsiębiorcach wyłączonych na podstawie rozporządzenia wykonawczego Ministra Finansów.

Co istotne, w ich przypadku wyłączenie ma charakter bezwzględny – oznacza, że nawet dobrowolne wystawienie e-faktury w KSeF jest niedozwolone.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 106gb ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.),„Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.”

W ślad za tym przepisem wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2024 r. w sprawie wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2024 poz. 509), które precyzuje szczegółowe kategorie transakcji i podmiotów zwolnionych z KSeF.

Przypadki wyłączeń określone w rozporządzeniu

Zgodnie z rozporządzeniem, obowiązek e-fakturowania nie obejmuje podatników dokonujących następujących czynności:

1. Usługi przejazdu autostradą płatną

KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część II) - Wyłączenie dotyczy świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturą w formie biletu jednorazowego, wystawianą przez podmiot uprawniony do poboru opłat, jego przedstawiciela lub osobę trzecią działającą w jego imieniu.

Celem tego wyłączenia jest zachowanie płynności obsługi ruchu drogowego i umożliwienie automatycznego dokumentowania transakcji bez konieczności łączenia z KSeF w czasie rzeczywistym.

2. Usługi przewozu osób

Z KSeF wyłączone są również usługi przewozu osób na dowolną odległość, świadczone przez:

• koleje normalnotorowe,

• przewoźników autobusowych,

• operatorów promowych i żeglugi śródlądowej,

• linie lotnicze,

• przedsiębiorstwa transportu morskiego.

Warunkiem jest, aby usługa była udokumentowana fakturą w formie biletu jednorazowego.W praktyce obejmuje to m.in. bilety PKP, bilety lotnicze, autobusowe czy promowe – zawierające wymagane dane z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (oznaczenie „faktura w formie biletu”).

3. Usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego

Wyłączenie obejmuje faktury wystawiane przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) działające w imieniu EUROCONTROL – Europejskiej Organizacji ds. Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej – za opłaty trasowe pobierane od przewoźników lotniczych.

Faktury te wystawiane są w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej i mają charakter międzynarodowy, dlatego objęcie ich KSeF byłoby technicznie niemożliwe.

4. Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT

Jedną z najważniejszych grup wyłączonych z e-fakturowania są podmioty rynku finansowego i ubezpieczeniowego, świadczące usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT.

Dotyczy to w szczególności:

• usług udzielania kredytów i pożyczek,

• gwarancji, poręczeń,

• usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych,

• usług pośrednictwa w zakresie ubezpieczeń,

• transakcji finansowych, inwestycyjnych i kapitałowych.

Co istotne – podmioty te nie mogą nawet dobrowolnie wystawiać e-faktur w KSeF, gdyż ich dokumentacja podlega innym regulacjom sektorowym (np. KNF, rozporządzenia EBA, Solvency II).

5. Samofakturowanie z udziałem podmiotów niezidentyfikowanych do VAT w Polsce

Wyłączenie obejmuje sytuacje, w których nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy (tzw. samofakturowanie), a podmiot będący nabywcą nie jest zidentyfikowany w Polsce za pomocą numeru NIP.

Dotyczy to m.in. przypadków, gdy:

• zagraniczny przedsiębiorca (bez NIP PL) samofakturuje sprzedaż dokonaną przez polskiego podatnika,

• polski przedsiębiorca wystawia fakturę w imieniu zagranicznego kontrahenta, który nie posiada NIP w Polsce.

W takich przypadkach faktury nie mogą być przekazywane przez KSeF – zarówno przez polskiego, jak i zagranicznego wystawcę.

6. Samofakturowanie przez nabywcę niezidentyfikowanego w Polsce

Podobne wyłączenie dotyczy sytuacji, gdy nabywca, który zobowiązał podatnika do wystawienia faktury w jego imieniu, sam nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.Przykładem może być grupa zakupowa lub agent handlowy z innego państwa UE, który wystawia faktury w imieniu polskich dostawców.

Szczególne przypadki – kiedy można, mimo wyłączenia, wystawić e-fakturę

Rozporządzenie przewiduje jeden wyjątek, w którym pomimo braku obowiązku, podatnik może dobrowolnie wystawić e-fakturę.Dotyczy to sytuacji, gdy samofakturowania dokonuje nabywca zagraniczny zidentyfikowany w innym państwie członkowskim UE za pomocą numeru VAT UE.

Wówczas dopuszcza się możliwość wystawienia e-faktury w strukturze FA(2), o ile systemy techniczne po obu stronach transakcji umożliwiają poprawną obsługę takiego dokumentu.

Wyłączenia o charakterze trwałym

W odróżnieniu od wyłączeń czasowych (np. w okresach przejściowych wdrożenia), powyższe kategorie mają charakter stały i wynikają ze specyfiki danych branż.Ich włączenie do KSeF byłoby niecelowe z punktu widzenia kosztów, technologii lub charakteru obrotu (np. biletów, usług finansowych czy reasekuracji).

KSeF – podmioty wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur (część II) -Podsumowanie

Rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT precyzyjnie wskazuje grupy transakcji, których nie obejmie obowiązek e-fakturowania, a w wielu przypadkach – również możliwość dobrowolnego wystawienia e-faktury.

Najważniejsze wyłączenia dotyczą:

• transportu publicznego i usług biletowych,

• autostrad płatnych,

• usług finansowych i ubezpieczeniowych,

• oraz samofakturowania z udziałem kontrahentów zagranicznych niezidentyfikowanych w Polsce.

To rozwiązanie ma na celu zachowanie efektywności i bezpieczeństwa obrotu w branżach o wysokim stopniu automatyzacji lub transgranicznym charakterze działalności.