Faktura wystawiona poza KSeF a ujęcie w kosztach uzyskania przychodów

Faktura wystawiona poza KSeF a ujęcie w kosztach uzyskania przychodówOd 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Z perspektywy przedsiębiorców pojawia się wątpliwość – co z fakturą kosztową wystawioną tradycyjnie, wbrew obowiązkowi sprzedawcy?

W przypadku podatków dochodowych punkt wyjścia stanowi art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Analogicznie w przypadku podatników CIT zastosowanie ma art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2265 ze zm.), zgodnie z którym:„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Oznacza to, że brak formalnego wprowadzenia faktury do KSeF nie eliminuje jej automatycznie z kategorii kosztów uzyskania przychodów – decydujące znaczenie ma cel i charakter wydatku. Przykładowo, jeśli faktura dokumentuje nabycie materiałów biurowych, usług telekomunikacyjnych czy sprzętu komputerowego, a transakcja została faktycznie dokonana, koszt może zostać ujęty.

Faktura wystawiona poza KSeF a ujęcie w kosztach uzyskania przychodów - co istotne, ustawodawca nie nałożył na nabywcę obowiązku badania, czy sprzedawca wystawił fakturę w systemie KSeF. Weryfikacja techniczna leży po stronie sprzedawcy. Nabywca, działając w dobrej wierze, nie traci więc prawa do rozliczenia kosztu.

Faktura poza KSeF a prawo do odliczenia VAT

Faktura wystawiona poza KSeF a ujęcie w kosztach uzyskania przychodów - podstawą prawa do odliczenia podatku VAT jest art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.):„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Jednocześnie art. 86 ust. 10b pkt 1 przewiduje, że:„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę”.

Warto dodać, że odliczenie VAT może być ograniczone w przypadku wystąpienia negatywnych przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. Najczęściej spotykane z nich to:

• art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a – brak prawa do odliczenia, gdy faktura wystawiona jest przez podmiot nieistniejący,

• art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. b – brak prawa, gdy faktura stwierdza czynności, które nie zostały dokonane,

• art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. c – brak prawa, gdy faktura podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,

• art. 88 ust. 1 pkt 4 – brak prawa do odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych (z wyjątkami, np. art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b).

W żadnym miejscu ustawa o VAT nie wskazuje jednak, że sam fakt wystawienia faktury poza KSeF pozbawia nabywcę prawa do odliczenia.

Stanowisko administracji skarbowej

Organy podatkowe konsekwentnie podkreślają, że błąd formalny sprzedawcy w zakresie formy wystawienia faktury nie przekreśla prawa do odliczenia VAT, jeżeli transakcja miała miejsce, a faktura zawiera dane wymagane przez art. 106e ustawy o VAT.

W przywołanej interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 20 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK) czytamy:„[…] Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Praktyczne skutki księgowe

1. Księgi rachunkowe (spółki z o.o., spółki akcyjne):Faktura kosztowa wystawiona poza KSeF ujmowana jest na podstawie jej treści w rejestrze VAT oraz księgach rachunkowych, o ile spełnia kryteria z ustawy o rachunkowości. Podstawą jest art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), który stanowi:„Dowodami księgowymi są także inne dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem”.

2. KPiR (jednoosobowe działalności gospodarcze):Faktura poza KSeF również stanowi podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że zawiera dane określone w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544).

Faktura wystawiona poza KSeF a ujęcie w kosztach uzyskania przychodów – podsumowanie

• W zakresie podatków dochodowych – art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie uzależniają prawa do ujęcia kosztu od tego, czy faktura została wystawiona w KSeF. Warunkiem jest gospodarczy cel wydatku i brak wyłączeń z art. 23 PIT / art. 16 CIT.

• W zakresie podatku VAT – art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przyznaje prawo do odliczenia VAT, jeśli zakup ma związek z działalnością opodatkowaną, a przesłanki negatywne z art. 88 nie występują.

• Organy podatkowe potwierdzają, że brak użycia KSeF przez sprzedawcę nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia.

• Obowiązek prawidłowego wystawienia faktury w KSeF spoczywa na sprzedawcy, a nie na nabywcy.

W konsekwencji przedsiębiorca może odliczyć zarówno koszt podatkowy, jak i VAT z faktury wystawionej poza KSeF, pod warunkiem że transakcja była faktyczna i udokumentowana zgodnie z wymogami ustaw.