Samofakturowanie KSeF

Blog o podatkach
7 dni temu
3 minut(y) czytania

Samofakturowanie to rozwiązanie, które istnieje w polskim prawie podatkowym od wielu lat, choć w praktyce korzystają z niego głównie większe firmy i podmioty współpracujące ze stałymi kontrahentami. Jest to mechanizm wygodny zwłaszcza w branżach, w których nabywca lepiej niż sprzedawca zna wartość należnego wynagrodzenia (np. w transakcjach usługowych rozliczanych wg określonego cennika lub w obrocie surowcami, gdzie cena zależy od bieżących notowań).

Ustawodawca, dopuszczając samofakturowanie, wprowadził jednak dodatkowe zabezpieczenia. Nie każdy nabywca może dowolnie wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy – konieczne jest wcześniejsze porozumienie między stronami.

Przepisy ustawy o VAT

Najważniejsze regulacje znajdują się w art. 106d ustawy o VAT, który wskazuje, że nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy w trzech sytuacjach:

gdy faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi na rzecz tego nabywcy,
gdy wystawiana jest faktura zaliczkowa (art. 106b ust. 1 pkt 4),
gdy chodzi o dostawę towarów lub świadczenie usług, dla których miejscem świadczenia jest terytorium kraju trzeciego (art. 106a pkt 2 lit. b).

Dodatkowo zgodnie z art. 106d ust. 2 ustawy o VAT warunkiem samofakturowania jest zawarcie umowy między stronami. W umowie tej trzeba określić procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.

Co ciekawe, ustawodawca pozostawił stronom pełną swobodę w ustaleniu tej procedury. W interpretacjach podatkowych potwierdzono, że zatwierdzanie może odbywać się w dowolnej formie – od tradycyjnej akceptacji pisemnej, przez elektroniczne potwierdzenie, aż po tzw. akceptację milczącą, jeśli strony tak ustalą.

Samofakturowanie w kontekście KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur od 2026 roku nie zmienia zasad samofakturowania. Nadal obowiązują te same przepisy ustawy o VAT. Zmienia się jedynie sposób realizacji uprawnień w systemie teleinformatycznym.

Samofakturowanie KSeF - zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur:„Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.”

Oznacza to, że nabywca chcący wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy w KSeF musi otrzymać odpowiednie uprawnienia. Sama umowa o samofakturowanie nie wystarczy – bez nadania uprawnień system zablokuje możliwość wystawienia dokumentu.

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

Sprzedawca loguje się do KSeF – wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany lub certyfikat systemowy.
Wejście w sekcję zarządzania uprawnieniami – system pozwala dodawać i edytować uprawnienia dla innych użytkowników.
Wskazanie osoby fizycznej – uprawnienia są przypisywane konkretnym osobom, np. pracownikowi firmy nabywcy, a nie całej firmie.
Określenie zakresu uprawnienia – sprzedawca decyduje, czy dana osoba ma jedynie prawo do wystawiania faktur, czy także prawo do nadawania dalszych uprawnień.
Zatwierdzenie – od tego momentu wskazana osoba może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy w KSeF.

Dzięki takiej konstrukcji sprzedawca zachowuje pełną kontrolę nad tym, kto dokładnie może wystawiać faktury w jego imieniu.

Praktyczne konsekwencje

Samofakturowanie w KSeF wprowadza kilka ułatwień:

pełna przejrzystość – sprzedawca od razu widzi wystawione faktury w systemie,
szybsze obiegi dokumentów – faktury nie muszą być dodatkowo przesyłane e-mailem czy kurierem,
bezpieczeństwo podatkowe – system eliminuje ryzyko, że nabywca wystawi fakturę „w ciemno”, bo sprzedawca od razu ma do niej dostęp,
łatwiejsza kontrola – organy podatkowe widzą dokumenty w czasie rzeczywistym.

Rozbudowany przykład

Wyobraźmy sobie, że firma AgroPol sprzedaje regularnie produkty rolne firmie FoodTrade. Strony zawierają umowę o samofakturowanie, ponieważ cena zależy od bieżących notowań giełdowych i to nabywca najlepiej wie, ile powinien zapłacić.

FoodTrade wystawia w KSeF fakturę sprzedaży w imieniu AgroPol.
Faktura trafia do systemu i od razu jest widoczna dla AgroPol.
AgroPol nie musi jej potwierdzać w formie pisemnej – przyjęto procedurę akceptacji milczącej. Jeśli w ciągu 3 dni nie zgłosi zastrzeżeń, uznaje się, że faktura została zaakceptowana.
Organy podatkowe również mają do niej dostęp w czasie rzeczywistym, co minimalizuje ryzyko sporów.

Wzór umowy o samofakturowanie

Choć przepisy nie przewidują wzoru, praktyka pokazuje, że warto w umowie ująć następujące elementy:

dane stron,
wskazanie podstawy prawnej (art. 106d ustawy o VAT),
szczegółowe zasady wystawiania faktur przez nabywcę,
procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę,
postanowienia dotyczące odpowiedzialności za błędy,
zasady obowiązywania umowy (np. na czas określony/nieokreślony).

W kontekście KSeF warto dopisać dodatkowy punkt, że sprzedawca zobowiązuje się do nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, a nabywca potwierdza, że będzie z nich korzystał wyłącznie w zakresie wynikającym z umowy.